不要让项目团队成员长期多任务并行，用好这 5 招解决这个问题

2017-02-06 10:50:00

00 引言

项目中经常会出现无法确定团队成员工作量的评估，导致这个问题的主要原因之一就是项目中多任务的存在。
在许多组织中，几乎很难存在某个项目成员在处理单任务或者单项目的情况，如果有，那简直就是工作的奢侈品。项目团队成员经常被多个项目复用，同时还承担着一些交付细节的处理和管理责任。

这种多任务的腐蚀效应在大量的项目中存在，对于资源需求的限制因素以及无效的工作进度和优先级排序使得项目管理团队会忽略掉这个问题的存在。
由于这种情况在当前的局面下很可能不会得到任何改善，那么项目经理需要尽量减少多任务对项目的限制和目标的影响。
01 任务分解

帮助项目团队成员将其工作活动分解到一定程度的细节，以最大限度地减少上在工作流上切换回项目时的浪费。理想情况下，团队成员提交的每个工作结果都应该能够完成至少一个小的项目目标。

不要让项目团队成员长期多任务并行，用好这5招解决这个问题

02 尊重时间

尊重他们的时间。避免引入不必要的项目管理活动，并尽量减少他们需要参加的会议次数，最好只邀请他们参加预计会提供内容或作出决定的会议。同时，确保他们充分意识到强制性的行政程序，并努力减少完成这些程序的努力和挫折。
除非有合法的危机要求团队成员加班。让团队成员每周预计增加10％的工作似乎并不是一件大事，但是如果每个项目都使用这中方式并期望相同的加班时间，那么这种分配分配方式将很快变得不可持续。你会发现，如果团队成员能够在合理的工作时间工作，工作质量和整体生产力会增加。

03 集中工作

利用协作技术以集中工作，通过易于搜索的方式捕获和共享有用的项目信息，并确保按时间顺序组织关键更新，以帮助团队成员快速了解新功能。

04 价值呈现

确保他们知道项目对组织的好处，以及他们对项目和他们自己的专业发展的贡献的价值。这可能是项目经理在项目启动会议期间已经提供的消息，但需要定期加强，以确保自己所在的项目不是他们心目中最低优先级的项目。
正如一个项目需要持续的给高管展示成果，以确保获得持续的资源能够支撑，同样的情况也适用于要求团队成员完成其工作的情况。