产品笔记：项目复盘，一文学会，附7种常用方法论

诺儿笔记本 2024-01-02 22:45:25

一、什么是复盘、和总结有什么区别

项目复盘是指在项目结束后，对整个项目过程进行总结和反思的一种方法，主要用于发现问题、总结经验、改进管理，提高项目管理质量。

在复盘中，项目团队成员可以对项目目标、里程碑、问题和解决方案等进行全面的评估，以便更好地应对类似项目的挑战。

值得注意的是，复盘和总结都是对过去的事情进行回顾和总结，但是存在一定的区别。

复盘是一种更为系统性的回顾和总结方法，主要用于评估过去事件、项目或决策的成功与失败，并从中提取教训和经验教训。它涉及对过去的行动、决策和结果进行深入的分析，以便在未来做出更好的决策和采取更有效的行动。复盘不仅关注过去发生的事件和结果，还关注导致这些事件和结果的深层次原因和因素，以及它们之间的相互关系。

总结则是对某一阶段的工作或某项工作的完成情况进行回顾和评价，重点在于总结经验和成绩，发现问题和不足之处，并提出改进措施和建议。总结的目的在于为今后的工作提供参考和借鉴，帮助组织或个人更好地开展工作。

总的来说，复盘更加系统化和深入，更注重对过去事件、决策和结果的全面分析和评估，而总结则更注重对工作完成情况的概括和总结，更关注经验和问题的总结。

二、为什么要复盘

复盘是我们日常工作中最常见的，那么，我们为什么要复盘呢？

总结经验教训：通过复盘，可以对过去的行动、决策和结果进行深入的分析，了解成功和失败的原因和因素，从而提取出有价值的经验和教训，为未来的决策和行动提供参考和借鉴。
发现潜在问题：复盘可以帮助发现过去存在的问题和不足之处，从而及时进行改进和优化，避免同样的问题再次发生。
提高个人和团队能力：通过复盘，可以深入了解自己的工作方法和思路，发现自己的不足之处，从而提高个人能力。同时，也可以了解团队中其他成员的工作方法和思路，相互学习和交流，从而提高团队的整体能力。
促进组织发展：通过对组织内部的各项工作和项目进行复盘，可以全面了解组织在各个方面的表现和发展情况，发现组织的优势和不足之处，从而制定针对性的改进措施，促进组织的发展。
提高决策质量：通过复盘，可以对过去的决策进行全面的分析和评估，了解决策的成功和失败之处，从而提取出有价值的经验和教训，提高未来的决策质量。

三、复盘的原则

1. 在设定目标时，应遵循SMART原则

SMART是一个目标设定工具，可以帮助个人或团队制定具体、可衡量、可达成、相关和有时限的目标。

Specific（具体）：目标必须是明确和具体的，能够清楚地描述想要实现什么。
Measurable（可衡量）：目标应该是可以衡量的，有明确的指标或标准来评估进度和完成情况。
Achievable（可达成）：目标应该是可实现的，考虑到资源和时间限制，避免不切实际的期望。
Relevant（相关）：目标应该与个人或团队的整体目标、价值观和优先事项相关联。
Time-bound（有时限）：目标应该有一个明确的截止日期或时间框架，以保持关注和紧迫感。

通过遵循SMART原则，个人或团队可以更好地聚焦和明确目标，从而提高实现目标的概率。在制定目标时，可以使用SMART原则进行自我检查，确保目标符合这五个标准。

2. 行动过程多记录

详细的记录全过程，有利于后期进行总结

3. 事后及时复盘

完成阶段目标后要及时复盘，毕竟时间久了记忆会模糊

4、客观复盘

复盘的时候需要不断问自己为什么，深入挖掘问题的原因，探究问题的本质，切忌停留在问题的表面，做无效的复盘

四、复盘的误区

复盘不等于总结：复盘是一种更深入、更全面的总结方法，不仅仅关注结果，还要探究原因和过程。
分析过于笼统，流于形式
过于强调客观原因：在复盘过程中，不要过分强调客观原因，而是要深入分析自己的优势和不足，找出问题的关键所在。
忽视失误的方面：在复盘过程中，不要回避失误的方面，而是要正视问题，并采取措施进行改进。
没有记录：复盘需要基于记录进行，如果没有记录，很难分析问题和总结经验。
追求表面上的完美：在复盘过程中，不要追求表面上的完美，而是要注重实际效果和改进空间。
缺乏自我反思：在复盘过程中，要勇于自我反思，找到自己的不足之处，并采取措施进行改进。
过于依赖他人：在复盘过程中，不要过于依赖他人，而是要独立思考和分析问题。
复盘的频率过高或过低：复盘的频率要适当，过高或过低都可能影响效果。
缺乏有效沟通：在复盘过程中，要进行有效的沟通，以便更好地了解问题和改进工作。

