采购管理系统BIP系统规划

1. 采购业务与采购管理系统的关系

采购业务和采购系统之间有着密切的关系。采购业务是指企业为获取所需的物资、设备、服务等而进行的购买活动，而采购系统则是指企业用来管理和执行采购活动的信息系统。

采购系统通过集成各个采购环节的信息和流程，帮助企业实现采购的自动化、标准化和规范化，提高采购效率和降低采购成本。采购系统可以帮助企业实时监控采购进度、库存情况和供应商绩效，提升采购决策的准确性和及时性。

采购系统还可以帮助企业建立和管理供应商数据库、合同管理、采购订单管理等功能，提高采购管理的透明度和可控性。通过采购系统，企业可以更好地与供应商合作，实现采购的优化和协同。

1.1 采购业务的核心流程

采购业务通常由企业的采购部门承接，围绕着商品的引进、采购、退货、调拨、供应商结算等开展。

以下为采购部门日常核心工作流程：

① 供应商管理。

② 采购询价及比价。

③ 采购谈判与合同签订。

④ 采购维价。

⑤ 供应商及商品引进。

⑥ 创建采购申请与采购订单。

⑦ 采购过程管理。

⑧ 采购关单。

⑨ 退供应商。

⑩ 仓间调拨。

⑪ 供应商结算。

采购合同有三种类型：

• 确定合作关系
• 商品协议价合同，定期更新（半年或一年）
• 单词采购单的采购合同

1.2 采购管理系统建设目标及核心功能

采购的目标是寻求在合适的时间，选择合适的供应商，以合适的价格，购买合适质量和合适数量的合适商品，并将其送到合适的地点，也就是供应链的7R原则。

① 采购成本最优；

② 供应商管理最优；

③ 推荐最优的采购品项；

④ 采购效率最高。

2.采购询价、维价

在实施采购之前，采购人员通常要货比三家，向多个供应商咨询采购价格，这个过程叫作询价。

系统流程：采购人员在采购管理系统中创建并发布询价单，供应商登录供应商管理系统，针对询价单进行报价，完成询价。

询价单的生命周期，询价单状态可以设计为新询价单、询价中、已报价、已关闭4种。

采购维价是指采购人员在商品采购价格发生变动时，在采购管理系统中进行新价格的维护，并以新价格进行采购进货。维价是采购人员对商品采购价格的集中管控，能更好地监督进货价，管理商品的毛利，也能有效避免采购人员与供应商徇私舞弊的行为。

一般在遇到如下业务情况时，采购人员需要进行维价。

① 第一次采购商品。

② 供应商价格调整。

③ 价格维护错误后需修正。

④ 商品有返利时。

3. 采购价管理

对商品的采购价进行集中管理，横向可以对一个商品的多个供应商的报价进行比价，挑选最优的采购价进行采购，纵向可以分析每个供应商的价格波动情况，及时调整采购计划。所以，在很多企业中，有一个关于价格库的系统来管理每一个商品的采购价格和销售价格。

在设计采购价管理功能时，一个 SKU可以有多个供应商进行供货，所以会存在多个价格，同时，一个供应商也可以供应多个SKU。针对某一个SKU，供应商也可以提供多个价格（前面提到的阶梯报价）。商品的采购价在动态变动，影响因素有很多，比如供应商，市场行情和采购量等等。

4. 采购订单

4.1 采购订单PO

采购订单PO（Purchase Order），是采购管理系统中最重要的信息载体，它是基于采购合同向供应商下发的正式的采购商品明细，也是供应商送货和结算的重要凭证。当采购订单下发供应商后，供应商会将此转为自己的销售订单进行拣货、发货和配送。

4.2 采购订单的创建

采购订单的创建并不是采购的第一个环节，而是在采购申请、采购议价、采购合同的签订等流程走完以后，最终在系统中完成采购结果录入的环节。

采购订单有两种创建方式。

方式一、手动创建采购订单。由采购人员根据实际需要（如常规采购、缺货补货），录入采购信息，生成采购订单。此方式比较简单灵活，是最常用的采购订单创建方式。

方式二、自动补货建议。基于历史销售数据进行计算，再结合业务的实际情况，由系统自动计算需要补货的商品及数量等，由人工审核后生成采购订单。此方式对数据建模要求较高，而且需要基于一定数据量的积累，适用于有一定技术实力，且业务相对稳定的企业。

无论以哪种方式创建采购订单，均需要明确供应商、发票类型、入库仓库、采购商品、采购数量、采购单价等。一张采购订单中可以包含多条商品明细，但应只对应一个供应商和一个仓库。

