破解低效执行,建立个人SOP高效复用

在这个太多异常、大多数不确定的当下,我们常处于多任务、多异常的状态下。早上还纠结挣扎在难理顺、难重塑的一堆BUG中,中午就被通知辞退,下午就需要办完手续;手上还一堆待办任务,一下又推过来几个项目,因为前项目经理几分钟前“永久躺平”;

人到中年,最怕晚上突然的亲人的电话,不是意外就是永久,因为平常早知道你精疲力乏…

很多事情,没有办法,只有面对!

只有面对,潇洒、理性的转身还有一丢丢尊严。

毕竟歇斯底里除了像个小丑,其他人都在玻璃镜外面。

但总有那么一些人,能够理性沟通,高效处理,潇洒转身;

也总有那么一些人,手上的东西分门别类,异常插入的也能快到斩乱麻;

还总有那么一些人,他们控制情绪,快速吩咐,条块得当,临时的暂停后还要回归,个人不只是自己;

仍总有那么一些人,他们能快速完成任务,用时少,质量还很高…

在这个不确定的当下,构建一些相对稳固的基石,个人的人生路才有可能少一些动荡。

这些优秀的人,都有自己的SOP,都有应对不同场景的SOP。

一、为什么是SOP

一次飞行任务中,厦门航空某班次飞机因轮子上的插销未拔而无法正常起飞。此次事件,飞机原路返回检修燃油、时间消耗巨大,因此导致乘客延机、改航班,航司需进行补偿,影响重大。

事后,为解决此类问题,制定了详细的SOP [标准操作程序]。

要求飞机起飞前,陆地工作人员需拔掉插销并后退15步,站在驾驶员视线内举手示意,待驾驶员回应后方可继续下一个工序。

通过这一SOP,有效避免了类似事件的再次发生,提升了飞行安全,保障了乘客和机组人员的生命财产安全。

通过规范化工作流程,SOP有助于降低错误和事故的风险,尤其是在安全和合规方面。

全球各门店星巴克为确保咖啡品质一致,制定了详细的咖啡制作SOP,包括咖啡豆的选择、研磨、冲泡等各个环节的详细步骤和参数。

提升顾客体验,维护品牌形象的同时,加速了新员工操作技能的完全掌握,降低了培训成本。

SOP确保团队成员在执行任务时遵循相同的步骤和标准,从而减少错误和混乱,提高工作效率。

▲ SOP关键点

掌握SOP思维,正确的事重复去做,用标准化的执行方法,反复拿到好结果。

流程化的事项,顺序去执行就好。

执行完第一步,执行第二步,事情在不知觉间,已然获取到成果。

通过持续的循环过程,总结经验,复盘问题,不断迭代SOP,执行效率会继续提升、执行结果也能不断攀高。

按照标准流程,执行一遍,只是获取一个成果;

按照标准流程,执行多遍,就能发现流程可以再造,流程节点可以详细化校验清单,标准流程本身在升级,标准流程生产成果的质量在飙升。

正确的事情重复去做,并在重复中不断调整优化。

有SOP的作业流实现了标准化管理,产线标准化,工位标准化;

产线如何检查,如何运转,如何异常处理,都有对应细分的SOP;

工位操作标准化,如何开工,如何生产,如何质量复核,也有对应的详细SOP;

工位标准化,需要哪些技能,用到哪些物料,注意哪些安全,也有对应的标准;

中间各工序、各环节就更清晰、更独立;而产线和工序、工位的关系也更清楚。

新入职的操作人员按照标准培训,可以快速上岗;

能力强的操作人员可以多熟悉几个工位,逐步成为多能工,乃至于逐步清晰明了整条生产线;

当然,若生产班组中操作人员有其他想法,或偶尔有点私事,产线依旧能正常、高效、保质运行。

在大量的不确定下,保留尽可能多一点的确定性。

流程化,更高效;标准化,结果输出更稳定。

二、什么是SOP

SOP,也就是“标准操作程序”,是Standard Operating Procedure 三个单词中首字母的大写。

通俗的来讲就是,将一件事物按照统一的步骤和要求执行下去,常见如:新人操作手册。

程序主要强调流程,强调一步一步顺序执行;程序也是SOP的关键词,其余两个词汇均是程序的修饰词;

作业主要表述的事务,可以加事务的具体描述,如 读书SOP,写作SOP,复盘SOP;

标准主要强调SOP的质量,要达到标准水平,要完整完善,要明细清楚。

SOP的精髓是将细节进行量化。

先将事物进行步骤或阶段划分,成为一大块一大块;

然后将每一步骤或阶段拆解,成为一小块一小块;

