采购系统原来是这样子的？

超悦产品 2023-07-24 08:48:19

首先我们先来了解下什么是采购，采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。

作为物流的起点，采购涵盖了从供应商到需求方的货物、技术、信息或服务流动的全过程。企业通过实施有效的计划、组织与控制等采购管理活动，合理选择采购方式、品种、批量、频率等，以有限的资金保证企业的正常运转，在降低企业成本、加速资金周转率等，都起到至关重要的作用。

一、采购的意义

上面了解了什么是采购以及采购的意义，接下来我们一起来了解在电商系统中什么是采购管理系统。

采购管理系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。

采购系统主要服务于公司内部采购部门，向供应商采购商品来增加商品库存量，并满足库存周转、商品销售等需求。

采购系统的功能主要包括采购商品管理、采购单管理、采购建议、采购维价、供应商管理、退供应商等，核心在于采购单的生命周期管理和维护，而难点在于供应商的管理，包括供应商的资质、供应商的评级、供应商所营商品等。

若想在最短时间内采购到价格最低、质量最好的商品，背后必须有一套完善的供应商管理体系，故笔者会将供应商管理单独拉出来写一篇文章进行详细讲解。

为方便大家对采购系统整体的认识和了解，笔者整理了一张采购系统的产品架构图，仅供参考。

▲采购产品架构图

采购部门的采购人员的日常工作流程大致为：接收采购计划－询比议价－决定－下采购单－审核－跟催－收货－付款－退货。

在整个采购过程中，采购管理系统会与仓储系统、财务系统、库存管理等系统之间产生信息交互。

流程图如下，仅供参考：

▲采购时序图

采购流程中涉及到的几个关键节点需要重点说明一下：

创建采购单：创建采购时往往涉及到系统的一系列校验，例如：在商品管理系统中校验采购商品的SKU，在供应商系统中检验供应商的资质、价格等，在仓储管理系统中校验库房等信息。

创建采购的方式一般有两种。手动创建采购单：根据业务需求由采购部门手动创建采购单。自动补货建议：由库存系统发出的库存预警，依据库存控制策略自动生成的采购单。

采购单拆单：采购单创建成功一般会涉及到拆单逻辑，一般会按供应商、仓库、配送中心等进行拆单，拆单后父订单与子订单关联。

采购单审核：不论是手动创建采购单还是系统自动生成采购单，在创建采购单时，为减少审核的工作量，可设置相应的阈值（指最小采购量），阈值可由采购部门自行设定。当商品采购量小于设定的阈值时，系统默认自动审核通过，审核通过后进入采购单的流转过程。

采购维价：若首次采购，或者当前采购价高于历史采购价时，需要提交领导审批，审批通过后对系统中最高采购价更新维护。

供应商回告：回告的目的是能让采购人员及时知晓供应商的供货情况，包括可供货量、价格等。回告方式一般有两种，一种是系统回告，另一种是线下回告。

供应商发货：供应商开始发货到实际到货中间会有几天的间隔时间，这段时间的货物在库存管理系统中称为“在途库存”，一般3天左右到货的库存会被计算到可销售可库存中；另外采购量大或者被拆单的采购订单，会涉及到分批到货的情况。

验货入库：采购商品到货后，由wms系统进行验收入库，合格品上架入口、不合格品退供应商。验货入库后，wms系统告知采购系统、库存系统、财务系统，采购系统采购单状态更新、库存系统库存数量更新、财务系统结算。

退供应商：按照与供应商的合同协议，将不合格品、滞销品商品或临近过期品退还给供应商。

供应商结算：财务通过供应商提供的发票、实际入库情况和退货情况与供应商进行结算，结算完毕后整个流程才算结算。

采购关单：采购关单是采购流程中最后一个节点，是针对采购单上的采购商品后续无再进货入库，对采购单进行完结的处理。

采购关单一般分为一下两种情况：

系统自动关单：WMS系统中与采购单关联的入库单商品量+退货量=采购单商品量，系统可自动触发关单处理。
强制关单：一般针对采购单上的采购商品长期未入库完结的情况（例如供应商一直不发货或者缺货），采购人员可根据实际的业务场景进行强制关单的操作。需要注意的是，关单时需要与告知WMS系统，若库房正在对此采购单进行入库作业，不允许关单；一旦关单成功，不允许库房对此采购单再进行入库。