如何设计一套OA系统中的薪资核算系统

潘帕斯雄鹰 2024-08-22 20:21:54

作为一名打工人，每月工资到账就最开心的时候。那么我们每月的工资是怎么算出来的，税前、税后工资是什么意思，社保公积金、个税这些要扣多少？要设计一套计算工资的系统，又需要做哪些功能？

本文描述一下搭建OA系统中的薪资计算模块，需要做哪些事情，以及关于薪资计算的一些关键问题。

薪资计算是OA系统的核心功能，也基本上是最复杂的一块功能，虽然今天市面上到处都是OA系统，但要实现一套完整的薪资计算，依旧不是一件容易的事情。

一、薪资是怎么算出来的

首先从HR视角，来看每个人的薪资是怎么算出来的。

1. 工资包含哪几项

比如有个打工人叫小帅，每个月工资两万块钱，他的工资的具体构成，会有这么几项：

基本工资，通常是合同上写的薪资，“每个月两万块钱”指的就是基本工资；
出勤工资，结合实际出勤天数、请假天数、迟到早退，算出来的出勤工资。比如小帅这个月请事假一天，基本工资两万块钱，出勤工资可能就是一万九；
补贴扣款，即我们常见的餐补、出差补贴等；
社保和公积金，即我们常说的五险一金，需要扣在工资里的部分；
税前工资，以上该加的相加，该扣的扣除，就是税前工资；
个人所得税，工资中应缴的税；
税后工资，交税后，实际我们银行卡入账的钱。

2. 工资值如何计算

以上每个项目的值需要如何计算：

1）基本工资

通常基本工资就是合同上写的工资。有些公司会设置一个绩效工资，绩效拿满了才把这部分工资发给员工，也属于基本工资这一类。还有的公司有个岗位补贴，可能也会写到合同中。

我们得出第一个公式：

基本工资合计=基本工资+绩效工资+岗位补贴

2）出勤工资

出勤工资会按照员工当月实际计薪天数进行计算。

一般有两种规则：一种是以当月应出勤天数作为分母；另一种是将固定值21.75作为分母，21.75代表一年中平均每月的应出勤天数。具体用哪种就看公司制度了，本文我们按第一种为案例。

应出勤天数，为当月工作日的天数加法定节假日的天数。我国的法定节假日分为属于节假日的天数、和周末调休的天数，比如国庆7天，是3天的法定节假日和4天的周末，这3天的法定节假日是带薪的，需要加到出勤天数中，而4天的周末是不带薪的。

由此我们得出第二个公式：

出勤工资=基本工资×(实际计薪天数/本月应出勤天数)

应出勤天数=工作日天数+法定节假日带薪天数

3）各项假勤的扣款

请假考勤相关的扣款，类型会相对多一些：

实际计薪天数：按照打卡天数，加上带薪假的天数。如有当月入离职，只统计实际在职的天数即可。

考勤扣款：通常公司会有迟到、早退、缺勤的扣款规则，比如迟到一小时扣50块钱，计入考勤扣款中，或者算作缺勤，扣到计薪天数中；

当月试用期转正：试用期有试用期的基本工资，如果当月刚好转正，需要将出勤天数拆开来，分为试用期和转正后的天数，然后分别计算试用期和转正后的出勤工资，再相加。

这一块深入下去，计算规则比较复杂，几个关键问题见第三节；

由此我们得出第三个公式：

实际计薪天数=打卡天数+带薪假天数+法定节假日天数-迟到早退计缺勤的天数

并且完善第二个公式：

出勤工资=试用期基本工资×(试用期实际出勤天数/本月应出勤天数)+转正后基本工资×(转正后实际出勤天数/本月应出勤天数)-考勤扣款

4）社保公积金

社保分为公司缴纳部分和员工缴纳部分，公司缴纳部分不会包含在薪资里，公司直接缴纳；员工缴纳部分，会直接在员工的薪资中扣除。社保会在前一个月月底缴纳，第二个月算前一个月薪资时扣除。

我们所说的五险，包括医保、养老、失业、工伤和生育这5项，前三项是公司和个人都需要缴的，后两项是只需要公司缴的。另外其他险种，比如大病。具体规则各个地方可能会有所不同。

