ERP经典采购入库拆解实操(附Xmind)

一、概述

ERP中的库存管理是个庞大的模块,它囊括了入库业务、出库业务、调拨业务、到货计划、发货业务、库存管理(基础设置、库存量逻辑、库存分配策略、预警机制等)。而采购入库,作为最基础的入库业务类型,能帮助我们快速了解入库相关的逻辑和概念。

本文我将从采购入库的业务流程、场景、单据结构、对库存的影响等几方面阐述采购入库单。

二、采购入库单的作用

入库单是确认货物入库的正式文件,同时采购入库单也是所有权实际转移的重要标志

三、采购入库所在的业务流程节点

四、采购入库单的场景

以下用金蝶上常用的几种采购入库类型大概讲解下业务场景:

1)标准采购

2)零散采购

零散采购常用于低价值的物料,通常不需要下达采购申请和采购订单,而是直接入库。

3)委外入库

委外入库指企业有委外加工业务,商品经过工厂加工完成后回到本仓。

4)分销购销入库

一般是分公司找总部要货,总部发货给分公司。总部对客户,为分公司下销售订单,总部发货,通知总部出库。相当于总部走销售流程,分公司走采购流程。

5)资产入库

企业将固定资产登记入库进行管理。

6)VMI入库

VMI(Vendor Managed Inventory)即供应商管理库存。简单来说,在VMI模式中,企业给供应商提供销售数据,供应商负责维持在客户端一定数量的库存。供应商来决定补货的品种、数量和频次。

五、使用前提

定义单据类型、供应商、业务组织、币别、物料、单位、仓库、仓位等基础资料 按实际采购业务设置采购参数 如果进行批号、序列号管理,还要设置批号规则和序列号规则。

六、单据的结构

文末附xmind图。

采购入库单的几大模块分别是:基本信息、供应商信息、财务信息、明细、其他信息,其中明细每一分录行又可对应有物料明细、物料明细、序列号明细、其他明细。

1. 基本信息

基本信息中主要是记录采购方、供应商的信息,以及入库的基本信息,如入库时间、入库备注等。

一般来说,企业规模不大时,需求方、采购方、收料方都是同一个组织。但企业规模达到一定程度,例如有了总公司与分公司,那么以上三个组织可能会有所不同。

举个例子:一家企业有总部,底下有分公司,分公司下有门店。分公司的客户需要的货物,由总部负责向供应商下达采购订单,货物直接送到门店中等客户自提。那么需求方是分公司,采购方是总部,收料方是门店。

2. 供应商信息

记录来料的供应商信息,包括联系人、电话等。同样,供应商信息涉及到3个组织:供货方、结算方、收款方。

3. 财务信息

定义结算方式、付款条件、币种、折扣、定价时点等信息。本次仅对结算方式、付款条件、定价时间展开讲讲。

1)结算方式

即约定的付款方式。常用结算方式有:现金、支票、商业承兑汇票、银行承兑汇票、本票、汇兑、信用证、委托收款、托收承付、汇票、银行汇票、电子支付、光票托收、承兑交单、远期付款交单、即期付款交单、票汇、信用卡。

2)付款条件

约定的到期日、以及到期日应付的比例或金额。

其中,到期日的确定方式常用有以下几种:

  1. 交易日:业务发生当天;
  2. 按天数结算:xx天后;
  3. 固定日:可设置每月的固定日(可多个),并可额外设置月数、天数,计算逻辑为:到期日 = (业务日期+月数+天数),然后再根据向后原则匹配到的固定日期;
  4. 月结:当月发生的业务,于下N个月的某一天结算,一般是月结30天、60天、90天,可设置是严格按天数还是按月底。

另外,根据业务类型不同,用于计算到期日的业务日期选择也可能不同,有可能是采购订单日期、入库日期、收料日期等。

(这块后面再单独出一篇详细阐述。)

3)定价时间

即选取的价目表节点,一般来说,单据操作较为及时,或价目较稳定不常变化时,选择系统日期即可,若经常滞后补单,或价格变动频繁,则需要选择单据日期。但这就需要系统将每一次价格变化以及对应生效的周期都记录下来。

4. 明细

来料的明细,主要是物料的信息、应收数量、实数数量、计价数量、单价等,以及入库的仓库、仓位、库存状态(在途、可用、冻结),若需要做成本核算还可生成批号。

如果是涉及到保质期的物料,如食品,那么明细中需要对保质期相关也做登记:

一般来说入库的仓储人员对关于价格的信息是无权限的,可做相关权限控制。

5. 序列号

序列号即为某种物料具体到每一件的详细信息,例如重量、长度等。

6. 其他信息

与创建、提交、审核、作废、修改相关的操作人、时间信息。

七、库存影响

入库单审核后,增加库存,反审核对应扣减库存。

有时业务上不一定是审核时才触发库存更新,也有可能是提交/保存,那么相对应作废/取消/删除时对应扣减库存。

带入库存的信息每个行业不同,根据实际所处行业具体分析定义即可。

八、上下游单据

1)上游单据

  1. 采购订单,入库单将入库数量反写回采购订单;
  2. 若业务中需要有收料环节,则上游也可以是收料单。

2)下游单据

  1. 退货单,退料单将退料数量反写回入库单;
  2. 扣款单:入库物料质量达不到订单要求时可做部分扣款;
  3. 应付单:应付单生成后,入库单对应分录行的应付关闭为true。

九、其他

1)关于入库状态

入库时,针对本次入库的物料情况,我们还可以使用一些状态进行区分,如合格入库、不合格入库、让步接受入库、工废入库、料废入库等。根据所处行业的具体情况,可利用这一状态,对单据流程做设计。

例如让步接受入库时,说明货物并没有达到指定标准,可能需要对供应商做扣款处理,那么我们可以让客户选择是否需要扣款,若需要,可自动生成一张质量扣款单,由质量扣款单再生成红字费用单或应付单等。

2)思考如何提升入库效率

入库的工作繁琐但重复,我们应当从使用者的角度,针对行业特性,思考如何降低重复性工作量。

在某些行业,序列号可借助PDA扫描工具快捷录入。有些供应商来料时也可能会附上二维码,入库时通过扫码的形式将序列号批量录入。

此外,整单复制、批量操作、允许自定义字段默认值、尽可能多的使用计算公式等方式,都能一定程度上提升操作效率。

3)避免重复入库

单据之间有关联关系时,下推需要做勾稽关系的处理,将下游单据的数量信息反写回源单,以此来避免无限制的下推。

与此相对应,可提供单据下查功能,可查询出本单下推过的所有单据。

十、结束语

以上浅浅与大家探讨了采购入库单,实际上要完成这张采购入库单,许多使用前提也值得研究,例如组织机构类型、组织业务类型、价目表、折扣表等,下次有机会再共同研究。

附采购入库单xmind:

本文作者 @日勿小姐

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