再谈人力资源管理数字化转型怎么做？以及常见问题总结

一、人力资源数字化转型路径

step1 准备阶段

1）需求分析

需求是任何数字化项目的起点，只有明确需求，才能确保项目的正确方向。通常而言，数字化项目可以分为三类需求：

• 用户需求：用户对系统的直接期望和使用体验。如HR、员工、主管、高管等不同企业角色在同样的业务场景中也有不同的应用需求。
• 业务需求：从业务流程和业务目标出发需要实现的功能。
• 功能需求：具体的技术解决方案和工具。

在需求阶段多花时间，可以节约整个项目的时间和成本，因为错误的需求往往会导致返工和资源浪费。

需求的明确和管理是数字化建设的基石，只有在需求阶段打好基础，才能确保项目的顺利进行。需求收集可以通过多种方式进行，每种方式有其独特的价值。

• 定期问卷收集：传统但效果有限。
• 实时反馈：鼓励HR在日常工作中反馈需求。
• 数据分析：通过数据发现潜在问题。
• 亲身参与业务：深入了解业务痛点，提出更精准的数字化方案。

量化业务需求有助于评估其业务价值和优先级，确保资源的合理分配。注意需求管理过程中，要注意与正确的人沟通，并做好需求变更的管理。

2）目标设定

具体界定数字化转型的目标，如提高工作效率、优化人力资源管理流程、增强员工满意度等。可以确定关键绩效指标，以便后续衡量数字化转型的成效和效果。

人力资源数字化转型应当是因为实际需求而进行，而不是为了“数字化而数字化”，迎合趋势或者单纯追求“数字化”这个标签。数字化不是一个孤立的概念，而是与实际业务需求紧密结合的过程。

比如，生产制造类企业更注重编制和人力成本管理，因此对于编制预算管理、考勤管理（尤其是生产人员的加班管理）以及薪酬核算等方面的关注较多。这类企业需要人力资源平台具备足够的灵活性，以满足其复杂的用工需求。相较之下，高科技和互联网企业更重视员工体验，对产品的交互性、功能的易用性以及管理的灵活性要求较高。

具体要视企业的实际情况，管理痛点而定。只有在充分理解和挖掘需求的基础上，数字化转型才能真正为企业带来价值。

3）资源准备

确定数字化转型的预算范围，包括技术层面、人力层面以及运营层面的成本投入。

企业HR数字化预算取决于组织规模、重视程度、发展阶段与管理层认知等，比如大型企业涉及多业态、多元化管理需求，流程标准化难度大，对实施团队综合能力要求高，而且需要分期分批，周期长，项目成本波动大。

step2 规划阶段

1）战略规划

制定数字化转型的详细规划，包括时间表、里程碑、资源调配计划等。确定数字化转型的长期愿景和短期目标，为实施提供指导。

2）方案选择

选择合适的数字化工具和平台，根据需求定制功能及界面设计。

数字化工具和平台，是企业进行人力资源数字化转型的基础，不同模式各有优劣，企业在选择适合的模式时需要根据自身实际情况和需求进行权衡：

一般来说，国内只有少数技术资金实力雄厚的超大型企业会选择采用自研模式，大部分企业会选择半自研或外采模式，两种模式企业都需要谨慎选择合适的供应商。

定制化 vs. 标准化

从产品灵活度来看，主要看供应商产品工具的定制化能力。具备定制化能力软件能够针对特定行业企业的需求进行个性化开发，提供直接有效的解决方案，对于采取半自研、以及对软件灵活性要求高的企业更适合能够提供定制化服务的厂商软件，比如呷哺呷哺、遇见小面等就是在自研平台基础上，汲取厂商红海云在餐饮行业的HR数字化解决方案能力，引入红海云HR系统产品扩充人力资源数字化平台能力。而像钉钉、飞书这类通用的SaaS套装软件功能相对通用，标准化程度高，对于追求效率与快速上线，定制化要求低的企业是首选。

私有部署 vs 云部署

本地部署产需考虑硬件、软件License和实施费用，而云产品主要考虑平台租赁费和实施费用；本地部署产品对企业IT资源有一定要求，但是自主性强、安全性高，云产品运维和迭代成本低，但复杂业务支持有限。尤其随着厂商技术的发展，可以看到像红海云这类厂商对于私有部署周期长、成本高、无法持续升级等缺陷正在一点点消除，而SaaS模式的弊端也开始显现。

市场上开始提供私有部署选项的SaaS企业数字化工具产品越来越多。目前来看，国内企业还是偏向私有部署产品。

step3 实施运营

选定工具后，制定详细的实施方案，包括实施地图、系统架构、用户培训计划等。

1）数据迁移

在系统部署过程中，需要充分考虑现有的人力资源数据的准备和迁移工作。保数据的准确性和完整性，将现有数据无缝迁移至新系统中，避免数据丢失和错误。

很多大企业在数字化转型前都有信息化基础，数据迁移的重要性体现在确保业务连续性、数据准确性和业务流程的优化，然而，数据迁移的难度主要体现在数据格式不统一、数据量庞大、系统接口复杂和业务流程依赖性等方面。为了应对数据迁移的挑战，建议在实施阶段充分了解数据需求与情况、制定详细的数据迁移计划、进行数据清洗和验证、持续监控迁移过程、保持团队协作与沟通，以确保数据迁移顺利进行并最终实现数字化转型目标。

