一文看懂数字化办公!什么是OA?传统OA和泛OA的区别是什么?

近两年,数字化办公可谓是开展的“如火如荼”,连带着OA 系统这个概念频繁被提及。但大家真的了解 OA 系统吗?

OA 系统可不单单是指一个特定的“系统”,它还有可能是一项实用的“功能”,或者是一个重要的“业务模块”!

01 什么是OA系统?

OA 系统,严格来讲,是分为泛 OA 系统和传统 OA 系统这两种类型的。

只不过现在大部分对于OA的探讨都只是从概念层面泛泛地谈论 OA 系统,而其中最核心的两个问题却始终没有得到清晰的解答。这就如同猪八戒吃人参果,囫囵吞枣,根本无法领略其真正的滋味!

OA系统是指一种“系统”吗?

不完全是!先快速过一下OA和OA系统的概念:

1. 什么是OA?

所谓OA,是指涵盖了各种各样用于办公的智能设备、基础软件,以及办公管理系统(也就是 OA 系统)的总和。

这里面包括了复印机、考勤门禁设备、电子邮件、即时通讯工具(IM)、office 办公软件等等。

2. 什么是OA系统?

OA系统,指的则是面向组织的日常管理和运作,旨在为组织的高频工作行为提供有效解决方案的系统模块。

简而言之,它是一个能够为组织提升效能、降低人工成本的自动化信息平台,以简道云OA系统为例:

3. 那么,OA 系统仅仅是指一种系统吗?

并非如此。从上述的解释中我们可以明白,那些能够助力组织实现办公效能优化的功能,实际上都可以被视为 OA 系统的模块之一,这其中也包括了市面上通用的 OA 功能模块。

需要注意的是,OA 系统的使用人群是大多数员工,而非特定的某些部门或专业岗位,因此其概念的界定是处于不断变化之中的。

比如说,假设我是公司人力资源部门的一名 HR,现在有这样一个系统 A。如果这个系统 A 只有 HR 在使用,普通员工很少使用甚至根本不用,那么系统 A 就是专门的 HR 管理系统。但是,如果 HR 在使用系统 A 的同时,普通员工也会在其中办理入转调离流程以及请假考勤等事务,那么这个系统 A 就可以归为 OA 范畴。

再比如,我是公司财务部门的员工,同样有一个系统 B。如果系统 B 只有财务人员在使用,普通员工不用或很少用,那么系统 B 就被称为财务系统或者 ERP 系统。然而,如果财务人员在使用系统 B 的同时,普通员工也会在其中办理报销借款等手续,那系统 B 也可以算作 OA 范畴。

4. 既然如此,为什么我们要区分泛 OA 系统和传统 OA 系统呢?

正所谓十个指头伸出来还有长短之分,在当今这个时代,大家都追求“个性化”和“定制化”。大型企业和中小型企业在进行 OA 系统的选型时,肯定不能依据同一标准来抉择!

02 什么是泛OA系统?

泛 OA 系统的功能往往是经过精简化处理的,其流程节点较少,操作和上手的难度相对较低。它的系统架构通常包含以下几个方面:

  • 信息门户
  • 新闻公告
  • 规章制度
  • 知识文档
  • 企业网盘

泛 OA 系统比较适用于中小企业或者企业自行搭建的 OA 系统。

这里需要说明一下,所谓的中小企业,通常是指员工人数在 100 人以下的企业。

首先,中小企业内部员工数量相对较少,自身可能还没有形成完备的规章制度。如果采用复杂且固化流程程度高的 OA 系统,反而会增加企业的沟通成本和员工的培训成本,同时也不利于企业实现扁平化管理。

其次,精简的功能模块和流程节点不会过多地占用员工的工作注意力,能够提升员工工作的灵活性。毕竟,系统的存在是为了更好地服务企业。

03 什么是传统OA系统?

传统的 OA 系统,也就是我们平常所提及的 OA 系统。与泛 OA 系统相比,它具有明确具体的功能模块,涵盖了:

  • 物资管理
  • 车辆管理
  • 日报周报
  • 考勤管理
  • 审批流管理等等

对于员工人数在 100 人以上的团队来说,对 OA 系统的要求就会相应提高。泛 OA 系统可能无法满足企业的功能需求,甚至可能会降低企业的运营效率。

就拿上面提到的 OA 管理架构图来说(简道云OA管理系统),它能够满足企业在行政工作、日常事务、公文、会议、日程、车辆、采购、设备、办公用品和知识文档归纳等全方面的管理需求,而这些是泛 OA 系统难以做到的。

以考勤管理为例,员工可以通过在线填写表单来登记自己的考勤情况,这样大大节约了沟通汇报的成本。同时,人事部门也能够实时掌握员工的请假、出差、加班等情况,直接生成的仪表盘还能对录入的数据进行汇总统计,轻松解决了数据分析的难题。

值得一提的是,如今许多厂商开始提供 SaaS 模式的 OA 系统,并且在传统 OA 系统的架构基础上,还可以根据企业自身的实际情况进行自定义开发。

总之,深入理解 OA 系统,尤其是区分泛 OA 系统和传统 OA 系统,对于企业选择适合自身的办公管理工具,提升办公效率和管理水平,具有至关重要的意义。

作者:零代码研究局
微信公众号:零代码研究局。10年系统架构设计经验,专注零代码开发和中小数字化

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