手把手带你搭建个人工作、生活和知识管理系统

系统只能存在于软硬件之中吗？在这篇文章中，笔者将以一个产品经理的角度，带着大家一块去搭建一个可以作用于个人工作和生活的管理系统。

下面，就请跟我一起踏上这条搭建之旅吧！

一、系统规划

1. 系统背景

搭建一个作用于工作、生活和学习的个人管理系统，用良好的时间管理作为系统接口，输入信息素材、待办事项和日程计划，维护系统良好运行并产出关键成果。

2. 系统目标

1. 带着意向去生活，而不是被生活拎着走。
2. 把重心放在最重要的事情上，而不是陷入琐事的泥沼不能自拔。
3. 高效管理个人事务，平衡工作和生活，而不是被天天追债。

如果你有以上三个需求之一，就跟我一起来学习个人管理系统吧！

3. 系统架构图

这是我在动笔写本文前自己构思的一张图，它将成为我们的“建筑图纸”，我们将按照顺序一点一点去完成我们整个系统的搭建。

二、系统构建

1. 入参：信息收集和组织

（1）信息获取

我们每天都被大量的信息包围着，注意，我这里的用词是“信息”，而不是“知识”，因为知识是有组织的、逻辑性的、分门别类的， 换言之，被组织、加工、分类后的信息才能转化为知识。当然，这里的“加工”不是指篡改信息的真实性，而是信息被你的大脑解读后能够被你所理解和吸收。

信息的获取方式上，我在这里将它分为：有意识地获取和无意识地获取：

• 有意识地获取：是指为了获取某一领域的信息，专门去搜集大量资料，去粗取精，留下对你而言最有价值的，再专门去研究它。这类获取具有主动性，也需要你在业余时间花功夫去辨别信息价值。
• 无意识地获取：是指你漫无目的的浏览信息推送渠道，比如最常见的公众号、新闻资讯App等，这类信息获取是被动性的，因为是经过别人挑选和内容加工后推送到你眼前。

在获取信息的过程中，我们需要警惕一种“信息陷阱”，即如果你只关注自己感兴趣和认同的那部分信息，就要小心了，因为很可能在各类推荐算法的助攻下，你越来越只看见同类的“树木”，而很可能看不到整片“森林”，听不到全局的声音，这对培养独立客观的思维具有一定威胁性。

信息的获取途径上，我在这里将它分为：线上渠道和线下渠道。

线上渠道就有很多了，它的载体主要是App和网页，这个不用多说，大家都有自己喜欢和熟悉的新闻、读书和分享软件。

值得一提的线下渠道。这个比较依靠我们对周围的观察和交流。这里我介绍下平常我作为一个PM的习惯。

• 观察法：这个对于内向的人来说比较适用，你只需要一双锐利的眼睛和不怕挨揍的心。比如，平时在地铁没事的时候我就会看看周围的人都在用什么App，再看看外表上他/她又是个怎样的人。
• 交流法：这个通常需要你主动出击（如果你对知识的渴望超过了你面对他人的羞涩），主动约一些行业大牛或者敬佩的前后辈交流看法。但其实有时候也没那么难，或许你只需要从普通人入手打听到你不了解领域的“敲门砖”就行了。比如我在餐厅吃完饭，结账的时候一般会问下服务员餐厅收款管理客流使用的是什么系统，然后记下来，剩下的就去自己研究了。

（2）信息组织

1）分类收集，统一管理

信息组织通常是将信息加工（内化）为知识的第一步。在这里我将其定义为有目的、有计划地对多重信息进行聚合。

在信息组织上，我遵从的原则是：分类收集，统一管理。它的解释是：将各渠道收藏的信息统一导入到一处，并通过标签分组等方式进行管理。

这样做的好处有三：

1. 统一你的信息库，避免信息分散和重复；
2. 节省需要时你用于查找和筛选信息的时间；
3. 便于制定计划去处理（吸收）这些信息。你知道的，曾经我们也是抱着一颗想学习的心，自从使用了收藏夹……

