SaaS产品在什么情况下需要做「导出下载中心」功能？

前言

「导出」这个操作大家都很熟悉，几乎每个产品中都有很多导出操作，随着产品的发展，这个不起眼的小功能也逐渐有了些变化。

大多数产品中，点击导出按钮后，浏览器直接开始下载当前列表中的数据，这是最基础的导出功能；

有的产品中，点击导出后会弹窗显示下载的进度条，这个好理解，告诉用户下载进度，是避免数据量大时页面没反应，用户离开了页面，改善用户体验；

而还有些产品中，点击导出后，会提示“导出中，请到下载中心查看导出进度”，发现多了一个「导出下载中心」。

什么是导出下载中心？

在产品的任何页面点击导出按钮后，执行数据下载的任务不在当前页面，而是由一个独立的界面执行下载任务，这个界面有不同的表现形式，可以一个独立页面，也可以是当前页面中的一个弹窗。

界面中支持同时显示多个导出中、已完成的导出任务，已完成的任务可以下载导出的数据文件，这个界面就是「导出下载中心」，根据需要还可以加上任务创建时间和创建人信息、取消任务操作。

也许有人会问，明明一个简单的导出按钮，最多再加一个进度条显示就能完成的操作，却要再多加这么多元素，好像有些多余没必要。

有些产品中确实没有必要单独做这个功能，但在很多SaaS产品中，导出下载中心存在其重要作用。

一、为什么会有导出下载中心？

其本质是解决了什么问题？

随着企业在使用产品过程中产生的业务数据越来越多，日积月累，请求系统导出的数据量可能越来越大，从最初的几兆变成几百兆。

导出的数据量大时，如果是复杂逻辑的联表查询，可能每次需要数十分钟才能完成导出。

如果只是导出一份文件，页面上提示进度条，在当前页面等待就可以了。

如果导出多份文件，但数据量小，也可以在当前页面逐份导出，不费时间。

但如果用户需要导出多份文件进行离线数据处理、交叉分析，且是多份大数据量的文件时，就会遇到问题：

用户在当前页面点击导出了后，再进入其他页面继续导出数据，而缺少下载中心界面时，因为看不到多份文件的导出进度，即便系统实际正在并行导出多份文件，用户也无法知道数据的导出情况。

假设多份数据需要耗时10分钟才能导出，数据量大的话可能更久，用户切换页面操作多次导出后，发现没有界面显示这多个导出任务进行的状态，那么在这10分钟内，因为没有进度反馈，所以无论是导出进行中还是异常中断，用户都无法知晓。

无法知晓带来了不确定性，用户可以做出多种猜测，可以认为任务已经中断，也可以认为任务还在进行中。

在等待数分钟后还是没见到导出文件的情况下，如果用户误认为导出发生了异常，从而中途关闭了网页，放弃等待，那么就导不出所需的数据。

还有部分有耐心的用户认为任务还在进行中，不关闭网页，选择一直等待，最终可以成功导出数据，但万一中途任务因网络不稳定出现异常导出中断，用户也无法知晓，会耗费用户更长的时间。

结果是，既耗费了等待时间，又让用户认为无法导出所需的数据，没有满足用户的业务需求，那么用户就容易认为产品功能不足，然后去联系客服，增加客服解答的工作量，也留下了产品不好用的印象。

而如果有了导出下载中心，每次点击导出数据后，任务进行状态都会显示在下载中心，用户随时可知晓任务进度，若任务进度发生中断，用户可以去重新导出，不会让用户长时间无效等待。

导出下载中心的价值是什么？

导出下载中心将所有导出的任务都集中在了一个界面上展示，多个大数据量的导出任务同时进行时可随时查看导出进度。

所以，导出下载中心的核心价值是导出多份大数据量时为用户提供进度反馈，增加确定性，打消用户疑虑。

二、在SaaS产品中的应用场景

并不是所有的产品都需要做导出下载中心，从上文中可以看出，其适用于数据量大且需要导出多份的场景，如果产品中经常会出现以上场景，那么就适合做导出下载中心，反之，则不需要加此功能。

1. 数据量大

数据量大指的是单次导出时的数据量大到用户需要等待1分钟以上才能下载，这里简单地以1分钟为界限是因为1分钟以内，通常用户有耐心。

数据量小的情况下等待几十秒即可导出数据，如果发现还没有成功导出，基本可以认为是导出失败了，重新导出即可，也只是多等待了几十秒。

而超过1分钟，通常用户的耐心开始变低，长时间没有反馈界面的情况下，就容易怀疑导出是否出问题了，进而误判，然后重新去操作导出，等了一会儿发现还是没反应，要么继续重新操作导出，陷入死循环，要么觉得数据导不出退出了页面，最终也没有得到想要的数据，影响用户正常工作的开展。

