掌握这 6 大原则，助你达到成功的项目管理一臂之力

2017-03-02 13:27:00

00 引言

项目能够正常交付将会不断提升公司的可信度，尤其是IT项目的成功交付，将会大大增强公司的财务业绩能力，并提升公司在战略方面的领导地位，良好的项目交付是让公司由小变大的关键。然而，根据调查显示，只有29％的IT项目被认为是成功的，平均成本超支为56％，项目延迟是84％。
尽管现在很多公司都会通过创新的技术来应对竞争，但是IT项目的贡献仍然是公司的底线，IT项目执行团队仍然需要确保项目与业务战略保持一致，尤其是在多个项目组成的大规模项目，更是需要着眼于更大的业务前景进行灵活的实施。
下面介绍了6个原则是在世界500强公司中较为通用的一些原则，这能够助你一臂之力将你的项目可以达到成功的那条终点线。

01 使用奥卡姆剃刀原则

IT中很多大项目是诱人的，但它们本身也是有较大风险的，如价格昂贵、结构复杂的，并且缺乏良好的可行性研究。
14世纪的逻辑学家奥卡姆的威廉，写到“若无必要，勿增实体”，实体不应该被不必要地增加。阿尔伯特爱因斯坦也重申这一点，因为一切都应该尽可能简化，但不是更简单。
根据他们的建议，可以将大型项目分解成更简化、更小的项目，或通过其提供商业利益大小和交付能力划分若干个阶段。
这种方法有5个好处：
需求被简化后，会更容理解，各个需求之间有明确的联系，应该更容易完成；

当在实施更小、更简化的任务，容易聚焦任务的成果和目标；

通过快速交付更小的项目阶段，人们可以轻松地看到他们所需要的成本、时间和精力，他们可以达成一系列的阶段性成功。

较小的阶段更容易管理，通过执行质量和合规性检查，来对项目问题进行及时处理，对项目进行调整和测试，并根据环境的变化进行修改；

随着业务条件的改变，分阶段的项目更容易暂停（或停止），然后项目交付人员可以快速去完成其他活动；

02 缓冲区原则

关键链项目方法建议在项目进度中最少保留出20％的缓冲区，许多金融组织给出的10-15%的成本缓冲区，并且指出，人们在工作日需要留出20%的休息时间，会使得工作更加有效率。
但实际情况中，许多项目经理在他们的日程表中设置了20％的缓冲区，在他们的预算中设置了10％的缓冲因子，但是却给项目团队设置了0％的缓冲。因此，在范围出现变更或其他项目变化或问题之前，把成功的机会减少了三分之一。
在建立预算或计划之前，需要在每月15天来计算项目的工作日，并假设每天工作6个小时（预留20％缓冲）（如休假、疾病、节假日、公司临时会议等等），换句话说，每个团队成员每月90个小时的项目工作。

03 软技巧原则

因为项目是由人来运行的，项目经理的主要作用是用“软技巧”来管理人的问题。大多数IT项目所犯的错误是使用项目经理来管理时间进度表、跟踪指标、控制成本、分配资源和处理报表等。相反的，成功的项目领导者首先关注5个任务：
避免对项目团队的运行“干扰”。一旦介入过多，项目可能很快变成复杂的政治问题，通过最大限度地减少政治对项目团队成员的影响，项目经理降低了进度延迟和范围变化的风险。

确定从项目团队成员到测试用户参与的合适人员。

对项目内部问题做出最终决定。当成本、时间和资源受到限制时，总是试图通过项目管理层的决策不利于项目的成功。

重点关注项目中具体目标的完成。项目已经成为项目成员、客户和项目赞助商的重点关注的对象和对成功的期望，项目经理必须不断地问“为什么”，并去获得具体的答案，如何不断的改变额外的目标来使项目更接近完成并获得最终的收益。

定期按照时间表、预算和个人的期望执行质量检查。这些不是详细的检查，而是进行综合的评论，如果是项目群则挑选3个随机项目，并通过检查对发现的的问题进行深入探讨。

04 信息共享原则

IT项目失败的主要原因之一是项目团队和客户对项目缺乏责任，下面3步可以帮助项目运用沟通技巧持续的吸引客户的项目赞助商。
首先，建立一个简单的内部网站，专注于项目本身。网站应包含以下内容：
项目目标

项目的利益相关者

项目交付周期（和当前所处状态）

项目的成本和分配

项目会议记录

项目需求文件

项目交付团队名单

除此之外，也可以发布项目中的相关案例。
第二，定期分发一封简短的电子邮件，快速通过8-12字更新和链接到项目网站来了解更多信息，至少，项目更新必须解决两个常存在的问题：
我们什么时候从这个项目中获得收益？

我们要花多少钱？

考虑使用“5-15”规则：你的更新不超过15分钟的协作和不超过5分钟阅读。
第三，为项目团队成员设置一个非结构化的博客环境，如果你的项目由虚拟或远程项目团队工作，或处于24小时班次模式，这是至关重要的。团队博客的目标很简单：让每个人都知道。

05 帕累托原则

在19世纪，意大利经济学家发现，任何活动的一小部分产生大多数的结果。现在称为80/20规则或帕累托原则，它在IT世界中的应用对项目成功至关重要。
实质上，如果大约五分之一的项目将产生约五分之五的利益，那么确定项目的五分之一将会让你的结果增加四倍。
有两种技术来确定哪些努力产生80％的结果：
问你的客户和你的团队， “我们的努力是为你产生大部分的结果？所以去掉或那些推迟不直接有助于提供项目的商业利益的所有琐碎的任务。 ”

在办公室、演示文档、项目网站等上发布项目目标，并在每个问题或更改时注意它们。问“ 这将如何改善我们的交付这个项目，能否给项目带来好处？ ”

06 两阶段交叉测试原则

所有好的IT项目都有测试阶段，但许多项目经理所犯的错误是建立一组用户或IT人员作为测试版的团队，而不是去考虑最终的项目用户。如果要改善结果，请设置两个两个测试团队进行阶段交叉测试。
第一阶段测试仅适用于支持将使用系统的各个部门（如IT部门系统管理员）的IT人员，他们将为你的项目团队提供实际应用中测试和调整的平衡，同时获得他们宝贵的经验建议和完整的的新系统。
在项目小组有机会解决第一阶段测试中的问题后，设置第二阶段测试组：来自每个部门的用户。从每个部门中优先选择两种用户，一种是在历史上对IT项目不友好并不断挑出毛病的用户，而另一种则可以代表提供五分之四结果的那个五分之一的用户。