公积金和社保一样，分为公司部分和个人部分，个人部分在员工的薪资中扣除。

社保公积金要缴纳的金额，标准的方案是以每个员工过去12个月平均收入作为基数，乘公司比例和个人比例。而有些公司会统一按一个特定的基数缴纳，比如最低工资作为基数。这一块具体规则本文就不展开了。

由此我们可以得出税前工资的公式：

税前工资=出勤工资-社保个人部分-公积金个人部分；

社保个人部分=医保个人部分+养老个人部分+失业个人部分

5）补贴扣款/个税

所有补贴和扣款项，要按两个维度进行分类：

一是是否计税。比如我们常见的餐补、出差补贴、加班补贴，都是要计税的；有些是不用计税的，比如小帅想让公司给他多交一些公积金，钱从自己的工资里扣，这笔钱可以通过扣款的形式来计，这就属于不用计税的；

二是是否已经发放。比如出差补贴，有些公司不一定在薪资里发放，可能月中就已经发放了，但这笔钱需要放到薪资里计税。这里要引申出一个报税工资的概念，就是要用来算税的钱是多少，他和税前工资的差别就在这一项。

以上要算税的项目统计出来，并算完个税，就完成了算薪的最后一步。

个税的值，一般是上税务局网站算出结果后再导下来。因为个税计算规则较复杂，且数据源多，会有专项附加扣除等数据，因此不一定要在OA系统中计算。

最后我们得出三个公式：

税前工资=出勤工资-社保个人部分-公积金个人部分+未发放要计税的补贴-未发放要计税的扣款

报税工资=税前工资+已发放要计税的补贴

税后工资=税前工资-个人所得税+不计税的补贴-不计税的扣款

下图提供了一个具体案例，来说明整个工资计算的规则：

3. 算工资的业务流程

hr每个月计算工资的工作流程，一般是这么几步：确定要算薪人员，包括在职和本月入离职→统计出勤天数、考勤扣款、各项补贴等数据→计算税前工资、报税工资→员工确认工资条→找财务获取个税，计算税后工资→发薪审批流程→发工资

二、如何设计一个薪资系统

明确业务规则后，我们就可以开始着手设置一套薪资计算系统了。

1. 产品方向

薪资系统属于OA系统中的一个模块，目标为准确计算员工薪资。为了满足各公司不同的业务规则，这套系统需要支持用户自主可配置。

2. 产品架构

如图

通俗的解释，可以分为这5块：有哪些钱-薪资项目，谁、什么时候、需要发哪些钱-薪资方案，每人每月这些钱是多少-薪资档案、社保公积金、补贴扣款，计算每人每月的薪资-薪资核算，发工资条-工资条。

3. 薪资项目

薪资项目模块定义公司有哪些钱。所有前面提到的项目，比如基本工资、公积金这些基础项目，以及税前工资、税后工资这些结果项目，都要作为薪资项目。

对薪资项目的管理，需要让用户自定义这些项目的计算规则、数据来源、保留小数位数规则、是否可修改删除等。几个比较重要的设置：

1）是否可删除：

薪资项目可以让用户自主定义，但有些薪资项目会被其他系统使用到，如果删除其他系统就没数据了。比如实发薪资项目，会给到财务系统作为实际发工资的钱，这个删了工资没的发了。这类薪资项目可以设置为不可删除。

通常在系统开发时，我们会预置一些常用的薪资项目和对应的计算规则，一来减少用户的操作成本，提升使用效率，二来可以定义被其他系统引用的、不可删除的项目。

2）数据来源：

有三种方式：直接取值，如基本工资；手动录入或导入，如各类补贴；以及通过公式得出。

3）公式：

薪资项目里最复杂的就是公式配置。

公式由参数和运算符号组成。参数的作用是传递各项值，具体分为几类：考勤数据，比如月应出勤几天、实际计薪天数几天、迟到几天、早退几天、请假几天等；薪资档案数据，即基本工资、绩效工资；社保公积金数据，即各个险种的个人部分金额；还有各类已创建的薪资项目，也需要作为参数。

参数加上简单的加减乘除运算符号，即可实现公式的配置，比如前面提到的各个公式。

如果进一步扩展，还可以做一类条件公式，由多个条件+公式组成，根据结果在哪个条件来判断取哪个值。

举个例子，假如小帅所在公司，一个月迟到一天扣50元，迟到两天以上每天扣一百元，这个时候就可以使用条件公式了，设置两个条件+公式来实现。

条件公式的规则比基本公式更复杂。条件公式的运算符号，需要加上大于、小于、等于、不等于这些；条件本身，需要多个if和else；条件的验证，需要验证条件格式是否正确、各个条件之间是否有冲突的范围等。

