新零售业务中的缺量差异场景拆解

在新零售的供应链领域中,会有很多“系统数据和实物对不上”的场景,因为实物存储位置除了在仓库之外,还会存放在门店中,由此就会衍生很多“差异”的场景。

差异的场景看似是比较小众, 但是随着仓库数量增加,门店数量增加,单据业务量的增加,这一块的业务细节也非常之多,是需要特别重视和关注的。如果没有设计好一套合适的处理方案,出现差异之后很容易导致上下游扯皮,系统库存不准确,技术团队定位问题费时费力等诸多闹心的事情。

本文,就来简单拆解一下新零售供应链中常见的一些差异场景,以及相关的应对方式解析,这些知识不仅适用于新零售供应链领域,也适合其他领域的供应链场景中。希望大家看完之后,可以触类旁通,快速运用到自己的工作中。

一、差异是怎么来的?怎么理解差异?

在供应链实际的业务场景中,实物的处理往往需要依托于具体的指令和要求,而这些信息一般是通过系统的单据来承载的。例如说,供应商送货到仓库后,仓库需要接收清点这些货物,仓库需要根据WMS的ASN(预到货通知单)来执行对应的收货任务。

当系统单据给出的信息和实际操作的实物有不一致的地方,这部分就称之为差异。

还是拿仓库收货入库的场景来距离,WMS的ASN中告知仓库要接收“SKU 1”,数量为100,但是仓库可能收到的商品不是“SKU1”,也可能收到了“SKU1”但是数量并不是100,而是少于100或者多余100。

所以,常见的差异类型可以分成:

  1. SKU的差异,即货不对版,系统通知收货的是苹果,但是实物送过来可能是雪梨;
  2. 数量的差异,即货物是对的上,但是数量对不上,可能是实物多了,也可能是实物少了;

如果是货不对板,也可以理解为“某个SKU缺量接收(0接收)”,同时“某个SKU超量接收(按实物到货接受)”,所以也可以把货不对板的场景演化为“缺量接收”。

在实际的业务场景中,一般来说采购入库只会允许等量入库或者缺量入库,而不支持超量入库,如果出现了超量的情况,超出的部分要额外做单来承载,这样便于财务核算和供应商对账等。同样的道理,其他方式的入库也大概率会遵循这个逻辑,所以常见的数量差异场景就会缩减至一个,即“缺量的差异场景”。

二、新零售供应链业务中的差异场景

通过上面的新零售主要业务概览图可以知道,在新零售型公司的业务中,常见的场景一共有:

  1. 采购场景,从供应商处采购,然后入库到总部仓库;
  2. 配货场景,从总部仓库配货到门店的仓库中;
  3. 电商B2C场景,从总部仓库发货给电商销售者;
  4. 门店零售场景,从门店中销售并发货给零售消费者;
  5. 仓库和仓库的调拨场景,从A仓库调拨到B仓库中;
  6. 门店调拨场景,从A门店调拨到B门店中;
  7. 采购退货场景,从总部仓库退货到供应商中;
  8. 门店退货场景,从门店退货到总部仓库中;
  9. 电商B2C退货场景,从电商消费者退货到总部仓库中;
  10. 零售退货场景,从零售消费者退货到门店中;

在这些场景中,都会涉及到“实物流”,“信息流”和“资金流”,其中“实物和信息”也一定会有几率产生一些差异,而这些差异就是在新零售供应链业务中常见的差异场景,我们需要先识别差异,定义差异,最后才能针对差异给出解决方案。

通过上面的场景分析,可以观察出一个明显的规律,针对数量差异的业务场景,最常见的原因就是:

  1. 发出方少发了,例如通知要发100,但是发出方只发出了90个,同时也通知接收方要接受100个,最后实物只有90,肯定会有差异;
  2. 中间的物流商丢失,例如通知发100,发出方也确实发出了100,接收方也接到信息要到达100个,但是中间的物流商丢失了,所以最后实物也会有差异;
  3. 接收方少收了,例如发出方的通知数量和实际数量都是100,物流运输也是完好的,但是接收方因为处理不当导致了丢失或者清点错误,最后也会导致实收和通知的数量不一致;

三、差异要怎么解决?

当识别差异并定义了差异之后,接下来就要针对差异给出解决方案。

不同的差异方式,会有不同的差异解决方案,而且每一种解决方案都需要考虑到实际业务中的一些约束限制,所以并没有所谓的“标准方案”或者是“规范做法”。

作为初次接触相关业务的产品经理,可以借鉴市面上成熟稳定的解决方案,然后定制相应的、适合自己公司当前业务的解决方案,而不用过分纠结所谓的标准和规范。

这里分享一下高频常见的一些业务场景中,如果产生了差异之后要怎么处理,其中的逻辑仅供参考,大家不一定需要因地制宜,适当裁剪修改出适合自己公司业务的产品方案。

1. 采购场景的差异

零售商总部向供应商下采购订单后,供应商会根据采购订单的要求送货到指定的仓库。因为大多数情况下,双方业务约定不能超量接收,如果发生了超量的部分,则需要额外补采购单收货。所以,此时发生了差异,一般是因为数量差异导致的,而这种差异的原因可能是供应商少发了,供应商发错了,仓库少收了,仓库点错了等。