2）建造你的个人信息花园

这里我引入了“花园”的概念，就像我的公众号名字一样。它其实指的是你的知识储备中心或者是信息知识库，你可以用你喜欢的方式称呼它，比如“数据大脑”、“知识仓库”等，遵你所愿。

我喜欢用“花园”描述它，是因为在创建知识的过程中像极了照料一座花园，而这座花园的栽培者是你自己——谁也无法代替。这里我简单介绍下建造一座花园的基本步骤：

想象你要建造一个花园，信息是你的种子……

1. 精心挑选要培育的种子。不要将时间浪费在无价值的信息上。
2. 分类播撒，分开种植。有规划的园林花园都会提前规划好每种植物的分布区域。
3. 定期浇水、铲土、施肥。不能种下种子后就置之不理。信息花园需要你常来（或有计划地）光顾。
4. 清理成长中的残枝败叶。当信息变得不再对你有价值后，就及时清理。
5. 采摘果实。当针对某垂直领域收集到足够多的信息后，信息花园已经开花结果，这时候要对果实及时采摘——且采摘任务只能由你完成——才能变为自己的成果，将信息花园升级成知识花园

注：“知识花园”这个概念非常有意思，我将在后续发布的文章中来专门介绍它。

2. 接口：预期管理和时间管理

（1）用OKR做好预期管理

OKR这个概念，很多朋友应该都不会陌生。它是一个风靡全球的目标管理工具，也被很多大厂用于企业管理和绩效目标设定。如果也不熟悉也没有关系，我这里快速介绍下它的定义。

• O —— Objective，目标。在可行的时间内，我们想做什么？（这个可以是定性的）
• KR —— Key Results，关键成果。我们如何知道自己达成了目标？（这个需要是定量的，能够让你完成时有个衡量和评估标准。）

按照以上特征，我们可以尝试写出一个工作OKR，举个栗子：

Objective：在一个季度内提高产品思维能力

Key Results：

1. 读完5本产品类书籍，并用自己的语言总结一套产品方法论。
2. 与身边2位优秀产品经理交流学习，总结自己的收获并做1次小组分享。
3. 为业务设计的系统方案，业务评价满意率达到85%以上。

然而OKR只能用于工作吗？非也，事实上，我们在完全可以在生活中也去使用它，下面再举个栗子：

Objective：在两个月内提高身体素质。

Key Results：

1. 每周累计跑步10公里。
2. 将每月吃油炸油腻食物的次数控制在≤3次。
3. 每天23:30准时睡觉，每周熬夜次数≤2次。

关于OKR，就暂时介绍到这里，市面上有不少关于它的书，有兴趣的读者可以继续去找来读读。此时，我们已经开始对自己的工作、生活有了一个具有时效性的预期，为了优雅的完成它，我们离不开一个技能——时间管理。

（2）用效率清单做好时间管理

我个人目前的时间管理方法参照了三本书籍，分别是：

1. 《时间管理：如何充分利用你的24小时》（吉姆·兰德尔）
2. 《子弹笔记》（赖德·卡罗尔）
3. 《创造时间：专注于每天最重要的事》（杰克·纳普&约翰·泽拉茨基）。

我总结了其中对我有价值的模型和观点（Points），也是我目前正在使用的。

1）四象限分类法

“你的 80%的成就来自于你 20%的行为”。——《时间管理：如何充分利用你的24小时》（吉姆·兰德尔）

将每件事按照以上方式分出优先级：

• 重要且紧急：不用废话，最高优先级，赶紧做。
• 紧急但不重要：私以为这类事情是里面中最难安排的，因为需要些技巧，也跟催你的人是否重要有关。我的建议是，如果对方确实很紧迫的需要，且任务能够在短期内（比如1小时）完成，那么就放到第2优先级去做吧。否则，我会在对方要求的期限内，处理完手头更重要的工作后，再去完成它。
• 重要不紧急：这类事情看起来好像不那么着急，但请确保你一定要留意它，并将进度控制在可控范围内。不要因为“不紧急”这点而在前期怠慢它，如果你不想花了很多时间却效果甚微的话。这类事情需要你定期跟进和Review（下文我会介绍一些可用的工具），我个人是倾向于做事先紧后松的。
• 不重要不紧急：这个不用多说，你懂的。但注意如果是工作的事情，都该有个期限和反馈。凡事有交代，事事有回音会让你给别人的感觉更靠谱些。