五、复盘的步骤

做好复盘，一般遵循以下几个步骤：

1. 明确复盘的目的和范围

在开始复盘之前，需要明确复盘的目的和范围，例如是对整个项目进行复盘还是对某个具体问题进行复盘。同时，需要确定复盘的具体对象和参与人员，以确保复盘的针对性和有效性。

2. 收集数据和信息

在进行复盘之前，需要收集与复盘对象相关的数据和信息，包括项目计划、执行过程、结果、问题、解决方案等。这些数据和信息可以通过文档、会议记录、访谈等方式获取。以下是一些建议，帮助你有效地收集数据和信息：

查看项目文档：包括项目计划书、会议纪要、进度报告、风险评估报告等。这些文档记录了项目在不同阶段的情况，是复盘的重要参考。
与项目成员沟通：通过访谈或问卷调查，与项目成员进行深入沟通，了解他们在项目执行过程中的体验和感受，以及他们认为的成功或失败的原因。
查阅相关邮件和信息：如果项目涉及的沟通主要通过邮件或其他通讯工具进行，那么这些邮件和信息也是重要的数据来源。
使用项目管理工具：很多项目管理工具如Trello、Asana等都会记录任务的完成情况、成员的反馈等，这些都是复盘中需要参考的数据。
收集客户反馈：如果项目涉及客户，那么客户的反馈也是重要的数据。可以通过调查问卷、访谈或在线评价等方式收集客户的意见和建议。
记录关键事件：在项目执行过程中，可能会遇到一些关键事件，如重大决策、突发事件等。在复盘时，需要详细了解这些事件的情况，包括事件的起因、经过和结果。
分析项目数据：例如项目的进度、成本、质量等方面的数据，可以通过图表或表格等形式进行展示和分析，以便更好地了解项目的整体情况。

在收集数据和信息时，需要注意以下几点：

全面性：尽量收集与项目相关的所有数据和信息，确保数据的全面性和完整性。
准确性：确保数据的真实性和准确性，避免因信息不准确而导致复盘结果的偏差。
及时性：尽量在项目结束后尽快开始收集数据和信息，避免时间过长导致数据丢失或遗忘。
保密性：如果涉及敏感信息或机密，需要注意保密性，确保数据的安全和合规性。

3. 梳理流程和关键问题

在收集完信息和材料后，对整个事件、项目或任务进行梳理和总结，明确其中的流程和关键问题，以及所涉及的各项资源和影响因素。在项目复盘中，采用以下几种方式来梳理流程和关键问题

信息排序

收集所有的材料和信息，包括项目文档、反馈调查、专家意见、会议记录和经验总结等。然后对这些信息进行分类整理，将相关的内容归类成一组，以便更好地理解项目复盘的主题。

发现关键问题

在整理出项目复盘的目的后，重点关注关键问题，并进一步梳理项目的流程。通过收集反馈、讨论和经验总结等信息，从中找出关键问题，包括项目过程、成果质量、沟通协作、风险管理等方面的问题，从而更好地发掘项目中存在的挑战和风险。

形成思维导图

为了更好地梳理流程和关键问题，通常会使用思维导图工具。这样可以更清晰地展现项目的整体框架和思路，同时也可以方便地加入各种信息和分析结果。在思维导图中，将每个问题和步骤都列出来，并进一步细化每个步骤所需要的具体措施和改进方案

4. 分析数据和信息

在收集到数据和信息之后，需要对它们进行深入的分析，了解项目或决策的成功与失败之处，以及导致这些结果的因素和原因。分析时需要采用多种方法和工具，如SWOT分析、PEST分析等，以便全面了解项目或决策的优势、劣势、机会和威胁。以下列举几种常用的分析方法

对比分析：将实际数据与预期目标进行对比，找出其中的差异。这有助于了解哪些地方做得好，哪些地方存在不足，以及需要改进的地方。
趋势分析：如果项目有连续性，可以通过比较前几期的数据来观察趋势。这可以帮助判断项目的发展方向，预测未来的趋势，并制定相应的策略。
细分分析：将数据按照不同的维度进行拆分，例如按照时间、区域、客户类型等。这有助于更深入地了解数据的构成，找到可能被忽视的问题。
关联分析：尝试找出数据之间的关联关系，例如哪些因素与项目成果有显著关联。这可以帮助发现潜在的问题和机会，为决策提供依据。
异常分析：关注那些与平均值或正常范围偏离较大的数据点。这些异常可能隐藏着重要的信息，需要进一步调查。
5W2H：通过询问七个问题【What（是什么）、Why（为什么）、Who（谁）、When（什么时候）、When（什么时候）、How（怎么做）、How much（多少）】来帮助我们更全面地理解和分析问题
利用数据可视化工具：使用图表、曲线、矩阵等工具将数据可视化，这有助于更直观地理解数据，更容易发现其中的模式和趋势。
信息筛选与核实：在分析数据和信息时，要注意筛选和核实信息的真实性和准确性。避免受到错误或虚假信息的误导。
综合多种分析方法：单一的分析方法可能无法得出全面的结论，因此需要结合多种方法进行综合分析。这样能更全面地了解项目的实际情况。

