100种分析思维模型之：清单思维
如今，我们的生活节奏正在变得越来越快，经常会面临各种繁琐的任务。
想象一下，当你早上醒来的时候，脑海中有一长串的任务正在等着你处理，你试图记住它们，但随着时间的推移，你发现有些重要的任务已经被遗忘了，而新的任务还在不断涌入，让你感到压力一路飙升。
在繁忙的生活中，如何才能保持高效和有序呢？
下面介绍 100 种分析思维模型的第 57 种：清单思维，它能帮助我们持续、正确、安全地把事情做好。
一、为什么学习清单思维？
在 2023 年高考作文中，有这么一句话：随着技术的发展，人们对时间的掌控更好，但有的人又变成了时间的奴仆。
在信息爆炸的时代，各种任务应接不暇，很多人每天忙忙碌碌，常常会感到时间不够用，工作做不完，无法完成目标，感到焦虑茫然。
借助清单思维，我们可以养成「高能要事」的习惯，让自己在高效能的时间段，优先去完成那些更重要的事情。
当我们面临复杂任务的时候，出错的概率明显增加，甚至会造成非常严重的后果。比如，医生可能会因为一时疏忽，导致病人面临生命危险。
通过将任务和目标写在清单上，我们可以有效减轻记忆的负担，从而更好地专注于当前的任务。
每个人都有可能会犯错，无论怎么提醒自己一定要小心谨慎，一些关键的步骤还是有可能会被忽略。
清单思维能帮我们把众多复杂的任务分解成具体的步骤和行动计划，从而更好地管理和控制工作流程，在正确的时间做正确的事情，减少不确定性和混乱感，减轻工作的压力和焦虑感。
二、什么是清单思维？
清单思维是一种将任务、目标、计划写在清单上的思维方式，不仅仅是简单地罗列出来，更重要的是将任务进行分类、排序和设定优先级，进而更好地跟踪、管理和完成任务。
清单思维的核心是把复杂的事务变成简洁的列表，让我们更好地理清头绪，使其易于理解和操作，降低遗漏或遗忘的风险，并把注意力引导到真正重要的任务上，防止被不重要的任务分心。
如果你误解了清单思维的真正作用，那么你将创建过多没用的清单，尤其是关注那些琐碎且不重要的事情，最终反而会阻碍提升效率。
清单不是大而全的操作手册，而是理性选择之后的思维工具，重点是要抓取关键要素，做到简洁、快速、实用，这样才能真正提高效能。
不要让清单变得僵化的教条，而要对清单不断进行改进，设定合适的截止日期，让它支持我们做出更好的决策和行动。
当时间紧急、压力比较大或注意力不集中的时候，人们特别容易忽视一些单调的例行事项，甚至故意跳过一些步骤。
借助清单思维，通过合理的规划和安排任务，我们可以更好地分配时间，集中精力去做最重要的事，并提醒我们不要忘记一些必要的步骤，以更加有效的方式完成任务。
三、怎么运用清单思维？
运用清单思维，大致可以分为 3 个步骤：
1. 收集并记录
首先，将任务、目标、计划收集并记录下来，确保不会忘记重要的事情。
你可以根据自己的喜好和使用习惯，选择用纸和笔来记录清单，也可以使用电子表格，或者用清单软件来进行记录，关键是确保清单足够简单和便于维护。
在「数据赋能系统」中，我设计了一个「清单」列表，专门用来记录一些比较重要的任务，方便对任务进行筛选、分类、优先级排序、设置周期和项目等操作，确保重要的任务得到优先处理。
其中边界用来限定任务的数量，建议封闭的任务数量不超过 7 个，且优先完成封闭的任务。
通过灵活运用清单，可以从被动到主动，聚焦重要的任务，做起事来游刃有余、井井有条。
关于「数据赋能系统」的详细介绍，请在公众号「林骥」的后台发送：赋能。
如果任务比较复杂，或者是长期的目标，我们可以将其分解成小的步骤，并填写具体的行动提示，以便让任务更具有可操作性，也更容易衡量和追踪任务的进度。
对于一些比较简单的临时任务、购物清单、旅行清单等，我目前主要是使用 Microsoft To Do 软件，方便快速记录，并在电脑和手机端实时同步更新。
2. 执行与跟踪
在执行任务的过程中，定期回顾和跟踪任务的进度，了解清单中任务的进展和下一步要做的事情。
对于已完成的任务，把状态标记为「已完成」，系统会自动隐藏已完成的事件，以便更加专注地去执行剩下的待办事项，获得一种掌控感和满足感，让自己更有动力去完成更多重要的任务，逐渐接近自己的目标。
对于进行中的任务，可以备注说明当前的想法等信息，以便后续执行时参考。
3. 更新和调整
很多时候，计划赶不上变化。
随着时间的推移和任务的变化，你可能需要对清单进行更新和调整，包括：增加新的任务、重新设定任务的优先级等。
通过持续更新和调整清单，可以让你更好地适应变化，并保持高效和有序。
比如，我在「清单」列表中设置了一个写作的定时任务：
按照备注说明和行动提示，安排好时间去执行，专注做好当下的每一个步骤。
在写作的过程中，我会借助 GPT 的力量，把文章主题和结构清单告诉它，让它帮我扩展文章的内容，并适当进行润色修改。
四、最后的话
在运用清单思维的过程中，我们要尽量保持清单的可行性，并且定期回顾、检查和更新清单，灵活应对变化，随时进行调整。
列清单这件事并不难，相关的工具和方法也有很多，但要想真正用好清单思维，需要你不厌其烦地再三进行检查。
检查，检查，再检查。
对于简单的问题，比如烘焙蛋糕，只要按照标准的步骤和流程，大概率就能做好。
对于复杂的问题，比如发射火箭，需要不同专业的人组成团队，通力合作才能解决。
对于极端复杂的问题，比如抚养子女，因为每个孩子都是独一无二的，而且结果有很大的不确定性，所以常常需要随机应变，适当放权。
我们既要把简单的事情做好，避免犯一些低级的错误，同时也要为随机应变留出足够的时间和空间。
清单必须坚守简单、可测、高效三大原则，从来没有一张清单能涵盖所有的情况，而且冗长的清单通常是无法高效并安全执行的。
荀子在《劝学》中说：「君子性非异也，善假于物也」。
孔子在《论语》中说：「工欲善其事，必先利其器」。
这些都说明了工具的重要性，使用好的工具，可以让你事半功倍，但思维比工具更重要，如果你能用思维去驾驭工具，就能取得更好的效果。
总之，运用清单思维，通过收集并记录、执行与跟踪、更新和调整，可以让我们更好地驾驭自己的时间，养成良好的工作和生活习惯，让工作变得有条不紊，生活变得井然有序，进而提高工作效率和改善生活质量。
让我们一起养成记录清单的习惯，用清单思维改变自己，保持理性而睿智的头脑，系统地进行决策，创造更加美好的未来。
公众号：林骥，《数据化分析》作者
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