如果只是导出1份文件，在当前页面加上导出进度条的弹窗展示，即可解决上述问题。

所以，仅仅是导出数据量大，还不足以做导出下载中心功能。

2. 导出份数多

导出份数多指的是同一用户同时需要导出多份数据。

如果数据量小，即便多个任务并行导出，也很快，不需要进度查询。

而数据量大时，多份数据同时导出会出现一个问题，即简单的单任务进度条提示，已经满足不了查看任务状态的需求，因为需要看多个任务的进度，需要区分任务名称、所属模块，这正是导出下载中心具备的元素。

因此，同时具备数据量大且导出份数多的条件时，需要用到导出下载中心。

例如以下场景：

一款零售SaaS产品中，某公司的财务会在每月1日，导出上个月的销售、成本等5份数据进行核算，因为数据量较大，每份数据需要10分钟才能导出。

这时，5份数据都在执行导出操作，并行导出不免会更加缓慢，长时间没见到导出成功，也没界面看导出状态的情况下，这就带来了不确定性。

财务人员此时大概率会产生疑虑：“是不是刚才的操作没成功？”，进而会产生2种行为。

第一种是认为系统不支持这么大数据量的导出，于是缩小时间范围，一部分一部分地逐份导出，总共的耗时按小时计，效率很低。

第二种是继续重新操作导出，这时与之前的导出任务又发生叠加，导出会更慢，等了很久还是没导出成功，中途退出页面放弃了导出。

无论是哪一种，都会影响用户的正常工作，影响产品的可用性。

而有导出下载中心时，因为有了确定性，多个任务的进度、状态会在界面上显示，用户知晓导出的情况，以上2种因未知引发的行为，正常情况下都不会发生。

对于传统软件来说，等到发现大数据量导出会有问题，已经是软件买断之后，即便可用性不怎么好，只要不影响核心业务使用，也不能退货，最多让厂商改进。

但SaaS产品因为是续费模式，若该产品的客户会经常导出大量数据做财务核算，而软件的导出功能却不好用，客户可以随时中断续费，选择其他产品。

三、导出下载中心设计方案

导出下载中心要满足数据量大且导出份数多的场景，设计时就需要具备以下必要元素：

1. 列表字段：数据文件名称、操作模块、操作时间、进度、状态

以数据业务性质+时间区间命名的“文件名称”是为了区分各自是什么数据，“操作时间”是为了辨识是否为所需导出时间点的数据，“进度”是为了告知用户预计等待时间，“状态”是告诉用户是否导出完成。

缺少了任何一个字段，都有识别错的可能性，不能完全确定正在等待导出的这份数据是不是自己所需的数据。

例如：

在【用户行为分析】页面分别导出了用户浏览量数据、用户分享次数数据，缺少“文件名称”时，虽然能识别操作时间，但是难以区分是哪个业务属性的数据，若识别错误会导致用户业务数据分析错误。

缺少“操作时间”时，如果同一个位置的数据先后导出了多次，多份数据之间的查询条件不同，也难以识别哪份是所需的数据。

缺少“进度”时，等待时间对于用户来说就是未知的，容易发生前文中所述的误判引发的问题。

2. 操作：下载

这个好理解，文件导出完成后，用户需要下载到本地。

必要元素

功能的形式可以是弹窗界面，也可以是一个页面。

除了必要元素，还可以加上体验改善型元素，例如“文件名称”和“操作时间”筛选，“取消任务”操作等。

必要元素+体验改善型元素

“文件名称”和“操作时间”筛选：在查找历史导出的文件时，若文件非常多，方便筛选目标文件。

“取消任务”操作：在导出错了数据时，可以立即取消，避免占用后续导出任务的网络资源。

结语

不是所有的SaaS产品都需要有这个功能，产品不具备上述的使用场景则没必要做，但如果你的产品在使用导出时，存在上文所述的那些问题，也没有找到成本更低的方法来解决，那么不妨设计一个导出下载中心功能，提高用户的导出体验。

以上是笔者对于SaaS产品中导出下载中心功能的思考，希望对大家有用。

作者：子文，公众号：SaaS产品闻

本文作者 @子文

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