4.3 采购订单流程的设计

按照采购订单的生命周期，采购订单的全流程设计如图所示：

批量下发采购单的策略配置：

多供应商：单仓采购多个SKU，但是分数不同的供应商；

多仓库：从单个供应商出采购一批货物，如多个仓库；采购单拆分为多个子单，分发给供应商和各地的仓库；

4.4 采购关单

采购关单是对采购订单进行完结处理的动作，采购订单的状态变为“采购关单”，代表此采购订单后续不会再进行送货。

系统处理关单分两种情况。

① 自动关单：当仓库收货入库总量和采购计划数量一致时，系统自动触发关单动作。

② 强制关单：针对长期未完结的采购订单（如三个月无进货），由采购人员手动关单或采购管理系统自动触发关单操作。

5.退供应商

包装破损/供应商召回/近效期/质量问题/滞销商品协议退供等原因，需要退给供应商，对应的仓库操作是退供出库，将商品库存消掉，这就需要采购人员操作退供应商功能。

5.1 退供单的创建

退供单的创建流程同采购订单的创建流程一样，由采购人员创建，审核通过后，下发仓库，相关人员进行出库操作。

5.2 退供单状态的设计

6. 仓间调拨

当需要将两个仓库的库存进行互调时，就需要用到仓间调拨功能。仓间调拨的系统逻辑是将发货仓的发货功能和收货仓的入库功能进行组合，对应发货仓的库存扣减和收货仓的库存增加。

6.1 调拨单创建

调拨单的创建一般由采购部门的相关人员或者仓储部门的相关人员发起，经审核后，生成发货仓的发货单，待发货仓将商品发货以后，采购管理系统再根据发货仓的发货明细生成收货仓的入库单，供收货仓进行收货入库。

调拨单关键信息说明如下。

① 发货仓：此为调拨出库方，相关人员负责按照调拨商品明细拣货并发货至收货仓，收货方取自收货仓库的收件人信息。

② 收货仓：此为调拨收货方，相关人员负责将调入货物收货入库。

③ 调拨原因：一般有积压件转仓、关闭仓库、订单驱动调拨、日常仓间互调等原因供选择。

④ 调拨商品明细：仅能提取发货仓的商品库存、批次信息，且调拨数量不能大于发货仓的库存数量。

6.2 调拨流程与调拨单状态

完整的调拨单涉及三个系统的操作流程。采购管理系统的调拨建单与调度、发货仓仓储管理系统的拣货出库、收货仓仓储管理系统的收货入库，这三个流程环环相扣，持续周期很长，采购管理系统在其中起着调度的作用。

7.需求预测与智能采购补货

以上章节介绍了采购管理系统的基本功能，而采购管理系统的精髓在于追求高效和精益，通过系统策略驱动智能化采购。若要更好地达成精益的目标，采购管理系统中智能推荐功能必不可少，如如何预测销量并给予采购建议、如何设置最优的安全库存、如何在资金有限的前提下采购到必需商品、如何挑选新品等。

7.1 定量采购与定期采购

根据采购的方式不同，可以分为定量采购和定期采购两种。

定量采购是提前设定好商品的采购订货点和目标库存，随时监控商品的库存消耗情况，商品库存一旦低于订货点，便进行采购补货，每次采购的数量都是相对固定的。由于商品的消耗周期是不固定的，所以采购的时间也是不固定的，完全取决于商品库存何时消耗到订货点以下。例如，设定某商品的订货点为2，目标库存为10，则一旦商品库存量为2，就采购8个商品。

定期采购则是提前设定好采购时间间隔和目标库存，每到采购时间，便进行采购。定期采购模式下，只有目标库存，没有订货点，每次采购的数量是不固定的，取决于采购时商品的库存剩余数量，采购数量为目标库存-当前剩余库存量。例如，设定某商品的采购间隔为1个月，目标库存为10。第1个月月末剩余库存为4，则需要采购6个；第2个月月末剩余库存为3，则需要采购7个。

8. 总结

采购管理系统的目标是拥有最低的采购成本、更好地管理供应商、推荐最优的采购品项、采购效率最优。

采购维价、采购订单、供应商管理、退供应商、仓间调拨这些业务是采购部门的日常事务，也是采购管理系统需要支持的基本功能。

除此之外，随着业务的增加和精细化，智能采购补货和需求预测也是采购管理系统中必不可少的功能，我们需要了解定量采购与定期采购的区别、智能采购补货的原理、安全库存如何计算、需求预测如何做，以及当资金有限时，如何量化待采商品的优先级并分配采购资金。

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