SRM项目实战：采购数字化管理规划

相信负责过中大型项目落地的小伙伴应该都有这样的体会，在项目实施前，都需要进行立项汇报，以向BOSS申请项目经费和资源。

今天这篇文章的内容正是在SRM项目中，撰写立项报告时的一些思考，希望可以抛砖引玉，给大家带来一些启发。

一、企业数字化转型

数字化转型是过去几年被很多企业经常提及的词，那么到底什么是数字化？

在百科定义中，数字化是指将传统的信息和数据以数字的形式存储和传输的过程。在这个过程中，通过数字化改变企业原有的经营与管理模式，实现经营管理的改善和提升。

数字化转型通常需要经历三个阶段：信息化-数字化-智能化。信息化旨在实现业务流程进系统，数字化重点实现结构化数据和打通数据孤岛，智能化则基于AI技术实现预测分析和智能决策。

可见，数字化是一个系统性的工程，由无数个数字化创新项目与管理应用组成，企业的数字化转型只有起点，没有终点。

过去几年的数字化转型历程中，企业更多聚焦OA、ERP、精益生产、客户管理等方向，也取得了丰硕的建设成果，但想在这些方向进一步降本增效则愈加困难。

当组织内部寻找有效的生产力提高来源越来越难实现，那么采购数字化将是企业数字化的下一个增长点。

企业通过采购需求管理、战略寻源、采购执行、供应商生命周期管理等采购全过程的数字化管理，实现采购网络化、在线化和协同化，就是采购数字化管理。其直接影响企业供应链整体管理效率的提升与核心竞争力的塑造。

二、采购管理数字化

通常来说，采购数字化转型需要内外齐头并进。

对内，企业需要搭建采购需求管理中心，并集成内部ERP、WMS等各类业务系统，打通信息数据，促进部门与部门之间、系统与系统之前的协作。

对外，企业需要改变采购人员和供应商的互动方式，提供合规统一的在线互联协作平台，保证采购流程透明可控，提高采购与供应商的业务协同效率。

采购管理数字化需要企业从上至下的意志，彰显的是决策者的管理意志，需要高级决策者与管理者的全面驱动与战略引领。同时需要全局统筹规划，有序分布实施。

2.1 采购管理的不同阶段

流程化：20世纪60年代~90年代。原先全部通过纸笔书写、车马传递的采购流程开始使用现代化工具提效，企业采购人员通过线下、邮件、传真、电话等和供应商进行沟通，并逐渐有一套流程来管理采购过程中的材料。

信息化：20世纪90年代~21世纪10年代。采购管理流程从线下向线上转移。采购信息转化开始，企业通过ERP系统或传统SRM系统实现内部采购管理。安排多个业务员通过邮件、微信等方式和供应商进行沟通，并将过程数据通过Excel统计录入到系统。

数字化：20世纪10年代以后。采购管理的流程从企业内部延伸到外部，企业与供应商开始进行高效透明的在线业务协同，并在采购内外管理的过程中积累大量数据资产，企业通过数据分析、预测模型等挖掘采购数据价值，实现数据决策。这是当前采购数字化管理的主流发展趋势。

2.2 传统采购管理的挑战

一个出色的供应链组织，应当具备为企业「提升产品质量」「降低管理成本」「赢得更多优势」的理念与能力，然而传统采购管理仍停留在原始的ERP时代，常表现出「工作量大」「效率低」「响应慢」「质疑声音大」「绩效难考核」「难有精力思考未来采购战略」的现状。

这种现状导致采购管理与日常管理需求愈加失衡，主要体现在以下方面：

供应商管理：

①信息维护量大，更新不及时，信息共享差，数据易丢失；

②证件资质信息无法快速查询及过期预警；

③绩效指标数据来源多，只能依赖人工统计且得出的结论缺乏明细数据支撑，容易被其他部门和供应商挑战。

寻源管理：

①寻源策略单一，缺乏统一规范的寻源流程；

②寻源渠道单一，缺乏价格库作为定标的判断依据。

合同管理：

①合同模板不统一，存在法律风险；

②合同审批速度慢，需要与供应商来回确认，效率低下。

订单跟踪：

①交期确认和订单跟踪处于传统电话/邮件操作，协同效率低下；

②供应商送货单据各式各样，增加管理难度。

付款跟踪：

①线下对账，准确率和效率低下，容易出现退票问题；

②采购过程缺少明细勾稽关系，难易追溯明细，账期缺乏预警。

2.3 采购管理的改善需求

基于传统采购管理的现状和挑战，可以归纳出以下改善需求：

敏捷的采购响应：

①实现规范和严格的供应商准入、物料认证流程，提醒供应商及时更新危化品生产经营许可证等资质证书。

②对稳定供应商进行定点询价，自动匹配供应商，通过平台快速响应，提高效率，减少采购谈判周期。

规范的作业指导：

①在订单交互、收货发货、对账付款等环境实现自动化单据处理及供需双方信息共享，自动减少业务人员工作量。

②统一送货单样式，标注危化品运输注意事项，并提供司机导航，场内引导图，减少错误运输，降低导致事故发生的可能性。

合理的成本控制：对频繁波动的市场行情进行数据抓取分析，给采购做囤货、压降、决策时提供即时有效的数据参考。

稳定的物资保障：通过数字化采购平台定期的信息手机，对接风控平台，监控供应商经营风险和供货风险。

2.4 数字化采购管理的价值

数字化采购的根本目的是「合规管理」与「降本增效」，具体可体现在以下几个方面：

过程管控：①将管理要求融汇到执行过程中，将过程管理更符合企业要求；②将原本靠人整理跟催的工作，由平台来替代，降低日常辅助工作量；③利用平台执行过程中的提醒功能，减少执行结果的偏差。

效率提升：

①实现数据共享，缩短与供应商的沟通时间，提升供应协同执行效率；

②减少采购执行过程中的数据整理、汇总、录入等工作，减少日常辅助事务的工作量；

③实时数据的汇总与采集，提供采购数据时效性，提升采购决策能力；

④实时跟催交付计划，跟踪交付状况，减少错误，从而降低运营成本；

⑤对供应商进行绩效和质量管控，保障采购供应的能力；

⑥对采购人员执行评估，提高采购人员的执行效率。

生态协同：

①无论是供应商准入的填报还是采购执行的数据，都可以与供应商协同处理；

②将需求计划、采购订单、质量状况等信息通过平台快速与供应商分享；

③信息传递与实际业务流程贯通，减少人工传统沟通方式，降低沟通成本；

④业务执行通过平台协同处理，加快业务响应速度，减少执行成本，提高执行效率

以上内容是在SRM项目推进过程中围绕「项目背景」「业务现状」「管理要求」「项目目标」几点的思考记录，下篇文章将分享一下关于项目实施策略的内容。

本文作者@俗人日志 。

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