所以常见的做法是,仓库端发现少收或者错收之后,会再次清点确认,如果还是有问题,那么就会拍照+文字记录,反馈给采购方(零售商总部的采购员),然后由采购方去跟供应商沟通和确认。

由于追责的过程可能比较久,所以仓库一般完成了差异的上报沟通之后,接着就会将实际收到的货物数量录入到系统中,然后回传到零售商总部的ERP系统中。

所以,一般的ERP在采购订单->采购入库单的环节中,往往都会支持多次入库和缺量入库,反正就是按仓库实际回传的数量来作为入库的数据。

2. 采购退货场景的差异

当零售商总部完成了采购之后,会因为货品质量的问题,销售运营的问题,政策法规的问题等发起退供。一般来说,提供之前需要和供应商沟通,退什么商品,要退多少,什么时候退,要怎么个方式退货(供应商自提还是仓库发货)。

当线下沟通确认了之后,就会在零售商总部的ERP中做采购退货单,然后推送采购退货单给仓库,让仓库安排出库。预计出库的数量和仓库实际发出的数量可能也会有差异,可能是仓库端发出的时候就知道了,也可能是要等供应商接收到了货物之后才知道。

如果是仓库端在处理采购退货出库单的时候就发现了差异,那么一般会按仓库实际出库的数量来做作为最终退货的数量,类似于可以“缺量出库”。

如果是供应商最后收到了货物之后发现了差异,那么就需要线下人工协商沟通,看怎么处理这一部分的内容。如果是仓库少退了这部分的内容,那么可以在下次供应商送货的时候把这个少退的商品给到供应商。

采购退货的核心点是要考虑供应商开红冲发票对账,所以供应商按什么数量来开红冲发票,那么对应零售商的采购退货单的数量也是要一样的。如果退货单是退了3个,而供应商实际只收到了2个,那么就要看和供应商协商之后是按2个来开红冲发票,还是按3个开;如果是按2个开,那么还需要手动创建一个“采购退货的差异处理单”和原来的“采购退货单”关联,确保在对账的时候数量一致,金额一致。

3. 配货场景的差异

零售商总部会从DC仓配货给各个门店中,在ERP中,这类单据可能会称之为“配货单”或者“调拨单”,也有称之为“配销单”或者“购销单”,但是对于总部仓库来说本质还是要执行一次出库的作业任务。

对于门店KPOS来说,该单据可能会称之为“门店采购单”或者“配货入库单”等,从实物的角度来说门店需要执行一次收货的作业任务。

总部配货到门店中,如果站在总部的角度,重点关注的是仓库有没有错发漏发;如果站在门店的角度,则关注的是门店有没有少收错收等。

从实物流转的角度来看,想要知道总部仓库有没有错发漏发,门店有没有少收错收,最终应该是以门店收货的情况来判断。门店收货之后,录入门店实收的情况,此时可以知道门店实收和预报的数量是否有差异。

如果产生了差异,可能是门店的责任,可能是物流的责任,也可能是出库仓库的责任,可以通过生成“差异处理单”,然后通过最终的判责来确定处理方式。

总部配货出库单的数据如下所示:

门店的配货入库单的数据如下所示:

差异处理单的数据如下所示:

如果判责是仓库责任,则可能是仓库少发了,此时仓库的实物库存“多4个”,可以采用补发的方式再额外补发4个到门店。

如果判责是门店责任,则意味着这部分损失需要门店来承担,门店实物“少4个”,可以生成盘亏单来达到账实平衡。

如果判责是物流责任,则意味着这部分损失要物流来承担,可以先将这部分的损失挂在总部,由总部去追责后再线下补录相关的货损。

4. 配货退货(门店退货)场景的差异

总部配货到了门店之后,会因为商品质量问题,商品损坏、过季、滞销,政策法规,库存调动等原因发生退货业务,从门店退货到总部仓库,此场景可以称之为配货退货,也可以称之为门店退货。

配货退货的发起方可能是总部,也可能是门店。如果是总部发起,则意味着总部会通过一些计划类、通知类单据给门店指令,告知门店要退什么商品,多少数量,退到哪里;如果是门店发起,则意味着门店可能先线下和总部沟通确认,得到允许之后再从门店创建退货单,将实物退货到总部仓库中。

门店退货给总部,从实物流转的角度来看,是“总部配货给门店”的逆向版本,也就是门店发出货物的时候可能会有差异,仓库收到货物之后也可能会有差异。

由于门店的退货业务量少,数量也少,所以一般来说门店退货可以后置补单,也就是说先清点一共有多少要退货的商品之后再录入单据,这样就可以确保门店退货的商品明细和数量,与系统中录入的明细和数量是一致的,确保门店端不会缺量退货。

然后根据门店端填写的退货数量,再推送相关的退货入库单到仓库中,仓库按退货数量作为预报入库的数量进行接收,此时的场景就类似于采购入库。

如果仓库接收的数量有缺失,那么回传给总部ERP之后,就会自动触发生成“差异处理单”,需要总部进行判责,差异处理单的数据如下所示:

如果判责是门店责任,则可能是门店少发了,此时门店仓的实物库存“多2个”,可以补退2个,或者对门店做一个盘盈入库、其他入库、虚拟入库等都可以。

如果判责是仓库责任,则意味着这部分损失需要仓库来承担,仓库的实物“少2个”,但是仓库又只是加了198个库存,所以仓库端的实物库存和系统数量是相等的,只需要仓库对这2个货物做赔偿即可。

如果判责是物流责任,则意味着这部分损失要物流来承担,可以先将这部分的损失挂在仓库中(虚拟盘盈2个),由总部去追责后再线下补录相关的货损。

5. 仓库和仓库调拨的差异

仓库调拨到仓库,和总部配货到门店有一些些类似,因为从实物的角度来看依然是一个出库,一个入库,而且入库的预报数量应该是按实际出库的数量来确认。

当从A仓库调拨到B仓库的时候,首先对于A仓库来说会有一个调拨出库单,此时预计调拨的数量和仓库实际出库的数量可能会有差异,也就是调出仓会出现错发漏发的情况。

其次,对于B仓库来说会有一个调拨入库单,此时预计入库的数量和A仓库实际调拨出库的数量是一样的。

从实物流转的角度来看,想要知道A仓库有没有错发漏发,B有没有少收错收,最终应该是以B仓库收货的情况来判断,这个是门店的处理逻辑是类似的。当B仓库收货之后,录入实收的情况,此时可以知道B仓库实收和预报的数量是否有差异。

如果产生了差异,可能是调入仓库的责任,可能是物流的责任,也可能是调出库仓库的责任,可以通过生成“差异处理单”,然后通过最终的判责来确定处理方式。

调拨出库单的数据如下所示:

调拨入库单的数据如下所示:

差异处理单的数据如下所示:

如果判责是调出仓责任,则可能是仓库少发了,此时调出仓的实物库存“多2个”,可以采用其他入库的方式再入库2个库存。

如果判责是调入仓责任,则意味着这部分损失需要调入仓来承担,仓库实收数量少了2个,需要生成盘盈单或者其他入库来达到账实平衡,后续在做仓库大盘的时候再由仓库承担这部分的库存损失。

如果判责是物流责任,则意味着这部分损失要物流来承担,可以先将这部分的损失挂在调出仓,由调出仓去追责后再线下补录相关的货损。

金蝶的调拨单说明

6. 门店和门店调拨的差异

门店和门店的调拨,只看实物流的话,基本上和仓库与仓库调拨的逻辑是一样的。一个门店出库,一个门店入库,而且入库的预报数量应该是按实际出库的数量来确认。

当从A门店调拨到B门店的时候,首先对于A门店来说会有一个调拨出库单,由于门店的特殊性,一般来说预计调拨的数量和门店实际出库的数量几乎不会有差异,因为可以后置补单。所以会出现差异的情况一般是B门店接收的时候,对于B门店来说会有一个调拨入库单,此时预计入库的数量和A门店实际调拨出库的数量是一样的。

当B门店收货之后,录入实收的情况,此时可以知道B门店实收和预报的数量是否有差异。如果产生了差异,可能是调入门店的责任,可能是物流的责任,也可能是调出门店的责任,可以通过生成“差异处理单”,然后通过最终的判责来确定处理方式。

调拨出库单的数据如下所示:

调拨入库单的数据如下所示:

差异处理单的数据如下所示:

如果判责是调出门店责任,则可能是A门店少发了,此时调出门店的实物库存“多3个”,可以采用其他入库的方式再入库2个库存,这种情况一般比较少出现,很极端。

如果判责是调入门店责任,则意味着这部分损失需要调入门店来承担,理论上应该门店要多收3个,所以需要生成一个其他入库单来增加库存。

如果判责是物流责任,则意味着这部分损失要物流来承担,可以先将这部分的损失挂在调出门店,由调出门店去追责后再线下补录相关的货损。

四、补充说明

在实际的新零售业务中,会遇到的差异场景要比文中提到的要多得多,而且文中提到的差异的处理方式更多的是站在实物流的角度,但是现实业务中除了要考虑实物流,还需要考虑资金流,即考虑财务核算相关的内容。

例如说门店和门店直接的调拨,有可能是加盟店和直营店之间的调拨,也可能是加盟店和加盟店之间的调拨,这种调拨一般是要触发结算交易的,需要有各种结算类的“虚单”生成。

例如说总部和门店直接的配货和配货退货,总部和直营店的配货是直接走调拨的逻辑,即两者是没有触发结算交易的,总部和加盟店的配货是走购销的逻辑,即配货完成之后就要立刻出发结算交易,所以这个时候在处理差异验收的场景时,要考虑的东西就很多。

基于文章的篇幅以及定位,这部分我都做了舍去,重点关注在实物流和信息流的处理,随着相关的文章越写越多,后续会逐步加上“资金流”方面的内容,敬请期待。

作者:PM维他命
供应链产品经理,公众号:PM维他命

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