2）员工培训

为员工提供系统操作培训，确保员工熟练掌握新系统的功能和操作流程。定期组织培训和信息发布会议，持续提高员工对数字化系统的接受度和使用效率。外部通过红海云团队向我们进行知识转移，编制了完备的系统使用手册并进行了人员系统培训。内部结合业务流程，通过标准化建设，基于eHR系统的运行，最终形成了eHR系统管理员操作手册、基础人事SOP、招聘SOP、薪酬管理SOP、员工使用指南等一系列业务操作标准流程，从而提升了系统的使用频率和效率。

3）用户运营

根据员工反馈和数据分析，持续优化系统功能和用户体验，提升系统运行效率。
不同角色的用户有不同的需求，这就要求系统具有高度的灵活性和针对性。CEO和高管需要深度定制化的数据分析和报表，员工需要简便的人性化操作，业务经理需要高效的管理工具和及时的技术支持。
定期评估数字化转型的效果，并根据评估结果调整和改进数字化转型策略。系统的高效运行需要持续的推进和优化。遇到问题时，不应视其为静态的障碍，而应当将其视为系统优化的一部分，通过持续的迭代来解决。

step4 发展阶段

1）创新应用

进一步探索新的技术和方法，应用人工智能、大数据等技术，提升人力资源管理的智能化水平。推动数字化转型向业务创新和价值创造方向发展，持续提高管理效率和质量。

2）持续优化

持续优化数字化人力资源管理系统，适应企业发展和变化，推动数字化转型不断更新升级。关注行业趋势和技术发展，及时调整数字化转型策略，提高数字化转型的灵活性和适应性。

二、人力资源数字化转型常见问题

1、管理才是数字化的基础

随着信息技术的快速发展，许多企业开展了信息化、甚至数字化转型，旨在提高效率、降低成本、增强竞争力。很多时候企业决定引入一套先进的人力资源管理软件，然而，在软件实施的过程中，却发现员工对新软件缺乏接受度，管理团队也未能有效指导和推动员工使用。最终，数字化转型效果不佳，反而暴露出了企业内部管理问题的严重性。数字化转型并非仅仅是引入新的技术工具，而是需建立在良好的管理基础之上。

在数字化转型之前，企业需要对自身的管理水平进行评估。如果管理水平良好，数字化转型将起到事半功倍的效果；反之，数字化只会更直观地暴露出管理问题。而在评估数字化转型时，几个关键因素需被考虑。首先，数字化转型需由战略驱动和需求驱动。人力资源数字化转型应当是企业整体数字化战略的一个环节，需源自主营业务的需求。只有在主营业务数字化需求明确的情况下，HR的数字化才能实际支持业务发展。其次，评估业务与管理成熟度，做好期望管理。

一般来说，业务成熟度是和管理标准化成正比的，然而国内企业的挑战在于个性化管理多，也就意味着缺乏标准在数字化过程中可能会面临定制需求，增加项目复杂度，企业应确保现有的软件基础功能能够适应业务的变化和扩展。最后，企业员工的技能和接受度对数字化转型至关重要。企业需要考虑员工是否具备使用新软件的技能，以及他们是否愿意接受变革。拥抱变革的态度对数字化转型的成功起到至关重要的作用，企业应注重员工培训和变革管理。

2、单点业务场景的数字化不足以引起高层重视

在企业HR数字化转型的过程中，一个常见问题是单点业务场景的数字化优化并不足以引起高层重视。HR部门在向企业管理层汇报数字化项目时，常常会面临疑问和挑战。管理层往往会质疑为什么需要搭建这个系统？搭建系统后能为业务带来何种帮助？以及数字化转型是否能节省成本等问题。单一业务场景的人力资源数字化优化并不足以吸引重视，HR数字化转型应当从整体性和系统性的角度出发，将其作为企业整体数字化战略的一部分来实施，以确保数字化转型的效果能够覆盖整个组织，从而提高整体效率和竞争力。

一方面，通过实际数据和业务案例，让管理层亲身体验到数字化转型所带来的实际价值，从而激发他们的关注和支持，促进数字化计划的成功实施。也需要跨部门的紧密协作。同时，HR部门也应与其他职能部门密切合作，共同建立一个统一、标准化的数字化平台，实现数字化转型的整体性和系统性，确保数字化项目的顺利推进和有效实施。

3、系统功能需求不等于业务需求

在实施数字化过程中常常会遇到诸多问题。其中一个关键问题就是系统功能需求与业务需求之间的关系。许多企业在进行数字化转型时，往往过于关注系统的技术功能，而忽视了真正的业务需求。业务需求关注的是整体的效果收益和目标，而系统需求则是实现这些业务需求的技术手段。业务需求是企业进行人力资源数字化转型的根本动力，它关乎着企业的核心利益和长远发展。

比如，实现数据驱动管理、降低人力管理成本、提升人事流程效率等，这些业务需求都反映了企业的实际情况和发展方向。首先要梳理清楚自身的业务需求，确保系统设计和功能能够真正解决现实问题，提升企业核心竞争力。确了业务需求后，企业需要评估所需的系统支持，确保系统能够有效地支持业务需求的实现。在项目需求管理时，为避免项目范围膨胀和需求变更，应在需求梳理阶段就明确需求的优先级，并根据现实情况做出删减。同时，业务需求方的参与也至关重要，可以提出自己的需求并争取优先级，通过集体评分的方式来决定需求的重要性，增加透明度和共识。

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