2）子弹笔记法

该方法方法来源于《子弹笔记》（赖德·卡罗尔），以下是使用介绍。

准备一支笔和你喜欢的笔记本。在每日的开始时间，写下当天主动或被动接收的事项，写法是：

1. 简明扼要（一句话概述要点）
2. 客观记录事实，尽量不带主观的感情色彩。
3. 按照以下类别给笔记分类：

• 你需要做的事情——任务(Task），文字前用“·”符号表示。做完后，就可以把“·”变为“√”。
• 你的经历——事件（Event），文字前用“○”符号表示。
• 你不想遗忘的信息——笔记（Note），文字前用“-”符号表示。如果后续再看发现已经变得不再重要，将“-”延长划掉就可。

这样，你就用最简单快速的方法记下了你的任务事项，不至于一团乱麻。你的时间流逝变得有迹可循。而且，用纸笔记录的一个好处是，你不用受电子设备的干扰，而是可以专心地沉浸在动笔写下的每个时刻。

这样就完事了吗？Of course Not，你知道，单纯的记录只能让未来的你窥探当初到底做了什么，而要从每件事中学会成长，那么一定需要你主动反思，汲取每件事的“剩余价值”。

反思时，回答自己三个问题：

1. 为什么这件事至关重要？
2. 为什么我要做这件事？
3. 为什么要优先做这件事？

总而言之，就是每日记录，每周回顾，定期反思。

3）抓住每天最重要的事

该方法来源于《创造时间：专注于每天最重要的事》（杰克·纳普&约翰·泽拉茨基），这本书提出了一个“或办清单”的概念，是指你每天的事情不一定都是要做完的“待办事项”，你要从中抓住其中最重要的一件完成。具体做法是：

1. 列出你你所有可能要完成的“或办清单”。
2. 找出其中最重要的1~2项，要有取舍，最好不要超过2个，你也知道人的一天当中精力是有限的。
3. 将每重点项排进当天的日程表，以最高优级目标安排时间和聚焦精力去完成它。

3. 基础模块：待办事项&日程计划&总结Review

再回到我们一开始的那张图：

这时候我们的系统建设已经进行到一半了。剩下的工程我们还需要搭建一个重要框架，我将其分为三个功能模块：待办事项、日程规划和总结Review。

• 待办事项：用于处理工作、生活中的短期任务或事项。它的特征在于完成时间可以控制在1~2天内，而且有轻重缓急之分。
• 日程规划：用于制定工作、生活中的长期规划和目标。它的特征在于需要长期跟进，并要定期把握进展和整体方向。这里我推荐使用下图的拆分方式，将长期目标拆解为一个个小目标和短期任务，小步快跑，逐个击破。
• 总结Review：总结、反思这段时间的投入和产出成果，设法改善效率，修正方向。这里我用那句广为人知的话来概述：不要因为我们走得太远，而忘记当初为什么出发。

4. 出参：输出个人知识观点

正如我在篇头强调的那点：加工和内化后的信息才能成为知识。

关于输出和分享个人知识，也是我创建“涵的数字花园”公众号的初衷，这一部分我会单独出几篇文章，并说说为什么我的花园是叫“数字花园”。

三、上线测试与迭代

到这里，概念部分就全部介绍完了。但我们知道，纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。如果没有将对工作、生活、知识的管理理念运用到实践中，那么再好的理念也只是空中阁楼。因此，我专门出了这部分内容，以我自身的真实案例，带领大家真正运用起来~

1. 挑选测试工具

至此，系统的框架我们已经设计完毕并搭建起来了。但是没有投入到实践中检验的系统，产品设计的再好也只是纸老虎。现在，我就带着大家将系统正式上线测试！

首先，工欲善其事，必先利其器。不论是信息管理、时间管理还是事项管理，我们需要借助工具让其事半功倍。下面我介绍自己常用的一些工具软件，大家按需取用，找到适合自己的就好。

