一文看懂数字化办公！什么是OA？传统OA和泛OA的区别是什么？

近两年，数字化办公可谓是开展的“如火如荼”，连带着OA 系统这个概念频繁被提及。但大家真的了解 OA 系统吗？

OA 系统可不单单是指一个特定的“系统”，它还有可能是一项实用的“功能”，或者是一个重要的“业务模块”！

01 什么是OA系统？

OA 系统，严格来讲，是分为泛 OA 系统和传统 OA 系统这两种类型的。

只不过现在大部分对于OA的探讨都只是从概念层面泛泛地谈论 OA 系统，而其中最核心的两个问题却始终没有得到清晰的解答。这就如同猪八戒吃人参果，囫囵吞枣，根本无法领略其真正的滋味！

OA系统是指一种“系统”吗？

不完全是！先快速过一下OA和OA系统的概念：

1. 什么是OA？

所谓OA，是指涵盖了各种各样用于办公的智能设备、基础软件，以及办公管理系统（也就是 OA 系统）的总和。

这里面包括了复印机、考勤门禁设备、电子邮件、即时通讯工具（IM）、office 办公软件等等。

2. 什么是OA系统？

OA系统，指的则是面向组织的日常管理和运作，旨在为组织的高频工作行为提供有效解决方案的系统模块。

简而言之，它是一个能够为组织提升效能、降低人工成本的自动化信息平台，以简道云OA系统为例：

3. 那么，OA 系统仅仅是指一种系统吗？

并非如此。从上述的解释中我们可以明白，那些能够助力组织实现办公效能优化的功能，实际上都可以被视为 OA 系统的模块之一，这其中也包括了市面上通用的 OA 功能模块。

需要注意的是，OA 系统的使用人群是大多数员工，而非特定的某些部门或专业岗位，因此其概念的界定是处于不断变化之中的。

比如说，假设我是公司人力资源部门的一名 HR，现在有这样一个系统 A。如果这个系统 A 只有 HR 在使用，普通员工很少使用甚至根本不用，那么系统 A 就是专门的 HR 管理系统。但是，如果 HR 在使用系统 A 的同时，普通员工也会在其中办理入转调离流程以及请假考勤等事务，那么这个系统 A 就可以归为 OA 范畴。

再比如，我是公司财务部门的员工，同样有一个系统 B。如果系统 B 只有财务人员在使用，普通员工不用或很少用，那么系统 B 就被称为财务系统或者 ERP 系统。然而，如果财务人员在使用系统 B 的同时，普通员工也会在其中办理报销借款等手续，那系统 B 也可以算作 OA 范畴。

4. 既然如此，为什么我们要区分泛 OA 系统和传统 OA 系统呢？

正所谓十个指头伸出来还有长短之分，在当今这个时代，大家都追求“个性化”和“定制化”。大型企业和中小型企业在进行 OA 系统的选型时，肯定不能依据同一标准来抉择！

02 什么是泛OA系统？

泛 OA 系统的功能往往是经过精简化处理的，其流程节点较少，操作和上手的难度相对较低。它的系统架构通常包含以下几个方面：

• 信息门户
• 新闻公告
• 规章制度
• 知识文档
• 企业网盘

泛 OA 系统比较适用于中小企业或者企业自行搭建的 OA 系统。

这里需要说明一下，所谓的中小企业，通常是指员工人数在 100 人以下的企业。

首先，中小企业内部员工数量相对较少，自身可能还没有形成完备的规章制度。如果采用复杂且固化流程程度高的 OA 系统，反而会增加企业的沟通成本和员工的培训成本，同时也不利于企业实现扁平化管理。

其次，精简的功能模块和流程节点不会过多地占用员工的工作注意力，能够提升员工工作的灵活性。毕竟，系统的存在是为了更好地服务企业。

03 什么是传统OA系统？

传统的 OA 系统，也就是我们平常所提及的 OA 系统。与泛 OA 系统相比，它具有明确具体的功能模块，涵盖了：

• 物资管理
• 车辆管理
• 日报周报
• 考勤管理
• 审批流管理等等

对于员工人数在 100 人以上的团队来说，对 OA 系统的要求就会相应提高。泛 OA 系统可能无法满足企业的功能需求，甚至可能会降低企业的运营效率。

就拿上面提到的 OA 管理架构图来说（简道云OA管理系统），它能够满足企业在行政工作、日常事务、公文、会议、日程、车辆、采购、设备、办公用品和知识文档归纳等全方面的管理需求，而这些是泛 OA 系统难以做到的。

以考勤管理为例，员工可以通过在线填写表单来登记自己的考勤情况，这样大大节约了沟通汇报的成本。同时，人事部门也能够实时掌握员工的请假、出差、加班等情况，直接生成的仪表盘还能对录入的数据进行汇总统计，轻松解决了数据分析的难题。

值得一提的是，如今许多厂商开始提供 SaaS 模式的 OA 系统，并且在传统 OA 系统的架构基础上，还可以根据企业自身的实际情况进行自定义开发。

总之，深入理解 OA 系统，尤其是区分泛 OA 系统和传统 OA 系统，对于企业选择适合自身的办公管理工具，提升办公效率和管理水平，具有至关重要的意义。

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