ERP经典采购入库拆解实操（附Xmind）

一、概述

ERP中的库存管理是个庞大的模块，它囊括了入库业务、出库业务、调拨业务、到货计划、发货业务、库存管理（基础设置、库存量逻辑、库存分配策略、预警机制等）。而采购入库，作为最基础的入库业务类型，能帮助我们快速了解入库相关的逻辑和概念。

本文我将从采购入库的业务流程、场景、单据结构、对库存的影响等几方面阐述采购入库单。

二、采购入库单的作用

入库单是确认货物入库的正式文件，同时采购入库单也是所有权实际转移的重要标志。

三、采购入库所在的业务流程节点

四、采购入库单的场景

以下用金蝶上常用的几种采购入库类型大概讲解下业务场景：

1）标准采购

2）零散采购

零散采购常用于低价值的物料，通常不需要下达采购申请和采购订单，而是直接入库。

3）委外入库

委外入库指企业有委外加工业务，商品经过工厂加工完成后回到本仓。

4）分销购销入库

一般是分公司找总部要货，总部发货给分公司。总部对客户，为分公司下销售订单，总部发货，通知总部出库。相当于总部走销售流程，分公司走采购流程。

5）资产入库

企业将固定资产登记入库进行管理。

6）VMI入库

VMI（Vendor Managed Inventory）即供应商管理库存。简单来说，在VMI模式中，企业给供应商提供销售数据，供应商负责维持在客户端一定数量的库存。供应商来决定补货的品种、数量和频次。

五、使用前提

定义单据类型、供应商、业务组织、币别、物料、单位、仓库、仓位等基础资料 按实际采购业务设置采购参数 如果进行批号、序列号管理，还要设置批号规则和序列号规则。

六、单据的结构

文末附xmind图。

采购入库单的几大模块分别是：基本信息、供应商信息、财务信息、明细、其他信息，其中明细每一分录行又可对应有物料明细、物料明细、序列号明细、其他明细。

1. 基本信息

基本信息中主要是记录采购方、供应商的信息，以及入库的基本信息，如入库时间、入库备注等。

一般来说，企业规模不大时，需求方、采购方、收料方都是同一个组织。但企业规模达到一定程度，例如有了总公司与分公司，那么以上三个组织可能会有所不同。

举个例子：一家企业有总部，底下有分公司，分公司下有门店。分公司的客户需要的货物，由总部负责向供应商下达采购订单，货物直接送到门店中等客户自提。那么需求方是分公司，采购方是总部，收料方是门店。

2. 供应商信息

记录来料的供应商信息，包括联系人、电话等。同样，供应商信息涉及到3个组织：供货方、结算方、收款方。

3. 财务信息

定义结算方式、付款条件、币种、折扣、定价时点等信息。本次仅对结算方式、付款条件、定价时间展开讲讲。

1）结算方式

即约定的付款方式。常用结算方式有：现金、支票、商业承兑汇票、银行承兑汇票、本票、汇兑、信用证、委托收款、托收承付、汇票、银行汇票、电子支付、光票托收、承兑交单、远期付款交单、即期付款交单、票汇、信用卡。

2）付款条件

约定的到期日、以及到期日应付的比例或金额。

其中，到期日的确定方式常用有以下几种：

1. 交易日：业务发生当天；
2. 按天数结算：xx天后；
3. 固定日：可设置每月的固定日（可多个），并可额外设置月数、天数，计算逻辑为：到期日 = （业务日期+月数+天数），然后再根据向后原则匹配到的固定日期；
4. 月结：当月发生的业务，于下N个月的某一天结算，一般是月结30天、60天、90天，可设置是严格按天数还是按月底。

另外，根据业务类型不同，用于计算到期日的业务日期选择也可能不同，有可能是采购订单日期、入库日期、收料日期等。

（这块后面再单独出一篇详细阐述。）

3）定价时间

即选取的价目表节点，一般来说，单据操作较为及时，或价目较稳定不常变化时，选择系统日期即可，若经常滞后补单，或价格变动频繁，则需要选择单据日期。但这就需要系统将每一次价格变化以及对应生效的周期都记录下来。

4. 明细

来料的明细，主要是物料的信息、应收数量、实数数量、计价数量、单价等，以及入库的仓库、仓位、库存状态（在途、可用、冻结），若需要做成本核算还可生成批号。

如果是涉及到保质期的物料，如食品，那么明细中需要对保质期相关也做登记：

一般来说入库的仓储人员对关于价格的信息是无权限的，可做相关权限控制。

5. 序列号

序列号即为某种物料具体到每一件的详细信息，例如重量、长度等。

6. 其他信息

与创建、提交、审核、作废、修改相关的操作人、时间信息。

七、库存影响

入库单审核后，增加库存，反审核对应扣减库存。

有时业务上不一定是审核时才触发库存更新，也有可能是提交/保存，那么相对应作废/取消/删除时对应扣减库存。

带入库存的信息每个行业不同，根据实际所处行业具体分析定义即可。

八、上下游单据

1）上游单据

1. 采购订单，入库单将入库数量反写回采购订单；
2. 若业务中需要有收料环节，则上游也可以是收料单。

2）下游单据

1. 退货单，退料单将退料数量反写回入库单；
2. 扣款单：入库物料质量达不到订单要求时可做部分扣款；
3. 应付单：应付单生成后，入库单对应分录行的应付关闭为true。

九、其他

1）关于入库状态

入库时，针对本次入库的物料情况，我们还可以使用一些状态进行区分，如合格入库、不合格入库、让步接受入库、工废入库、料废入库等。根据所处行业的具体情况，可利用这一状态，对单据流程做设计。

例如让步接受入库时，说明货物并没有达到指定标准，可能需要对供应商做扣款处理，那么我们可以让客户选择是否需要扣款，若需要，可自动生成一张质量扣款单，由质量扣款单再生成红字费用单或应付单等。

2）思考如何提升入库效率

入库的工作繁琐但重复，我们应当从使用者的角度，针对行业特性，思考如何降低重复性工作量。

在某些行业，序列号可借助PDA扫描工具快捷录入。有些供应商来料时也可能会附上二维码，入库时通过扫码的形式将序列号批量录入。

此外，整单复制、批量操作、允许自定义字段默认值、尽可能多的使用计算公式等方式，都能一定程度上提升操作效率。

3）避免重复入库

单据之间有关联关系时，下推需要做勾稽关系的处理，将下游单据的数量信息反写回源单，以此来避免无限制的下推。

与此相对应，可提供单据下查功能，可查询出本单下推过的所有单据。

十、结束语

以上浅浅与大家探讨了采购入库单，实际上要完成这张采购入库单，许多使用前提也值得研究，例如组织机构类型、组织业务类型、价目表、折扣表等，下次有机会再共同研究。

附采购入库单xmind：

本文作者 @日勿小姐

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