产品知识体系梳理(五)、流程图

产品经理

先来给大家普及流程图图形介绍:

产品经理

什么是流程图?

流程图是流经一个系统的信息流、观点流或部件流的图形代表。在企业中,流程图主要用来说明某一过程。这种过程既可以是生产线上的工艺流程,也可以是完成一项任务必需的管理过程。

例如,一张流程图能够成为解释某个零件的制造工序,甚至组织决策制定程序的方式之一。这些过程的各个阶段均用图形块表示,不同图形块之间以箭头相连,代表它们在系统内的流动方向。下一步何去何从,要取决于上一步的结果,典型做法是用“是”或“否”的逻辑分支加以判断。

流程图是揭示和掌握封闭系统运动状况的有效方式。作为诊断工具,它能够辅助决策制定,让管理者清楚地知道,问题可能出在什么地方,从而确定出可供选择的行动方案。

绘制流程图的步骤为便于识别,绘制流程图的习惯做法是:

  1. 事实描述用椭圆形表示;
  2. 行动方案用矩形表示;
  3. 问题用菱形表示;
  4. 箭头代表流动方向。

使用流程图需要考虑的问题:

过程中是否存在某些环节,删掉它们后能够降低成本或减少时间?

还有其他更有效的方式构造该流程吗?

整个过程是否因为过时而需要重新设计?

应当将其完全废弃吗?

流程图6大要素:

参与者:谁在这个流程中?可以是系统,可以是个打印机,更多的指什么角色——一般是有某种工种的人。比如客服同时有小A和小B两人,但是若他们的工作性质完全一样,那么在流程图里只需要写一个客服角色就可以了。

活动:做了什么事,比如点餐,结帐等活动。

次序:这些事情发生的前后顺序如何,哪个任务是其他任务的前置条件?比如客人不结帐,就不会产生送他优惠卡的活动。

输入:每项活动开始取决于什么样的输入物或数据,比如做饭的师傅开始做菜时,需要拿到具体的点菜单。

输出:每项活动结束后,会输入什么样的文档或数据传递给下一方,比如师傅做好菜后,如何让负责传菜的人知道菜已经做好?

标准化:采用一套标准化的符号用以传递你的流程图,从而使受众更快明白。

关于流程图的标准化,并不是强制的,事实上,我们见过很多种类的流程图,只要能够传递明白任务和次序其实已经归类于流程图了。

为什么需要流程图?

因为分析流程图时,可以引入更多角色,能够分析出目前业务流程的问题:缺失、重复、风险、效率等等,从而探索出更深层次的问题,制定相应的优化方案。

如何绘制业务流程图?

1. 调研

调研过程需要解决的是who,what,why,how,以及where的问题:谁,在什么情况下,做了什么事情,这个事情需要什么前置条件,又输出了什么,这个事情在哪里完成的?搞明白这几个问题,我们的调研就可以圆满完成了。

2. 梳理与呈现

  1. 角色:部门、岗位或人
  2. 活动:做了什么事情
  3. 次序:做这些事情的次序如何
  4. 规则:什么情况下到什么事情

3. 评审与确认——验证你的流程是否可以正确流通。

4. 归档维护——流程不断变更,业务流程图如何快速响应?

流程图的注意事项:

1. 让涉众参与,不要闭门造车

2. 恰当的层次分解,不要将所有都铺到一张图上

3. 逐渐深入,先抓枝干

4. 流程一定有开始和结束

5. 流程一定要写编号

另外,流程图都需要注意一个细节问题:每个节点都是动词,表示流程的下一步该做什么?所以凡是用名称的朋友,记得改改这个 错误行为了。

关键字:产品经理, 流程图, 流程, 梳理

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