5. 总结经验和教训

在分析数据和信息的基础上，需要对项目或决策的成功与失败之处进行总结，提炼出有价值的经验和教训。总结时需要结合实际情况，具体问题具体分析，避免总结过于笼统或过于细节。

6. 制定改进措施

根据总结的经验和教训，需要制定相应的改进措施和建议，以优化未来的决策和行动。改进措施需要具有可操作性和可执行性，能够真正解决问题和提高工作质量。

7. 沟通和反馈

在复盘结束后，需要与相关人员进行沟通和反馈，将复盘结果和建议传达给他们。同时，也需要听取他们的意见和建议，以促进相互学习和共同进步。

六、复盘常用的方法

实际上，在日常复盘时，有很多方法论，以下将对常用的方法论展开说明，在实际应用中，可根据项目的具体需求和团队的特点选择适合的方法论进行复盘，并根据实际情况进行适当的调整和补充，以提高复盘的效果和价值。

产品笔记：项目复盘，一文学会，附7种常用方法论

1. KISS复盘法

KISS复盘法是一种简洁有效的项目复盘方法，由四个英文单词组成：Keep（保持）、Improve（改进）、Start（开始）、Stop（停止）。

产品笔记：项目复盘，一文学会，附7种常用方法论

需要保持的（Keep）：活动中做的好的，以后继续保持。
需要改进的（Improve）：活动中准备不充分的，后续改进。
需要开始的（Start）：哪些想法这次没有做的，以后可以开始实行的。
需要停止的（Stop）：对活动不利的，需要停止的

举例：某个人在完成一个学习计划后，采用KISS复盘法进行了反思。

在“Keep”部分，他认为坚持每天学习的习惯和高效的学习方法是值得保持的；
在“Improve”部分，他计划改进自己的时间管理能力，更合理地安排学习和休息时间；
在“Start”部分，他提出应该开始培养自己的批判性思维能力，提升学习深度；
在“Stop”部分，他决定停止那些浪费时间的娱乐活动，专注于个人成长。

2. PDCA循环法

PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及，所以又称戴明环。

全面质量管理的思想基础和方法依据就是PDCA循环，在质量管理活动中，PDCA循环法要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决。这一工作方法是质量管理的基本方法，也是企业管理各项工作的一般规律。

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PDCA由四个主要阶段组成：

Plan（计划）：这个阶段涉及确定目标、识别问题并制定行动计划。它涉及到对当前状况的理解，以及如何达到期望的结果。
Do（执行）：在计划之后，这个阶段涉及实施计划。这包括分配资源、设定里程碑和执行策略。
Check（检查）：在这个阶段，组织会评估执行的效果，并比较实际结果与预期结果。这涉及到收集数据、监控进度并评估结果。
Act（处理）：最后，这个阶段涉及基于检查结果的决策。这可能包括对成功的策略进行标准化，对不成功的策略进行调整，或者将未解决的问题移到下一个PDCA循环。

举例：某人可以使用PDCA循环来改善自己的饮食习惯

Plan（计划）：确定目标，分析问题，制定饮食计划
Do（执行）：按照计划进行饮食控制
Check（检查）：评估饮食习惯进度和结果
Act（处理）：跟进评估结果调整饮食目标和计划

3. GRAI复盘法

GRAI复盘法是一个围绕目标，注重结果和目标之间的偏差，从中分析原因并总结规律的复盘方法。具体来说，可以按照这个顺序来展开

产品笔记：项目复盘，一文学会，附7种常用方法论

Goal（回顾目标）：回顾当初的目标或期望是什么？
Result（评估结果）：对照原来的目标，看完成情况如何？有哪些亮点和不足？
Analysis（分析原因）：分析事情成功或失败的关键原因，包括主观和客观两方面。
Insight（总结规律）：得失体会，经验是否可复用，总结规律，比如需要实施哪些新举措，需要继续哪些措施等。

举例：假设某公司在组织一次线下营销活动时，使用了GRAI法进行复盘

Goal（回顾目标）：回顾当初的目标，他们设定了提高品牌知名度和吸引潜在客户的两个目标。
Result（评估结果）：对照原来的目标，他们成功地吸引了大量潜在客户，但品牌知名度提高不明显。
Analysis（分析原因）：他们分析了成功和失败的关键原因。成功吸引潜在客户的原因包括活动主题与目标客户群匹配、参与者在活动中获得有价值的信息、活动流程顺畅等。而品牌知名度提高不明显的原因可能是宣传力度不够、活动内容与品牌形象不符等。
Insight（总结规律）：根据分析，他们得出了一些得失体会，比如在未来的活动中需要加大宣传力度、确保活动内容与品牌形象一致等。同时，他们也总结了一些经验，比如要明确目标、制定合理的计划、注重细节等。

