OA(数字化办公系统)是如何运作的——会议管理+访客管理功能拆解!

这是OA系统功能拆解系列的第五篇,总计需要拆解7大功能:

  1. 办公用品管理:对办公用品的采购、入库、领用、归还等环节进行全面管控
  2. 固定资产盘点:实现对固定资产的登记、盘点、折旧计算等功能
  3. 车辆管理:包括车辆的基本信息登记、维修申请、用车申请、保养申请、保险申请等
  4. 法务管理:处理企业的合同审批、法律事务咨询、纠纷处理等工作
  5. 会议管理:负责会议的安排、通知、记录等工作
  6. 访客管理:对访客的预约、登记、接待等进行管理
  7. 应收应付:管理企业与客户、供应商之间的账款往来,包括发票管理、收款申请、付款申请等

之前的四篇内容我们详细拆解了【办公用品管理】和【固定资产盘点】、【车辆管理】、【法务管理】功能,详见:

  • 数字化办公OA系统是如何运作的——办公物品领用功能拆解!
  • OA(数字化办公系统)是如何运作的——固定资产盘点功能拆解!
  • OA(数字化办公系统)是如何运作的——车辆管理功能拆解!
  • OA(数字化办公系统)是如何运作的——法务管理功能拆解!

这篇我们拆解【会议管理】和【访客管理】这两个功能模块、业务流程和逻辑,这两块儿都是比较小的业务模块,所以放在一起说。

注:下方所用示例工具>>简道云行政OA管理系统(可自定义修改)

会议管理,顾名思义,就是对企业或组织内部各种会议的组织、安排、协调和控制的过程。它涵盖了从会议的规划——筹备——通知——场地安排——资料准备,到会议期间的进程控制——记录,以及会议结束后的跟进和评估等一系列工作。

而访客管理,则是对进入企业或组织场所的访客进行登记、审核、引导和监督的管理流程。包括:

  • 访客的预约
  • 身份信息登记
  • 访问目的确认
  • 接待安排
  • 以及在访问期间的活动范围限制和离开时的注销登记等

01 业务流程和架构

会议管理的业务流程图如下:

而访客管理的主要业务模块就两部分:

02 功能点详解

1. 会议管理系统的主要功能

会议管理系统通常具有以下功能:

1)会议安排与预订

可以根据会议室的可用性、参会人员的日程安排,快速预订合适的会议时间和场地。

且会议预约之后,系统会通过智能助手自动同步预约记录和会议室占用情况,防止会议室预约撞档:

2)参会人员管理

方便添加、删除参会人员,并能自动发送会议通知和提醒,包括邮件、短信等方式。

3)会议议程管理

能够创建、编辑和发布会议议程,让参会人员提前了解会议内容和流程。

4)会议资料共享

这其实算是一个协作类的功能,可以上传、下载和在线查看与会议相关的文档、演示文稿等资料。

5)会议记录与纪要

提供记录会议内容的功能,方便生成会议纪要,并能跟踪纪要中决策的执行情况。(这个功能很重要!)

并且最好是将”待办事项“和”会议纪要“关联起来,这样就可以实现:只要生成会议纪要就会自动生成相关与会人员的待办事项,有助于及时监督代办的完成。

6)统计与分析

最后就是任何一个数字化系统都应该具备的能力:数据的分析与统计,以会议管理为例,对会议的数量、时长、参与度等数据进行统计和分析,为优化会议管理提供依据。

2. 访客管理系统的主要功能

对于访客管理系统来说,通常有以下功能基本上就够用了:

1)访客预约和登记管理

访客可以提前在线填写预约信息,包括个人信息、访问时间、访问目的、受访人员等,现场快速登记访客信息,包括姓名、联系方式、携带物品等。

注意:这里必须要做到内部外部访客都可以访问这个预约表单,即开放外部人员填写表单的权限

最好是做成一个带流程的信息收集表,这样可以根据我们企业的需求进行审批,比如预约拜访参观是需要相关领导审核的,而临时的访客进入则只需要安保审核即可。

2)身份验证

支持多种身份验证方式,如身份证扫描、人脸识别等,确保访客身份的真实性。(这个也是根据需要设计,并不是所有的访客登记都需要这么严格)

3)通知与提醒

自动向受访人员发送访客预约通知,向访客发送确认和提醒信息。

4)发放访客凭证

有需要的话,可以设置模板自动生成并打印访客证、二维码或发放电子凭证,方便识别和管理。

5)实时监控与数据统计

实时掌握访客的在访状态和行踪, 对访客数据进行统计分析,生成各类报表,如访客流量、访问频率等。

也可以与企业自身的门禁系统继承,实现与企业或机构的门禁系统无缝对接,自动控制访客的通行权限。

总的来说,会议管理和访客管理虽然看着是很不起眼的一个模块,但他们在企业或组织的日常运营里还是很重要的!

一个好的会议管理能让各种会议安排得明明白白,不浪费大家的时间和精力,让大家沟通起来顺顺溜溜,做决策也能又快又准。

而出色的访客管理既能把安全这道 关把得牢牢的,又能让访客感觉方便又舒服,让企业的形象蹭蹭涨。

如今是个啥都讲数字化、信息化的时代,好好用上这些现代化的管理工具和技术,把会议管理和访客管理做得越来越好。这样一来,企业或组织就能在竞争里也能更有优势!

作者:零代码研究局
微信公众号:零代码研究局。10年系统架构设计经验,专注零代码开发和中小数字化

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