任务管理类 app 哪个更好用？

2016-11-16 10:03:00

每天要做的事越来越多，没有个良好的任务管理和时间管理习惯，很影响工作效率，说说大家工作生活中用过那些任务管理app，哪个比较好用？

第一部分：我们首先做一轮问题分析

（来源本人组织的产品分享会调研：10人，来自公司产品分享会。）

Q1：你使用过的时间管理App有哪些？

手机文本记录、日历、手机闹钟、To-Do、高级ToDo、Look、苹果系统的备忘录、支付宝、番茄工作法……反正有很对根本举不玩

Q2：这些APP在PK什么？

很多此类APP有备忘录、位置抵达提醒、工作预设时效提醒、任务日志预设……等等功能，它们在PK用户功能体验。

Q3：这些功能你能用多久呢？

最多不过一个星期，半天，20分钟，秒卸……想象是不好用呢，还是本来就不需要呢？

Q4：所以大家需不需要时间管理？

虽然大家都一致认为需要，但是绝大多数同学没有做到有效管理时间。所以实际上对于时间管理大家是否并不需要呢？

Q5：为什么你大boss让你3点完成你就去做，朋友说明天8点要干啥你会接受安排的？

大boss与你之间的利益关系？不去OK掉会很没面子？而有时候朋友的请求也会去完成，这是为了要维护友情？还是说其实人更愿意去被安排吗？

Q6：是不是别人的时间比较重要？

可能有一种自己的事情总是做不完，因此会先做完别人安排的事情的心理。也可能是个人面子问题，还有可能是自己的时间安排混乱，或者压根就没有自己的时间管理，所以更情愿优先听从别人的安排。

Q7：你喜欢被安排，还是自己安排？

自己安排。我们每个人都喜欢独立安排，但为什么自己独立安排的事情老是做不好？我们总是不喜欢被安排，但往往别人来安排的事情都能去做好？——人人都喜欢被安排，只是很多人不知道。如果你能喜欢自己安排，而且做得很好，那你肯定是成功的人，因为你成功地时间管理了你自己。

总结：

A：时间管理工具使我们每个人都需要的，但是实际上我们大多数是不会去使用的，通过多款APP的功能体验来看，不难发现此类APP适合自觉性较高的人员，机时间管理本来做的还可以的人使用的，但是从APP的初衷来看是帮助做不好时间管理人员来管理耗时间，那么就成成了这就是悖论了（不信你可以去使用一下因为多数人SMART\PDCA这些基本目标管理或工作管理工作还不知道怎么能做好呢），我们跟家需要的工具是协助我们先学会怎么做时间管理然后才做怎么好时间管理，步骤不能跳跃；

B：绝大多数人在做时间管理的他人（BOSS、领导、朋友、家人等）对你的安排你会将优先级自动考虑高于个人的事情安排的内容，例如：你在做一件重要的事情这时候老板说你过来一下；周末你打算在家睡觉，这时候你的朋友说一起出来聚聚；你的女神说你能帮他做个啥事等等；

C：我们个人定的时间计划目标往往都不能实现，但是在公司的工作安排大多数都会想法设法去完成，最近比较火的健身APP“KEEP”发现你和一群人一起互动做健身的时候你就能相对坚持时间更久，因此团队性的时间管理更容易激励人去坚持完成。

第二部分：中国式的时间管理分析

（1）西方人的时间管理，相对明确基于smart原则基础相对明确，且非常符合西方人工作方式，是就是，不是就是不是；

（2）中国人的时间管理：不够明确容易笼统（上午也可一下午也可以），最喜欢的话“我忘了”，更多考的理解和悟性（这事情你好好想想），工作交互不够直接，话里有话，彼此明确一件时间成本高，喜欢拐弯抹角；

（3）在中国的人的传统思维规矩、礼这是有一个高度，也就是一个是需要接受组织的约束管理，向庄子一样的逍遥游其实是非常罕见，儒家“三纲五常”之“君臣父子”之道无论你接受与否他已经深入中国人内容，因此向西方式的个人自由提倡个体自由（例如：孩子18岁之后很多父母不管了，孩子也可以不管父母；西方的个人英雄主义尤其明显，典型美式漫威漫画就可以梵音很多了）；

（4）中国人的任务管理时间确认，不习惯用邮件，电话或当面沟通是第一位，邮件交互留档几乎不可能，用一个管理人间每日登记几乎不可能；

（2）中国式管理方式，永远一对一的交流说话沟通或者当下的实施交流，才是唯一能有效推进任务和时间管理的方式；

第三部分：人物管理类App使用场景问题分析

场景一：老板下达任务

当老板和你说"小a"明天把那个文档做好给我啊! 很多时候你没有意识到到底是几点呢，上午下午，你也经常不会问，到了第二天你以为是下午，实际上午老板就问你要了，结果你手足无措，老板还一句：昨天和你说了，怎么还没做好！

