OA（数字化办公系统）是如何运作的——应收应付功能拆解！

这是OA系统功能拆解系列的最后一篇，总计需要拆解7大功能：

1. 办公用品管理：对办公用品的采购、入库、领用、归还等环节进行全面管控
2. 固定资产盘点：实现对固定资产的登记、盘点、折旧计算等功能
3. 车辆管理：包括车辆的基本信息登记、维修申请、用车申请、保养申请、保险申请等
4. 法务管理：处理企业的合同审批、法律事务咨询、纠纷处理等工作
5. 会议管理：负责会议的安排、通知、记录等工作
6. 访客管理：对访客的预约、登记、接待等进行管理
7. 应收应付：管理企业与客户、供应商之间的账款往来，包括发票管理、收款申请、付款申请等

之前的5篇内容我们详细拆解了【办公用品管理】和【固定资产盘点】、【车辆管理】、【法务管理】、【会议管理+访客管理】功能，详见：

• 数字化办公OA系统是如何运作的——办公物品领用功能拆解！
• OA（数字化办公系统）是如何运作的——固定资产盘点功能拆解！
• OA（数字化办公系统）是如何运作的——车辆管理功能拆解！
• OA（数字化办公系统）是如何运作的——法务管理功能拆解！

这篇我们拆解【应收应付】功能模块、业务流程和逻辑，这块儿也可以看作是财务流程的一部分

注：下方所用示例工具>>简道云行政OA管理系统（可自定义修改）

“应收管理”主要指企业对应该收取但尚未收到的款项进行的管理。这包括销售商品或提供服务后形成的应收账款，例如客户购买产品后还未支付的货款。其工作包括：

• 记录应收账款的明细
• 跟踪账款的回收进度
• 采取措施催收逾期账款
• 评估客户的信用状况等

“应付管理”则侧重于企业应当支付但尚未支付的款项。例如采购原材料或服务后形成的应付账款。应付管理涉及：

• 记录应付账款的信息
• 安排支付计划
• 合理利用供应商提供的信用期
• 维护与供应商的良好关系

01 应收应付业务流程

在行政OA系统中，财务部分的业务主要包括：应收管理、应付管理、报销管理，其业务流程大致如下图所示：

02 应收应付功能拆解

1. 应收合同管理

应收合同管理是指企业对其与客户签订的、约定应收款项的合同进行的一系列管理活动，由「客户」、「应收合同」、「开票申请」以及「回款单」组成。

流程如下：

业务员在客户表单中录入客户基本信息，财务信息，联系人信息等

财务人员根据客户、合同明细和开票明细信息填写应收合同：

收到待办后，对应收合同进行商务审批：

业务员根据应收合同提供的开票信息填写开票申请，财务人员收到待办后，对开票申请进行财务审批：

最后回款的时候，财务人员根据应收合同和客户提供的发票，完成回款单填写，效果如下：

2. 应付合同管理

应付合同管理通过控制应付合同款项，企业可以优化资金使用效率，减少不必要的资金占用和利息支出，由「供应商信息」、「应付合同」、「进项发票」以及「付款单」组成。
主要流程如下：

业务员根据供应商信息、合同信息和财务明细填写应付合同，主管收到待办后，对应付合同进行主管审批

合同签订之后，财务人员依据应付合同表单，接收由合同供应商提供的发票，并据此填写进项发票信息

最后财务人员根据应付合同和进项发票数据，完成付款单填写，效果如下：

3. 费用报销管理

费用报销管理是指企业为规范员工因公产生的各项费用支出，通过制定明确的报销流程，实现费用报销管理过程，主要由以下两部分组成：

• 报销信息：报销类型、报销部门、申请提交时间、提交人、报销事项等
• 票据信息：会计科目、发票类型、发票号码、发票金额等

主要流程如下所示：

员工填写费用报销单，发起费用报销流程：

业务负责人收到待办后，对费用报销单进行审批：

报销结果审核通过后，流程发起人进行出纳付款：

基本上就这些了，到这里我们OA数字化系统拆解就已经结束啦，大家有什么需要补充的欢迎评论区沟通！

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