答应我：以后把那些 100 页的 PPT 丢进回收站，好吗？

2016-12-15 12:36:00

我要造福写PPT的和听PPT的人。

今天先讲个小故事。我做广告的时候看过一本书，叫《Perfect Pitch》，一本教你分析、洞察以及Presetation的好书，作者叫Jon Steel，是个行业大牛，比现在很多的“吹逼”要有料的多。他在书的开头写了段故事，我拿来分享，作为本篇文章的开头。这书没有中文版的，所以只能现在翻译。

这是乔布斯的一个故事。当年乔布斯被逐出之后又被召回苹果，百废待兴。首要任务就是要重新建立苹果公司的品牌形象，重新获得消费者的信心。因此苹果发起了一项广告竞标，邀请了当时美国著名的广告公司前来投标。那时Jon和他的合伙人一起来到苹果公司听需求简报，招待他们的是市场营销部门的两名主管。双方在会议室落座之后，那两名主管打开PPT和投影仪，开始详细介绍了苹果公司的发展历史，目前的产品，市场竞争情况等等。不知不觉时间过去了2个小时，大家听得都很疲惫，Jon回忆说“那个时候我只希望面前有一杯咖啡，其他的我什么都不想要也不想听，我不知道这两个人还要讲多久，但无疑我一个字都没听进去。”
待到这两个主管讲完，时间过去了3个小时。然后乔布斯风风火火地进来了，他的第一句话是：”刚才那两个人讲的东西你们可以当耳边风。”（哎呀乔老爷你那时就这么屌了啊！—这句话不是原文）。
接着，乔布斯找来一只黑色水笔，在一块黑板上画了13-14个方框，各自代表目前苹果的业务部门，然后把它们一个个打上叉，代表过去乔布斯把它们一个个关闭。最后只留下来两个方框，一个叫G4，一个叫iMAC。然后乔布斯面向Jon和他的合伙人，说：“这是我已经做过的事情，那么现在我需要你们做的事情是什么呢？是感谢。感谢那些从始至终一直和支持和信任苹果的消费者们。我们是一个打破旧习的公司，而这些人就像我们公司一样，他们喜欢变得与众不同，我觉得我们需要找到这些人，然后告诉他们，我们和你们一样，谢谢你们一如既往地支持我们。”
乔布斯用5分钟解释了自己的公司战略，然后用60秒阐述了这次广告竞标的目的：对于支持自己的消费者，进行一次公开的感谢，重新提升消费者对苹果的信心。
再然后，你们就看到了那部被奉为经典的苹果广告：Think Different.

故事到这里告一段落。接下来跳tone比较大，那么我今天要讲的主题就是：

以后做PPT不要动不动就上百页了好吗！

自从PPT这玩意儿被发明出来以后，大小公司全部用它来做方案，做汇报，做研究，连现在出轨找小三道歉都能用PPT。但我实在是搞不懂，为什么现在工作中动不动一个PPT就七八十页上百页，写的人累的要死，看的人也累的要死，你们真的需要这样以爱的名义相爱相杀、彼此折磨吗？

通常而言，PPT分为两个大类：

用来看的
用来听的

第一类PPT：用来看的

在战略咨询公司用的较多。这种PPT相当于《故事会》，你全看完基本上要花1-2个小时，因为里面会有大量的信息、数据以及结论，价值连城，一份没个一两百页都不好意思出去打招呼。这一份PPT市价基本上都是100万人民币起跳（所以你看咨询公司多赚钱啊！），它们一般长这样：

但是噢，今天我们不讲这一类，因为大多数人一辈子都不会去写这种。

第二类PPT：用来听的

在除了咨询公司之外的所有公司都会用的很多，这种PPT一般用来做需求简报，做工作汇报，做方案呈现，做计划排期，做案例研究，做信息分享等等，目的是给上级请求批准，给下级下达指令。换句话说，这种PPT才是你们的日常啊！

然而让我非常迷惑不解的是，很多人做这种PPT做的篇幅和第一种一样，我很想说“你们老板付你们这么多钱了吗？”

当你做给人听的PPT时，有两条原则：

原则一：一个正常人，除非他喝了3罐红牛，否则他能够专注听PPT的时间不超过30分钟。
原则二：一个正常人，在听你讲PPT的时候，更多关注的是“你”，而不是PPT。

