产品经理视角下“在线文档”的增益点

曾几何时,我们工作中使用的还都是本地文档。日常中文档的传输,还都是群消息或邮件为载体;阅读者对文档的意见评论还都是群里叠消息或叠邮件;不断更新完善的各个文档版本号,也让信息对齐变得没那么容易。

但不知从何时开始,我周边同学工作中写word、excel,已经几乎不再使用本地文档,大部分都变为了各种在线文档。

在线文档,从文档本身属性上来讲,其实跟传统本地文档并无太大差别。唯一就是多了“在线”二字。

但就是因为“在线”这一属性,就一下子多了非常多的增益效果。这个增益基本类似于web1.0到web2.0的变化。

我也算是一个在线文档重度使用用户。日常除了ppt之外,word、excel基本上(除了绩效相关文档用本地)都使用的是企业微信在线文档,偶尔也会使用飞书文档。

接下来,我站在产品经理的视角,简单聊聊我发现的使用在线文档产生的3个增益点。

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一、文档演示属性倒逼作者输出质量提高

大概一年前,公司在推广亚马逊的六页纸工作法。

何为亚马逊六页纸工作法?下方截图简单介绍下六页纸工作法的构成和实施步骤:

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简单来说,六页纸重在阐述论证过程,而不是只关注结果呈现。

它要求文档作者要非常立体地阐述清楚文档所述主题的前因后果,包含数据、论证、分析等各个方面。

这个其实还不是最关键的,最关键的是六页纸实施步骤的1/2/3。

以往,汇报演示等场合,与会人员很多并不会提前阅读素材,会议上更是精力比较分散,很可能2个小时的会议,大家讨论不出个所以然。

而处于在线文档的方式下,你有没有提前阅读,有没有批注意见,所有人都一目了然,并且@关联你的地方,你不得不进行回执。

这个方式,“强制”把所有人都拉到以文档作者为核心的一个高效场域下。

你想,在这个状态下,作为文档的作者,你是不是必须在输出内容时,投入200%的精力和思考。不然,你又如何能面临这么多人的灵魂拷问。

我没记错的话,刚开始我在2个场景使用过,一个是公司OKR路演汇报,另一个是公司产品学习小组作业。

自己的亲身经历,我的那篇OKR路演文档,我花了至少4天时间。

在这个经历中,你根本无法回避任何过程态的东西,并且要求你必须有你高质量的思考。

到现在为止,我们团队里面已经习惯:

  • 项目立项——在线文档;
  • 团队周报——在线文档;
  • OKR复盘规划——在线文档;
  • 会议记录——在线文档;
  • ……

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以上是我日常工作中输出和用到的一小部分在线文档。我自己觉得在线文档,会倒逼我自己深度思考,输出更高质量内容,最终使得自己和团队协作效率都有很大的提升。

二、全局沟通激发团队共创完善内容

除了文档本身的编辑与呈现功能之外,在线文档最重要的特点,就是可以实现多人在线实时协同。

最典型的操作,就是共同编辑、发表评论与回复,还有可以直接@提醒相关人关注的功能。

而正是这个@和评论功能,实现了单人生产内容到多人团队共创的化学反应。

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2021年7月,郑州大暴雨,一份《待救援人员信息》的在线文档悄然诞生,到最后演变成为了一份众人皆知的“救命文档”。

文档的创建者叫李睿,是一名河南姑娘,她和同校同学在朋友圈发布想为家乡做点事后,第一时间就有30多名同学一起参与起来,组成了一支志愿者队伍。大家用在线文档分工整理,志愿者被分在不同小组,线上组负责搜集信息、核实信息等。

后续,越来越多的人加入进来更新文档,帮忙传递这份爱心。

此文档最后累计更新270多个版本,高达250万次访问量,对灾情救援起到了不可磨灭的作用。

无独有偶,新冠疫情期间,很多疫区也都曾出现过类似的“救命文档”。

而这一切,如果没有文档的在线属性,是肯定无法实现的。

三、便捷触达、沉淀属性提升文档影响面

在线文档最后一个增益点,就是文档的影响面得到了很大的提升。

影响面提升,包含文档辐射的人数量增加,以及文档发挥作用存活时间的延长。

传统非在线文档,大概率只有在它产出的那段时间发挥作用。久而久之,人们找到它的难度会变大,而文档的更新得不到有效保障,慢慢就会变为不再受人依赖的历史版本。

本质上,非在线文档其实是一个信息孤岛。它只会躺在电脑本地文件夹里、群历史消息里、邮件附件里……

而这些地方,对于找到它来说,路径太不方便了。

接下来,我们来看下在线文档它的路径。

首先第一点,在线文档不仅是一个“文件”,还是一个“链接”。

一个链接,除了可以被收藏、被分享之外,更可以被另一个链接的文档轻易引用。

一个文档与多个链接建立联系,链接对应文档还可以继续再与更多链接建立联系,环环相套。

这样,在线文档就具备了更多激活的入口,对于想要访问它的人来说,便捷程度大大提升。

另外还有一点,文档的嵌套属性,让它天然具备了模块化的属性(既可独立、亦可被拼装引用),以及类似文件夹的层级导航属性。

所以,就会加深在线文档的内容沉淀属性,用户愿意用这样的方式,把体系的内容沉淀到一系列有关联关系的链接里面。

而一旦一堆在线文档变为了归档的知识或一个内容框架,那么就会有更多的人愿意收藏它、访问它。

而文档的被使用,又会使得文档作者和共创者,更有积极性保持文档的更新和维护。逐渐形成良好的正向循环。

综上,在线文档的便捷触发和内容沉淀属性,最终会提升文档的影响面。

上边截图中我提到的一些在线文档,经过不断的优化迭代,它们基本上已经变为我每日开展工作的框架和管理工具。

 

作者:减形简远,微信公众号:产品杂谈(life_pm)

本文作者@减形简远 。

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