APP核心需要解决的问题

1：帮助老板说清楚任务，标定号时间；

2：小A为什么不问清老板具体时间啊；

3：帮助老板跟进本条任务；

4：帮助员工主动反馈成果；

分析说明：

在我们很多工作管理中心其实并没有做好SMART这件事情，导致了时间管理和任务的实施是脱节的，同时，时刻保持SMART原则估计也很难做到，甚至更多人压根就不知道，那么如果这个时候你要设计一款时间管理工具解决这个问题，我认为需要做的的事首先要让用户能发布一条真的任务标定号所需的时间，当然有个大前提教会你如何写一个明确的目标任务；

场景二：同事共同任务或项目

小a和和小b时搭档，一天a对b说明，我这件有事，这几件事情你跟进一下，结果回来b没做好，就说你当时没说清楚，a说我说了啊，也给你谢了啊，b说那纸丢了，忘了，发短信不限删除了等等。推、拉、拖这个几乎是中国的本能；

APP很细需要解决的问题

1、a对b说好的任务和时间点，必须是一个不可能被忘记的；

2、ab会在任何时间得到反馈和提醒，且能确定双方共知；

分析说明：

工作任务的时间标记，往往由于双方的各种理由而被忘记，或者压根就没事一样，沟通式的任务交付始终会使我们使用做多的场景，所以如果一个标记了时间的任务，能引导执行者们交互沟通，那么这个任务就会被推动执行，同事如果被标记任务有一个智能客户帮助你管理那么就能更加顺畅了；

第四部分：大胆的假设和解决方案

1、通过1-3的内容分析我们可以总结定位出要做好一个时间管理工作几个要点

必须让用户学会怎么做时间任务管理，然后才是引导用户做时间任务管理；
时间管理必须存在外部驱动（他人）帮助个体做好管理工作；
时间管理工具必须有一道完整时间管理架构体系（例如：SMART、PDCA等底层基础）；

2、从三个要点我们不难得出一款时间管理APP需要是那样东西;

社交属性=别人的驱动辅助
智能客服=帮助学习时间管理，应道做好时间管理
工具本身=功能和体验（SMART、PDCA等底层基础模块）

3、幻想一下：

（1）将时间管理工具，定位为社交式时间管理工具：

  时间任务管理基于聊天窗（聊天定格潜热任务管理模块），个人单体任务和智能客户交互，团队任务可以设计主管进行交互式管理（同事智能客服辅助每个人做好自己这一块的任务搭建和交互提醒）

（2）智能客服可以使用网易七雨等平台式人工智能：

隐藏帮助用户在聊天过程中标记式确定人时间，直接用智能机器人协助引导用户指定标记好任务的时间，同事主动推进交互双方推动任务，记录用户交互习惯设计定任务口令，例如：a在聊天中说：b你把xxx弄一下。这时候智能机器人会在信息发送给b之前，直接弹窗引导a发布一个几月smart的任务，这样用户自然会慢慢习惯性使用这个工具；

（3）循序渐进提升用户是能力的几个要点

     第一步：让用户学会SMART：用户必须学会确定或洗发一个完整的目标，通过引导式教学可以略带强制的让用户学会发布这样的任务和目标，这是奠定用户的使用基础；     第二步：让用户学会WBS：这是一个提升功能，用户必须学会SMART，接受一完整的目标才能把WBS任务分解好，SMART是前置条件；     第三步：WBS功能通过数据观察，得知大多用户基本掌握后，可试时推动开启用户PDAC的功能（选择用户开启，最后制定规则自动，开启但用户可以自己开启（当然是有点难度的））    第四步：暂时不说，有点远了，因为一旦走道PDCA循环管理的时候，难度系数已经有点大了，很难分析预测；

（4）相关管理功能的设定分析

A：我们先把一些常用的时间任务管理工具了解一下

目标管理：SMART具体的（Specific）\可以衡量的（Measurable）\可以达到的（Attainable）\与其他目标具有一定的相关性(Relevant)\明确的截止期限（Time-bound）
持续改进模型：PDCA（计划-执行-检查-处理（Plan-Do-Check/Study-Act））
8大贤人：6W2H：目标(which)——选择对象\原因(why )——选择理由\对象(what)——功能与本质\场所(where)——什么地点\时间和程序(when)——什么时候\组织或人(who)——责任单位、责任人\如何做（how to do）——如何提高效率\价值(how much)——性价比如何？
任务分解：WBS：项目→任务→工作→日常活动
时间“四象限”法：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要

备注：具体方法大家可以去查看MBA百科或者度娘（这里只做简要说明；）

B：对管理工具进行分析和使用设定

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