4. 年月周日复盘法

年月周日复盘法，就是每年、每月、每周、每日都定期复盘，适合用于个人复盘，总结自己的问题和成长。

日复盘每晚10点前完成当日复盘及次日计划，当日复盘时问自己以下几个问题：

今天都做了什么?
所做的事情分别有什么产出?分别花了多少时间?
哪些是应该做的?哪些是不应该做的?
遇到什么问题?是什么原因造成的? 有哪些值得关注的关键点？
应该做的事情还有更好的方式吗?
在时间花费上，还有哪些方面需要改进?
今天的小确幸，今天发生什么好事让我快乐/愉悦/感激?
今天想明白的一个道理/启发。

周复盘每周日晚10点前完成本周复盘及下周计划，本周复盘时问自己以下几个问题：

本周做了哪些事情
本周计划是否达成，为什么达成/未达成？
那些事应该继续做，哪些事应该停止做，哪些事应该开始做？

月复盘每月最后一天晚10点前完成本月复盘和次月计划，本月复盘时问自己以下几个问题：

本月目标是否合理，是否完成？
本月为了达到目标我做出了哪些行动，具体的执行过程是什么样的？
本月各个目标的完成时间和完成结果如何？
本月目标完成/未完成的原因是什么？
本月我取得了哪些进步与成就？
哪些事应该继续做，哪些事应该停止做，哪些事应该开始做？

年复盘每年最后一天晚10点前完成年度复盘和新年计划，年度复盘时问自己以下几个问题：

用一个词/句子总结自己的过去的一年。
复盘过去一年任务完成情况及进展。
回顾过去一年自己取得的成就。
写下过去一年自己的遗憾，为什么会产生这些遗憾？
回顾过去一年的目标完成情况，分析这些目标完成/未完成的原因是什么？
给新的一年一句话作为建议，并制定新的年度目标和计划。

产品笔记：项目复盘，一文学会，附7种常用方法论

5. KPT复盘法

KPT复盘法，与其说是一个方法，不如说是一个原则。它的用法就是，在复盘的时候，问自己三个问题

Keep（保持）：在项目或任务中哪些方面是成功的，有哪些好的方法、好的习惯或好的工具值得继续保持。
Problem（问题）：回顾在项目或任务中遇到的问题，包括客观问题和主观问题。
Try（尝试）：针对问题的解决方案进行尝试和改进的过程。

同时你会发现，单纯把这些东西记下来，其实意义不大。你要真的落到实处才有用

Try的部分，就可以跟“行动卡片”结合起来，用行动卡片把“尝试”落实、具体化；
Problem的部分，就可以通过主题汇总和模板，整理成一张核对清单。下一次行动时，对着打钩，可以帮助自己减少思考成本；
Keep的部分，可以考虑归纳出方法论，无论是指导自己的实践还是传授给别人，都非常有用……诸如此类。让信息流动起来，让它们为你所用。一切我所经历的，必将使我更强大。

6. 3R复盘法

3R复盘法是一种在项目完成后进行反思和总结的方法，该方法关注于记录、反思和提炼3个步骤。

产品笔记：项目复盘，一文学会，附7种常用方法论

Record（记录）：在执行过程中，主动记录每个步骤的进展情况，以便后续回顾和反思。
Review（反思）：在项目或任务完成后，我们需要对整个过程进行反思，深入思考每个步骤的合理性、问题点和可以改进的地方。
Revise（提炼）：基于反思的结果，我们需要提炼出有用的经验、方法或教训，并尝试将其转化为实际行动。

举例：假设某公司在完成一个市场营销活动后，使用3R复盘法进行总结

Record（记录）：在执行市场营销活动的过程中，公司记录了每个步骤的进展情况，包括投放渠道、宣传内容、推广时间、预算等。这些记录为后续的反思和提炼提供了依据和参考。
Review（反思）：在活动结束后，公司对整个市场营销活动进行了反思。他们分析了活动的成功和失败之处，深入思考了每个步骤的合理性。例如，他们发现某个投放渠道的转化率较高，而某个宣传内容的吸引力较弱。通过反思，他们找出了潜在的问题和改进点。
Revise（提炼）：基于反思的结果，公司提炼出了一些有用的经验和方法。例如，他们发现某个投放渠道的转化率较高，因此决定在未来的活动中加大对该渠道的投入。同时，他们也发现某个宣传内容的吸引力较弱，因此决定在未来尝试使用更具吸引力的内容。通过将这些经验和方法转化为实际行动，公司可以进一步提高市场营销活动的效率和效果。