（1）信息收集和组织

印象笔记/有道云笔记：这两款大概是国内最为人知的两款笔记应用吧，功能都很强大，能够一键剪藏微信、微博、网页的文章，并且移动端/PC端实时同步。大家看个人喜好选一款就好。

（2）时间管理

• 时间记录/爱时间：随时随地记录当前时间在所投入事项上的流逝，适用于事中记录，需要手动点击开始和停止，所以一开始需要习惯一下。
• 块时间：如果你总是在使用时间记录App中忘记点击开始和停止，那么可以尝试下这款应用，这是一款偏事后记录的时间应用，你可以直观的看到一天各时段的用时情况。

使用时间管理应用，我的建议是在精不在多，这体现在两个方面：一是试用后选一个最贴合自己使用习惯的App固定下来记录就好；二是记录的事项最好是可控的，我一般不会特意记录固定化的用时，比如睡觉，因为睡眠的时间会占据我每天时间记录的no.1，其他事项用时占比的呈现会相应不那么直观，反而影响我对它们用时的分析。

（3）待办事项&日程计划

• Teambition：阿里巴巴旗下团队出品的一款工作&学习管理软件。也是我目前最常用的，日历功能很赞，适用于工作和生活中的大小事项，还可以创建个人项目（读书、观影清单等），移动端/PC端同步。
• 时光序：提醒功能强大，我会用它记录一些当天需要强提醒的任务，移动端/PC端同步，适合创建短期待办事项，暂不支持周期≥2天的跨天任务。
• Notion：国外很受欢迎的一款在线文档应用，表格功能强大又美观，用来记录工作和生活事项或计划都没问题，缺点是需要翻墙使用，目前只有英文版。
• Trello：国外的一款任务清单应用，2017年被大名鼎鼎的Atlassian软件厂商收购。界面比较美观，适合创建生活任务（如读书/旅行/观影记录等）。缺点是无提醒、国内无移动端。

（4）总结Review/个人知识管理

• 石墨文档/腾讯文档：大概是国内受众最广的两款在线文档了，两者都可以实时保存文字数据，哪怕电脑死机也不怕了。使用体验上两者略有差异，大家根据个人喜好选择即可。移动端/PC端同步。
• Confluence：知名管理软件工具供应商Atlassian出品的企业协作wiki，也是目前市面上最好用的wiki工具之一。缺点是只有PC端，且免费个人版分享出去的链接没有权限控制…
• Notion：上文已经介绍过，笔记功能同样强大丰富，可与Confluence媲美。
• One Note：值得一提的是微软出品的One Note，宝藏笔记软件，真的蛮好用的，它就像一个笔记夹子，满足你写写画画的需求，移动端/PC端同步。

对于工具的使用，是为了节省我们记录的时间并能够长期保留，如果它让你分心去做手头的事就有点得不偿失了。而且第一次使用一款工具通常需要一个磨合期，我的建议是大家选一个最贴合自己使用习惯的，然后固定下来，不要让操作花费你太多时间。

2. 反馈与迭代

有了工具的助力，到这里，我们的系统就可以正式上线运行了。通过我前文的介绍，希望你可以做到：

• 通过对信息的收集和组织，让自己的信息花园变得丰富有序，作为花园主人你清楚各种花的种植位置；
• 通过使用OKR管理预期，你有了工作和生活中的长短期目标，不再漫无目的；
• 通过对时间的记录，让你对自己每项事情的用时花费有了了解，并能掌握自己一天/周中效率最高或者最不受打扰的时段。
• 通过对任务事项、日程计划的记录，你井井有条地管理手头的各种事项，工作和生活不再一团乱麻；并且通过优先级分类，将时间投入到完成最重要的事情。
• 通过总结Review，你修正自己的方向和行为，带着自己的意向去工作和生活。