这两条原则用大白话来讲就是：以后写这种给人听的PPT的时候，考虑一下听众的感受啊！

当一个正常观众最多只能注意你30分钟的时候，你的PPT撑死不要超过40页好吗？你想想，扣除掉开头Say hello和结尾Say thank you，一页起码讲一分钟吧。而更多情况，20页以内足矣。当你和大领导，什么VP，什么大区总监，什么CEO汇报工作的时候，10页以内不能再多了，因为他们都很忙，没空听你哔哔哔，所以请把核心重点列出来，其他的废话全部删掉。

这时有同学问了，那怎样写这种精炼的PPT呢？

方法很简单：列提纲。按照这样一个逻辑顺序来理清你的思路：

我们的目的是什么？（这是最重要的，把这个想清楚，下面就轻松很多）
现在遇到的挑战是什么？
我们做了哪些事情？哪些是有效的，哪些是无效的？为什么？
接下来需要解决的问题有哪些？
我们怎样解决这些问题？
解决这些问题的过程中会有哪些困难需要克服？
我们怎么克服，需要哪些资源配合？
我们的时间计划安排是怎样的？
还有什么其他需要注意的重要信息？
去写吧~

列提纲真的是一个非常好的习惯，在你动手写PPT之前，先把整个PPT的逻辑和重点信息罗列出来，搭好骨架以后再去把各个板块填写完整，这样能够大幅提升你的工作效率。我一般写PPT都会先用WORD写一个提纲，然后按照上面的项目一个个去对应找资料和编写。这就像你盖楼房一样，先有蓝图搭地基，然后再一层层往上盖，从始至终你的主线都是清晰的。

案例 1

假如你现在要做一份市场传播方案的PPT，你的提纲可以是这样的：

这是通用的这类方案的提纲模版，具体还需要根据实际情况进行调整：比如有的板块不需要着重讲，有的板块需要重点阐述，有的几个板块可以合并在一页等等，这都要根据方案的目的来调整。按照这个思路把正确的信息放在正确的地方，这就避免了你做很多无用功，比如那些听众不想听而你写起来也很费力的东西。这样原本100页的PPT你发现其实只用二三十页写完，因为很多信息可以并列在一起，很多信息是和主题无关的，很多信息是重复的，很多信息是可以精简的，甚至很多信息都可以放在最后的参考里，不用展示出来。

案例 2

那如果是做给领导汇报工作的PPT又是怎样的提纲呢？可以参考下面这个提纲：

关于工作汇报的PPT我稍微多说几句。老板们，特别是很高级的老板们，他们不喜欢看废话，他们喜欢看数据！！！所以把你工作中那样亮眼的，拿得出手的数据，统统加大加粗。然后多余的话，五句变三句，三句变一句。时刻记住你的听众时间很宝贵他们分分钟几个亿上下啊！

对于原则二，记住当你在给听众做presentation的时候，PPT只是你的辅助道具，重点是你这个人。如果你只会照着PPT上的字念的话，那么无疑你的presentation是彻底失败的。因为大家会觉得“我自己看这PPT就好了啊，干嘛听你讲。”

最后

会做presentation的人都会脑补自己在演戏。没错，presentation就是演戏。你要在现场，通过你的语言，肢体动作，语调和PPT充分调动起现场观众的兴趣，让他们跟随你的节奏在接下来集中精力的30分钟内完整地传递出你的观点。这个需要通过平时大量的训练。多培养自己的口才和临场应变能力，多去看演讲达人的现场或者视频（强烈推荐历届乔布斯主持的苹果产品发布会），这是一个日积月累的过程。

以下是我的一点小经验，供大家参考：

（1）首先确定presentation的时间长度，然后规划你的PPT篇幅

通常不会超过半个小时，你摊开来算一分钟讲一页，那么30页左右最合适。如果有些地方需要着重讲的，那酌情删减其他重要度不高的页。

（2）每一页PPT，都写一段台词

我的习惯是，将每一次Presentation当作舞台剧，开场白，过渡句，转折等等这些承上启下的关键点全部标注在PPT的对应页码上。每一页的台词不超过5句。当你把台词写完之后，自己照着念一遍然后对时间，将时间控制在观众有效收听的范围内。

（3）准备几个习惯性的演讲动作

比如讲到重点，讲到转折，讲到即将结束，给自己配几个标志性的动作：比如摊开双手，比如伸出手指指向重点等。推荐大家去看乔布斯的各种演讲或者TED演讲，里面有很多值得学习的动作细节。