考虑到公式复杂，一般会设置公式校验功能，在提交时也需要进行公示校验，检验公式是否出现了语法错误、无关字符等。

4）保留小数位数：

可以选择保留几位小数，或者不保留。这里的区别是，计算过程中是否先要对这个薪资项目先进行四舍五入，再拿四舍五入后的结果去算最终结果，还是直接算到最后结果才四舍五入。

4. 薪资方案

薪资方案模块定义发钱的规则，通俗解释就是哪些人、什么时候、要发哪些钱。

首先选择计薪时间、发薪日等规则；

然后是选人员范围，可以按部门选人。一般情况下，普通员工是统一的一套薪资方案，一些特殊人群比如市场人员，有提成，单独配一套薪资方案；

最后选择薪资项目，已创建的项目哪些需要给这些人来发。

5. 薪资档案

薪资档案模块为各类薪资基础数据的取值来源，分为三个部分：

一是基本薪资，人+基本工资/绩效工资，区分试用期和转正后，和劳动合同的薪资保持一致。薪资档案需要支持发起调薪；

二是社保公积金，人+社保各险种/公积金的个人部分的值，按照社保配置规则来计算。社保配置规则又是另外一个模块了，本文暂不提；

三是补贴扣款，人+月+每一项补贴和扣款，需要按月添加或者导入每个人的数据。

6. 薪资核算

薪资核算模块就是给员工算钱。每个月要给员工核算薪资的时候，创建一个薪资核算表，选择薪资方案和算薪月份，即可开始算薪。

按照算钱的业务流程，薪资核算分为4个步骤：确认人员范围、薪资核算、工资条确认、薪资发放审批。

1）确认人员范围：按照创建时选择的薪资方案来确定有哪些人，按照月份来确定在这个月内在职、和有月中入离职的人。另外要支持人员的添加和移除；

2）薪资核算：按照所选薪资方案中包含的薪资项目，根据公式进行薪资计算。核算的结果可以进行导出、或者重新核算；

如果人比较多，薪资计算会比较慢，可以使用异步的方式进行。

3）工资条确认：核算完成后，给员工发送工资条，进行工资确认。如果员工的工资有误，可以修改薪资档案或考勤数据后，重新核算，并再次发送工资条。

工资条确认非强制，没确认工资条的人，公司也得给他发工资不是。可以设置超过几天后，自动为确认状态的规则。

4）薪资发放审批：确认每个人的薪资都正确之后，发起薪资发放审批流程，给到相应的财务人员进行审批。审批期间不能做其他操作，如果审批不通过，可以再进行重新核算。

审批完成之后，薪资核算流程结束，将薪资数据同步至财务系统的应付账单，进行薪资发放。

7. 工资条

员工的工资条，展示该员工该月的各项工资值和确认操作。

工资条模块除了员工端的展示，也需要有后台管理。一是工资条展示字段的设置，除了各薪资项目之外，工资条上还需要展示本月的出勤天数、备注等，让员工自己能算出来实发工资。二是工资条发送和确认的人员数量统计。

8. 薪资账单

属于BI模块，根据核算结果，统计每个月的发薪人数、实发薪资金额、个税金额等。

三、薪资核算系统的一些常见问题的处理方式

1. “计薪天数” 的定义和计算规则

人事业务上，“计薪天数”和“出勤天数”并不完全相等。“出勤天数”就是正常打卡+外出出差+补卡的天数，不包含任何请假，而“计薪天数”则是出勤天数+带薪假+法定节假日的带薪日。在系统设计中，这两个数据需要分开计；

影响计薪天数的条件，包括是否打卡、补卡、外出出差、请假-带薪假、请假-不带薪假、迟到早退、后台设置为正常等，每一类情况都需要确定计薪天数的规则，另外各类情况之间需要设置优先级，用来解决同时发生的情况下是否需要计薪。比如，当天迟到，然后请了事假，最后又后台设置为考勤正常，这种的结果究竟是什么。通常来说，优先级规则为后台设置>请假>外出出差>补卡>迟到早退；

其中是否打卡，比如上班打卡、下班没打卡，通常有两种规则，计为半天缺勤、或者计为全天缺勤。具体的考勤规则设置，本文暂不展开。