系统的上线并不意味着工程的结束。任何系统都是在迭代中不断完善的。我们建成了系统的V1.0版本，接下来我们要在时间的检验中不断去迭代它，迭代它的过程中，其实是在迭代你自己。

我建议大家对自身形成一项反馈体系，即：根据自己适应的节奏，以日/周/月为维度，将上一日/周/月收获的好习惯、好经验投入运行到下一日/周/月里，不断形成正反馈。

我在这里再引入介绍一种“PDCA循环”，它是质量管理领域的一个出色概念模型，有兴趣的同学可以继续去了解一下。这里我简单普及下基础应用：

• Plan：计划，制定目标和计划。
• Do：执行，根据已知的信息，执行计划内容，测试结果。
• Check：检查，分析和确定成果，好的总结经验，不尽人意的找出问题所在。
• Act：处理，根据Check的结果，采取相应措施和行动，好的巩固，差的加强。

3. 我的系统实践

笔者在这部分介绍下自己对系统的使用，好让大家读完本文后有个直观的感受，希望能起到抛砖引玉的作用。

（1）每日管理

时间：每日清晨和睡前。

步骤：

1. 一日开始的清晨，用子弹笔记法写下当日要完成的所有任务、安排、不想遗忘的信息等。
2. 根据重要度（重要且紧急/重要不紧急/不重要紧急/不重要不紧急）给每项任务划分优先级（P0→P3），并圈出当日最重要的1~2件（给定事项的数量≤2）。
3. 打开Teambition（后来我直接设置成浏览器首页了）的周日历视图，规划当天的工作安排，并将最重要的1~2件任务排入当天最不被打扰的时间里，剩下的时间分布其余事项。
4. 开始一天工作，并在各时段（比如1~2小时）结束后在Teambition上更新时间投入和事件进展，同时划掉完成的任务，记录突发事项时间的占用、临时接到的工作需求等，直到一天结束。
5. Review当日成果及进展：按照PDCA循环写下当天重要的事项、分析、感想和改进方式，我个人比较喜欢用笔书写。
6. 如果有不能当日完成的事项，我会再用子弹笔记法全部罗列出来，重要事项会直接排入到第二天的日程，这样一切有了着落，我也知道在什么时候要完成什么任务，睡觉也更踏实了。

（2）每月管理

1. 在每月第一日，我习惯对上个月的重要事项和对整体感受做一个回顾，并写下当月的展望（我给它取了个名叫“每月季语”，哈哈）。这个基本上是按照我的心情来叙述的，算是生活随笔，比较轻松随意。
2. 接着，我会根据当月展望与实际情况，制定本月的个人OKR，主要围绕工作、读书、生活三个方面。这个就完全按照我前文介绍的OKR写法来写的，这样月底结束也能够进行评估。
3. 每周结束后，我会Review一遍当月的OKR，如果有需要临时调整的我会进行修正，把控整体方向和进度。
4. 在每个月进行期间，我会把一些需要长期跟进的项目用Teambition的月日历功能记录下来，并设定里程碑和重要节点，这能够让我随时一目了解什么时候需要自己或他人交付什么结果。

（3）学习/读书/生活管理

这些都是需要长期管理的，我对其的实现要求也不一，所以我对其使用的软件也不尽相同。

学习方面，这块是我实现要求最高的模块，我追求清晰、详实、全面的记录，需要展示和管理的字段比较多，所以我用了在线表格的形式去管理。效果图↓↓

读书方面，这块主要是满足个人的兴趣爱好，要求上没有那学习上那么严，时间期限也放得更宽一些，我能够简单记录当前想读、在读、读过的书籍就可以了，我使用的是Teambition的项目功能做的记录。效果图↓↓

在观影上，这块比较休闲轻松，我喜欢用Trello记录想看的电影/纪录片，因为它的界面比较清新活泼，我看着比较喜欢，哈哈。效果图↓↓

至此，关于搭建个人工作、生活和知识管理的系统就已经全部介绍完了。

作者：Han，经济学类出身的2年半PM，目前专注于后台系统设计。个人公众号：涵的数字花园。

本文作者 @Han 。

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