OA（数字化办公系统）是如何运作的——会议管理+访客管理功能拆解！

这是OA系统功能拆解系列的第五篇，总计需要拆解7大功能：

1. 办公用品管理：对办公用品的采购、入库、领用、归还等环节进行全面管控
2. 固定资产盘点：实现对固定资产的登记、盘点、折旧计算等功能
3. 车辆管理：包括车辆的基本信息登记、维修申请、用车申请、保养申请、保险申请等
4. 法务管理：处理企业的合同审批、法律事务咨询、纠纷处理等工作
5. 会议管理：负责会议的安排、通知、记录等工作
6. 访客管理：对访客的预约、登记、接待等进行管理
7. 应收应付：管理企业与客户、供应商之间的账款往来，包括发票管理、收款申请、付款申请等

之前的四篇内容我们详细拆解了【办公用品管理】和【固定资产盘点】、【车辆管理】、【法务管理】功能，详见：

• 数字化办公OA系统是如何运作的——办公物品领用功能拆解！
• OA（数字化办公系统）是如何运作的——固定资产盘点功能拆解！
• OA（数字化办公系统）是如何运作的——车辆管理功能拆解！
• OA（数字化办公系统）是如何运作的——法务管理功能拆解！

这篇我们拆解【会议管理】和【访客管理】这两个功能模块、业务流程和逻辑，这两块儿都是比较小的业务模块，所以放在一起说。

注：下方所用示例工具>>简道云行政OA管理系统（可自定义修改）

会议管理，顾名思义，就是对企业或组织内部各种会议的组织、安排、协调和控制的过程。它涵盖了从会议的规划——筹备——通知——场地安排——资料准备，到会议期间的进程控制——记录，以及会议结束后的跟进和评估等一系列工作。

而访客管理，则是对进入企业或组织场所的访客进行登记、审核、引导和监督的管理流程。包括：

• 访客的预约
• 身份信息登记
• 访问目的确认
• 接待安排
• 以及在访问期间的活动范围限制和离开时的注销登记等

01 业务流程和架构

会议管理的业务流程图如下：

而访客管理的主要业务模块就两部分：

02 功能点详解

1. 会议管理系统的主要功能

会议管理系统通常具有以下功能：

1）会议安排与预订

可以根据会议室的可用性、参会人员的日程安排，快速预订合适的会议时间和场地。

且会议预约之后，系统会通过智能助手自动同步预约记录和会议室占用情况，防止会议室预约撞档：

2）参会人员管理

方便添加、删除参会人员，并能自动发送会议通知和提醒，包括邮件、短信等方式。

3）会议议程管理

能够创建、编辑和发布会议议程，让参会人员提前了解会议内容和流程。

4）会议资料共享

这其实算是一个协作类的功能，可以上传、下载和在线查看与会议相关的文档、演示文稿等资料。

5）会议记录与纪要

提供记录会议内容的功能，方便生成会议纪要，并能跟踪纪要中决策的执行情况。（这个功能很重要！）

并且最好是将”待办事项“和”会议纪要“关联起来，这样就可以实现：只要生成会议纪要就会自动生成相关与会人员的待办事项，有助于及时监督代办的完成。

6）统计与分析

最后就是任何一个数字化系统都应该具备的能力：数据的分析与统计，以会议管理为例，对会议的数量、时长、参与度等数据进行统计和分析，为优化会议管理提供依据。

2. 访客管理系统的主要功能

对于访客管理系统来说，通常有以下功能基本上就够用了：

1）访客预约和登记管理

访客可以提前在线填写预约信息，包括个人信息、访问时间、访问目的、受访人员等，现场快速登记访客信息，包括姓名、联系方式、携带物品等。

注意：这里必须要做到内部外部访客都可以访问这个预约表单，即开放外部人员填写表单的权限

最好是做成一个带流程的信息收集表，这样可以根据我们企业的需求进行审批，比如预约拜访参观是需要相关领导审核的，而临时的访客进入则只需要安保审核即可。

2）身份验证

支持多种身份验证方式，如身份证扫描、人脸识别等，确保访客身份的真实性。（这个也是根据需要设计，并不是所有的访客登记都需要这么严格）

3）通知与提醒

自动向受访人员发送访客预约通知，向访客发送确认和提醒信息。

4）发放访客凭证

有需要的话，可以设置模板自动生成并打印访客证、二维码或发放电子凭证，方便识别和管理。

5）实时监控与数据统计

实时掌握访客的在访状态和行踪， 对访客数据进行统计分析，生成各类报表，如访客流量、访问频率等。

也可以与企业自身的门禁系统继承，实现与企业或机构的门禁系统无缝对接，自动控制访客的通行权限。

总的来说，会议管理和访客管理虽然看着是很不起眼的一个模块，但他们在企业或组织的日常运营里还是很重要的！

一个好的会议管理能让各种会议安排得明明白白，不浪费大家的时间和精力，让大家沟通起来顺顺溜溜，做决策也能又快又准。

而出色的访客管理既能把安全这道 关把得牢牢的，又能让访客感觉方便又舒服，让企业的形象蹭蹭涨。

如今是个啥都讲数字化、信息化的时代，好好用上这些现代化的管理工具和技术，把会议管理和访客管理做得越来越好。这样一来，企业或组织就能在竞争里也能更有优势！

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