3000字详解门店采购功能

门店在日常经营中,会涉及到对商品的采购、收发、消耗、库存盘点等。对商品来说,最先涉及的是商品的采购环节,合理、便捷的采购设计,对门店的商品管理和运营来说十分重要。

本文以美业行业的中小型门店为例,分析采购过程的核心环节及系统设计要点。

老李是一家美业公司的采购人员,在日常的工作中,老李一般会向供应商进行采购申请,采购申请待审批后,供应商开始对商品进行发货,等到收到商品时,老李再进行采购商品的数量、质量、金额等进行确认,确认无误后再进行商品入库到门店仓库,同时财务在收到发票及结算款项后,至此整个采购环节完毕。

老李的整个采购流程,至少涉及到以下环节:

  1. 采购申请
  2. 采购审批
  3. 采购收货
  4. 采购入库
  5. 财务结算

一、采购申请

采购申请主要是对合作供应商的商品、数量、规格等进行申请,提交采购申请单后,待领导审核。此时老李看到的采购单的状态为:申请中。

设计要点

1)采购申请涉及一般涉及到供应商、商品信息

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① 供应商信息

a. 供应商名称

b. 供应商等级

门店可内部进行评判,一般根据供应商的质量进行评级,可设计为:S、A、B、C、D等等级,作为采购时选择供应商的判断标准,优先对等级高的供应商进行采购。

c. 供应商状态

供应商状态一般有:1、正常;2、禁用;3、审核中。

采购时,只可对正常状态的供应商进行采购。

(对供应商的管理,可在单独的功能模块进行维护处理。)

② 商品信息

  1. 商品编号
  2. 商品名称
  3. 商品单位
  4. 商品规格
  5. 商品分类
  6. 采购价格
  7. 采购数量

③ 其他信息

  1. 财务相关信息:付款方式、付款周期、预付款、预计到货时间、是否需要发票、票据类型等。
  2. 采购备注。

2)安全库存

库存存量是采购员进行采购的重要信息,采购申请前,一般需要先进行库存盘点,针对库存较少的商品进行优先采购,所以商品的安全库存设置非常重要。

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门店可在商品资料中进行商品的安全库存进行预警设置,当该商品库存低于设置的安全库存时,系统进行推送补货通知,对管理者来说有备无患;采购申请页面上展示低安全库存的商品、当前库存、安全存量等信息,便于采购员批量选择,一键采购。

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3)批量多供应商采购

设计采购功能时,对多供应商进行采购同一SKU商品时,可同时进行多供应商采购处理;同时产品资料设计时,同一个SKU商品可选择多个供应商。

如:老李在对A、B、C三家供应商进行采购同一SKU商品时,如只能对一个供应商进行采购,至少需要针对A、B、C三家供应商各录入一次单据。

如使用批量采购,操作一次即可,这时可支持同一个单据进行对A、B、C三家供应商同时采购,单据生成为各自供应商的3个单据,提升录单效率。

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4)批量处理商品采购数量

老李单次采购的商品可能涉及很多种类:如洗发水、精油、染发剂等等,对采购商品可进行一键批量处理采购数量,提高录单效率和准确性,有特殊商品的采购数据需要修改时再进行单独修改。

此外,为了提高采购录单效率,还可配备扫码枪自动识别商品。

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二、采购审批

1)审核中

领导看到老李的采购单子,未进行审核的状态。

此时,可对审核中的采购单进行审核通过或审核拒绝处理。

2)采购中

申请采购提交后,审核通过,但未采购完成的状态。

领导看到老李的采购单子,对采购单的商品、规格、批次、金额和财务相关信息等关键信息进行审核后,审核通过的状态。

审核时,审核人可针对采购单进行关键信息调整。如可调整采购单的商品数量、金额等信息。

3)未通过

申请采购提交后,审核未通过状态。

上级领导看到老李的采购单子,对采购单的商品、规格、批次、金额和财务相关信息等关键信息进行审核后,核算部分部分信息有误,备注上被拒原因,对采购单进行拒绝操作。

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设计要点

审核权限:

对中小型门店来说,一般都是由单独的人员去负责采购和审批,不涉及多级和多人审批,审核的权限设置,可通过菜单权限控制即可。

对大型连锁或审核流程较为复杂的门店,可能涉及到会签、或签和多层级审批的业务,这时就需要对采购审批进行单独采购申请审批功能设计。

三、采购收货

此时采购单的状态为:已完成。

申请采购提交后,审核通过后,采购完成状态。

采购单审批通过后,供应商开始线下发货,老李对供应商的采购商品实际收到后,进行逐一盘点,确认无误后进行采购完成确认操作,表示该采购单已完成。

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设计要点

1)采购确认直接生成入库单

在进行采购收货的同时,系统可指定入库仓库,直接进行操作入库,采购到货入库时可标记为:采购入库方式,系统自动生成相应的入库单数据。

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2)采购数量和实际收货数量调整

在进行采购收货时,由于商品在运输过程中可能存在损坏、丢失等情况,实际收到的商品数量或符合质量的商品极有可能缺少,所以在收货需要对商品收货数量、缺货数量、损坏数量等进行重新编辑。

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3)同一采购单,可进行多次自动入库

老李单次向同一个供应商采购的商品可能涉及很多种类:如洗发水100箱、精油100箱、染发剂100箱,由于生产原因,发货时只发出了洗发水90箱、精油100箱。

当洗发水90箱、精油100箱到货时,经老李对数量和质量进行盘点后,该采购单只入库了洗发水90箱、精油100箱;剩余的洗发水10箱和染发剂100箱可下次到货时,再对该采购单进行入库。

所以对同一个采购单据需可进行多次部分到货标记,并可进行多次入库操作,直至该采购单采购完成。

系统设计时,采购收货状态可设计为:1、待收货;2、部分收货;3、全部收货。

注:关于采购商品的库存,可根据实际业务需要在系统中设计总在途库存、最近3天在途库存。

最近3天在途库存指预计3天可到货的商品数量,可用做真实库存进行销售。在门店做类似秒杀等易爆单的活动时,门店可正常发货,不影响用户的购买体验的同时,也可提升门店的业绩。

四、采购入库

采购确认收货后,进行采购完成的同时,可直接对采购单进行操作入库。该流程在步骤三时已同步操作,不再赘述(入库方式涉及多种,如盘盈入库、退货入库、采购入库等,本文只讨论跟采购入库;关于商品入库,以后单独整理一篇文章)。

五、财务结算

采购确认收货后,采购数据自动流转至财务管理人员处理,财务可对供应商的采购付款方式、预付款、预计付款周期、是否已结算、是否开具发票和其他重要信息进行编辑和注备。

付款周期和发票信息对于财务来说十分重要,付款周期涉及到公司的现金流运转;发票可用做抵税和交易凭证等,对于采购发票和付款周期的跟踪十分必要。

商品采购是门店进行商品入库的前提,涉及门店商品信息管理和财务发票结算,对门店做营销活动、日常商品盘点和发票管理十分重要,合理、高效的采购设计对涉及采购环节的人员十分必要。

本文对美业的中小型门店的采购功能设计进行说明,对供应商的信息管理、供应商的采购管理环节及物流环节不在本文讨论范围内。

以上就是关于美业中小型门店的采购流程和设计要点说明,有不足之处还请交流斧正。

本文作者 @一月的肖邦 。

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