OA（数字化办公系统）是如何运作的——法务管理功能拆解！
这是OA系统功能拆解系列的第四篇，总计需要拆解7大功能：
- 办公用品管理：对办公用品的采购、入库、领用、归还等环节进行全面管控
- 固定资产盘点：实现对固定资产的登记、盘点、折旧计算等功能
- 车辆管理：包括车辆的基本信息登记、维修申请、用车申请、保养申请、保险申请等
- 法务管理：处理企业的合同审批、法律事务咨询、纠纷处理等工作
- 会议管理：负责会议的安排、通知、记录等工作
- 访客管理：对访客的预约、登记、接待等进行管理
- 应收应付：管理企业与客户、供应商之间的账款往来，包括发票管理、收款申请、付款申请等
之前的三篇内容我们详细拆解了【办公用品管理】和【固定资产盘点】、【车辆管理】功能，详见：
- 数字化办公OA系统是如何运作的——办公物品领用功能拆解！
- OA（数字化办公系统）是如何运作的——固定资产盘点功能拆解！
- OA（数字化办公系统）是如何运作的——车辆管理功能拆解！
这篇我们拆解【法务管理】这个功能模块、业务流程和逻辑
注：下方所用示例工具>>简道云法务管理系统（可自定义修改）
法务管理，简而言之，是对企业涉及的法律事务进行全面、系统的管理和监督。它包含以下详细的业务模块：
- 合同管理：对企业合同的起草、审查、签订、履行、变更和终止等进行全过程管理。
- 合规管理：确保企业的经营活动符合法律法规、行业规范和企业内部规章制度的要求。
- 纠纷案件管理：包括协商、调解、仲裁和诉讼等，最大限度地维护企业的合法权益。
- 知识产权管理：包括专利、商标、著作权等的申请、注册、维护和侵权防范。
01 法务管理的业务流程
法务管理的整体流程是比较简单的，主要就是合同审批和用印审批两大模块，大致的流程图如下：
要更细化的话，主要就是包含合同管理、合规管理、纠纷案件管理、知识产权管理四大功能点，下面来详细展示下各自的功能和最终实现效果。
02 法务管理功能详解
1. 合同管理
合同管理是企业法务管理中的重要模块，它对企业的合同进行全面、系统的管理和监督。合同管理主要包括合同审核、合同签订/用印、合同模板录入、合同模板库等。
1）合同审核
在合同签订使用之前，需要经过法务人员的审核，在法务审核通过后便可以投入使用，整体业务流程如下：
2）合同签订/用印
在签订合同时，要确保合同各方的意愿得到真实表达，合同条款明确无误。同时，根据企业的规定进行用印操作，使合同具有法律效力。
3）合同模板录入
合同模板录入是将企业常用的合同模板准确地录入到系统中。这些合同模板应涵盖各类业务类型，并且经过专业的法律审核，以保证其合法性和规范性。录入的合同模板将为后续的合同起草工作提供便利。
基于此就能形成一个合同模板库。
2. 合规管理
合规管理是企业法务管理中的重要组成部分，旨在确保企业的运营活动符合法律法规、行业规范和内部政策的要求。
1）法务合规处理
当公司业务人员对对应事务是否合规方面有疑问时便可以填写该表单。比如在互联网类公司中，经常会有获取自己公司旗下产品的客户对某个业务模块操作频次来进行数据分析的需求，当业务人员不清楚该需求是否合规时便可以向法务人员进行咨询。
业务人员提交完流程数据以后经由法务人员进行审批后，审批结果会抄送给发起人，同时发起人可以对法务人员的处理进行评价，评价结果也将抄送给对应得处理人员。
2）合规制度发布和看板
公司法务人员将公司现有的合规制度填写到本表中，将模板发布给对应部门进行查看取用。公司成员可以在该表单【查看合规制度】权限组下查看合规制度数据，也可以在【合规制度看板】仪表盘中查看制度状态为发布中的合同。
做成看板之后如下：
3）学习培训相关
公司内部总会定期对员工进行现有制度的培训。【合规管理】里面就利用【学习培训发起】与【学习培训】两个流程表单实现了批量对员工发起学习任务的需求。
在有对应培训任务时，法务人员可以填写【学习培训发起】流程表单，在【培训人员】字段填写上本次有学习培训任务的员工，并填写上培训内容。流程发起后便会对各个培训人员发起【学习培训】流程表单的待办。
对应培训人员收到待办后需要先计划好学习完成时间，提交后进入学习阶段。当到达培训人员自己填写的【计划完成时间】且还未完成学习任务时，培训人员会收到对应的提醒消息，提醒他还有对应的学习任务没有完成。学习完成后需要填写学习成果，提交后由法务人员进行评分，结果将抄送给对应培训学习人员。
3. 纠纷案件管理
纠纷案件管理是企业法务管理中的关键模块，旨在有效处理和跟踪企业面临的各类纠纷案件。
1）委托方管理
纠纷案件管理的基础之一。它涉及对委托处理案件的外部机构或个人进行全面管理，包括资质审查、合作协议签订、工作监督和评估等，以确保委托方能够高效、专业地为企业处理纠纷案件。
2）案件登记
在发现纠纷案件时，将案件的详细信息，如案件类型、涉及的当事人、纠纷的核心问题、发生时间和地点等准确录入系统，为后续的处理和分析提供基础数据。
同样的，也可以做出一个可以供相关人员方便查看的看板，如下：
4. 知识产权管理
知识产权管理同样也是企业法务管理中的重要一环，对于保护企业的创新成果和核心竞争力具有关键作用。
1）知识产权申请
公司员工在有知识产权申请需求时填写该表单。流程提交后会先交由法务人员进行审核，再由领导进行审批，对应审批结果都会抄送给申请人。
2）知识产权使用申请
在申请使用已有的知识产权时，首先需要在【选择知识产权】字段里选择自己需要申请使用的对应知识产权，申请人填写好相应的申请信息以后提交给法务人员进行审批，审批完成后会抄送给对应申请人。
3）维权申请/登记
知识产权总会避免不了被侵权的时候，这时候就需要发起维权申请。在填写申请时，首先需要选择需要进行维权的知识产权，申请人填写好维权信息以后提交给法务进行审批，审批完成后法务人员会对维权进行进一步的处理，最终处理完成以后将结果抄送给申请发起人。
最后同样的，也可以给它做成看板，方便员工之间查看和协作。
总之，法务管理在企业的众多业务里也许只是一小部分，但却是企业稳定运行中绝对不能轻视的关键环节。哪怕是一个小小的法律疏忽，都可能给企业带来难以估量的损失。所以，千万别因为它看似“小”就不当回事儿。
选择合适的法务管理工具也能让法务工作流程更顺畅，效率更高，出错更少。
作者：零代码研究局微信公众号：零代码研究局。10年系统架构设计经验，专注零代码开发和中小数字化
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