还要将每一小块设定操作顺序,设定校验规则,以能够明确具体执行时,什么条件下进入下一步。

先控制,后碎部,步步检核。

将事务流程化、标准化;然后在规则下办事,形成闭环;再依据做事效果,反思哪一步有问题,从而进一步完善SOP。是终点也是起点,用新的SOP再做这些事务。

SOP的建立过程是从细项到顶层归纳,从明细事务到抽象梳理。

通过逻辑思维,找到同类工作共通点,以此建立标准化作业流程,把工作做成流水线。

同一类工作只需要思考一次底层逻辑,以后的工作就是按照流程执行,重复性套用、不断修正优化。

从而节约时间,提升效率,可多用思维导图、表格、流程图等形式展示。

很多工作建立适合自己的SOP,事半功倍。

有SOP思维,理论上可以从0-1学会任何技能,也可以大幅提升原本的技能水平。

在工作中,SOP 可以让任务更加清晰明确,避免混乱和错误。

每一个步骤都有详细的规定,就像搭积木一样,一块一块稳稳地搭建起成功的大厦。再也不用担心不知道从哪里开始,或者遗漏重要的环节。

学习上,SOP 可以让学习更加高效,更快突破新知识的初识,便于搭建个人知识树,打造个人知识森林。

每天学习计划,先复习什么,再学习什么,最后进行总结归纳。每天都可以有输出,聚沙成塔。

生活中, SOP让生活变得井井有条,减少不必要的纠结和浪费时间。从早上的起床洗漱到晚上的护肤睡觉,都可以制定一套属于自己的流程,有序有闲有结果。

初始建立SOP时,不要过度详细,先确保这个事情跑起来。

过多的环节、过多的细节,可能是事务执行的阻碍。

写文章SOP优先辅助写出文章,然后才是写好文章,之后才是又好又快写好文章。

三、推荐3个SOP

建立个人的SOP,从一些事情上入手,逐渐高效循环起来,更高效加速自己的人生。

针对于个人的职业发展,结合从事的行业,已经有一些成熟、高大上的SOP:产品设计SOP,低代码平台构建SOP,系统拆解SOP,精益生产拆解SOP。

这些很复杂的事项,可以拆解很多很多的小的SOP,从改变自己,从切实行动,建议大家先从小的、可落地的更具体的事务开始。

从个人角度推荐 读书SOP、写作SOP、复盘SOP,读书SOP强化输入,扩展更多信息源;写作SOP强化输出,扩展更多的表达。

输入输出,完成自身的闭环,这个过程中的所有得到都是人生的厚度。

复盘SOP是加速,加速读书、写作的迭代升级,提高输入输出的效率,提升输入输出的质量。

1. 读书SOP [输入]

▲ 读书SOP

当前读书SOP,是一个简单版本,强调了阅读前、阅读中、阅读后的事项,确保能够读下去、能够读完、读后有所收获。

流程的执行过程记录、执行结果记录反馈执行情况,提供读书笔记模版,扩大读书的收益。

▲读书笔记模板

通过读书笔记模版确定读书有一个好的结果。

此后还可以优化读书SOP,再深入细化读书过程,或再扩展读书前的筛选,从而有质量的筛选,有目的的阅读,有结果的输出。

2. 写作SOP [输出]

目前写作以公众号输出为主体。

公众号写作SOP为:【内容规划-文章构成-排版标准-数据复盘】

▲ 公众号SOP

首先理清品牌-产品-社交三大版块的细分内容;

其次设计封面图和标题、头部中部尾部的构成;

然后统一排版标准:字号、动图、封底引导等;

最后分析发布三天后的阅读量、送达阅读率、阅读完成率等。

3. 复盘SOP [总结]

基于读书、写作都有自己的SOP后,复盘SOP主要选择KISS模型。

Keep(保持):做得很棒的,下次继续保持;

Improve(改善):做得不好的,下次优化和改进;

Start(开始):之前没做,后续要开始做的事情;

Stop(停止):之前做了但结果不好,停止不再做。

▲KISS复盘记录模板

KISS复盘结果模板除了常规的 保持、改善、开始、停止项的内容补充,增加了目标回顾、评估结果、分析原因、总结规律等部分,是复盘SOP的一次迭代升级,更是复盘过程前因后果的补充和完善,让结果对于其他人也可以是知其然知其所以然。

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做事过程流程化,做事结果标准化,“做事”这个事情“标准工作流程”化。

循环往复的过程中,不断总结、不断提升,优化再提升。

持续去做事,持续去成功,持续拿到好结果,持续构建自信心,持续打造自己完全控制的区域,持续稳固自己的基础盘,持续夯实自己的根据地。

正确的事情重复去做,并在重复中不断调整优化。

点亮一块根据地,然后星星之火,可以燎原。

作者:壹叁零壹
攀山零代码产品的行者,产品思维的商贩。 欢迎关注《壹叁零壹》公众号

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