任务管理工具只用来“提高效率”？这样做的企业亏大了！

任务管理工具是B端产品的重要分类，在组织协作中承担着“路线图”和“时间表”的作用。笔者最近负责的项目，是为某投资机构设计落地一款任务管理工具。本文将从任务管理工具的定义、产品形态入手，结合实践案例，思考这款工具如何承担“效率工具”的作用，以及对组织发展的更大价值在哪里。

一、何为“任务管理工具”

1. 定义

任务管理有很多形式。在纸上列下每天要做的事情，可以视为任务管理工具的MVP形态。

智能设备上的软件和应用，则赋予了任务管理这件事更多的想象空间，比如任务的可视化管理、时间提醒、周期任务以及团队协作等衍生场景。

在调研了国内外竞品之后，我将任务管理工具的常见功能模块进行了梳理：

在此基础上，可以尝试为任务管理工具总结一个定义，也框定本文的讨论范围：单个或多个用户，实现对离散或相同主题待办事项的创建、跟踪以及相关信息记录的工具。

2. 产品形态

从上一部分可以看出，任务管理工具的使用场景可以分为“个人”和“协作”两大部分。

其中“协作场景”又可以分为两类：个人任务通过权限分享转化成的协作任务；项目制的多人协作。由此可见，“个人”和“协作”无法在任务管理工具中严格拆分。

不同的产品，在场景适配上会对这两个场景各有侧重。比如滴答清单更重“个人”场景，Teambition则主打团队协作。

但仔细观察这些产品，会发现他们都具有兼容两种场景的能力。

当前市面上的任务管理工具，从产品形态上可以分为两大类：

 （1）传统的看板式协作

代表产品：Teambition、Worktile、 Trello、Plan（微软Teams应用）等

这类产品的原型，脱胎于日本精益制造的“看板管理”形式，其核心理念是将任务以看板的形式展示出来，以可视化的形式实现协作中的信息同步，从而提高协作效率。

（2）多维表格

代表产品：飞书多维表格、Vika等

这类产品形成于“低代码”趋势下，将传统产品中藏于后台的数据库直接展示到前台。

信息以更密集、更结构化的形式展示给用户。

用户可以直接查看、编辑数据；定义判断条件，替代传统数据库中应用的sql语句，实现数据筛选与查询；通过赋值公式，实现不同表格中的数据透视与关联。

2. 任务管理工具提供的价值

（1）解放大脑

这是任务管理工具最原始、核心的作用。

人们通过工具，将要做的事情记录下来，并用各种形式进行展示和处理，从而为大脑腾出时间和空间去做需要深加工的议题。

（2）提高效率

个人场景中，任务管理工具主要通过对待办事项的优先级排序，实现效率提升。

协作场景中，任务管理工具则主要通过优化信息同步的方式，实现效率提升。

（3）信息沉淀

“百度搜索之父”俞军，曾在其产品方法论中提到：

只有企业内部组织生产的效率由于市场提供同等产品的效率，企业才可持续。

企业积累的共同知识越多，企业内组织效率就越高。

共同知识是企业效率和核心竞争力的本源。

任务管理工具，在做“路线图”和“时间表”的过程中，积累了大量的共同知识，是见证企业运作的“活化石”，更是积累共同知识和组织智慧的绝佳渠道。

二、任务管理工具如何助力组织智慧的沉淀与挖掘

笔者最近负责的项目，是为一家投资公司设计任务管理工具。

投资公司的核心工作是信息加工。信息加工的质量，决定了其盈利的水平。

因此，投资机构对共同知识的积累有这样几个特点：

第一，擅长信息加工的天然优势。

作为高密度脑力劳动企业，投资公司的门槛，意味着其组织内的分析师、投资经理以及法务、咨询、PR等专业团队，会产生大量质量较高的信息。

第二，信息过载的天然劣势。

同样的原因，当信息增加的频率和量超过某个阈值时，对管理层、决策者形成信息过载，会降低企业运行效率。

正如上文所说，任务管理工具，在做“路线图”和“时间表”的过程中，积累了大量的共同知识，是见证企业运作的“活化石”，更是积累共同知识和组织智慧的绝佳渠道。

因此，投资公司使用的任务管理工具，需要根据上述两个特点提供对应的方案，从而最大化用户在使用工具过程中的信息沉淀，实现共同知识积累与挖掘。

1. 优化信息录入场景

大部分任务管理工具，以任务状态、优先级、时间设置等为重点功能。任务简介通常作为表单中的普通字段，未做突出。

针对投资公司的这款产品，则将notes设为了重点功能。一方面在迭代进程中优先上线，一方面不断丰富录入功能，如富文本、附件、语音等，允许1个任务中创建多个notes，优化外源数据转入的体验。

这样的设计，为各团队在协作过程中产生的加工信息，提供了载体。

2. 对抗信息过载

随着功能的使用，信息中很快出现了大量的、长篇的notes。对于管理层、决策层来说，任务管理工具带来的效率提升，几乎被信息过载带来的跟进成本和决策成本冲击殆尽。针对这个问题，采取了这样几个优化方式：

① 在notes中增加“摘要”功能，要求提交者主动将信息进行精炼。阅读者视角，则通过折叠的形式，只展示“摘要部分”，长篇信息作为可选择的阅读内容。

②提供“订阅“功能，允许阅读者决定关注的任务范围，并提供集中查看任务更新情况的Feeds页面。同时，“订阅”可以设置等级，即是否接收notes动态的推送，赋予用户主动把控信息量的能力。

③提供多类型视图。允许用户选择看板/列表视图，并设置列表显示的字段及顺序，使用户将有效信息最大密度地展现在视野范围内。

3. 引流信息沉淀

除了在协作过程中自然产生的信息，针对投资公司设计的这款任务管理工具，有意对信息沉淀进行引流，主要有以下几个方面：

①扩宽信息录入场景：提供IM、邮箱快捷创建渠道，将使用场景不断扩展，使投资公司的员工将个人办公中的任务管理也从各自的工具中转移进来，实现了信息量的自然积累。

②提供场景转化能力：不同模板之间的任务可以灵活转换，离散的notes可以关联到某个任务，notes可以单独赋权给协作者之外的组织成员，从而实现了个人任务向协同任务的转化，封闭notes向公开notes 的转化。

一方面，更多的信息加工者被纳入，进一步扩大信息量；另一方面，任务中的信息转化为组织知识，为长期积累提供了可能性。

4. 优化信息挖掘体验

前三点，实现了信息量的原始积累。在此基础上，需要优化信息挖掘体验，从而实现信息的时间价值，使其转化为组织智慧。

讨论到这里，可以发现，任务管理工具的直观形态，从平面的“路线图”“时间表”，演化成了立体的“藏经阁”。

一个好的藏经阁有这样几个特性：数据多且全；数据检索便利（要求数据结构化存放并建立索引）；数据安全。

第一点我们已经找到了方法，第三点是技术同学负责的范畴。所以针对第二点，可以做一些优化：

①搜索功能的强化：提供不同级别（全局、看板、任务），不同维度（任务、notes、附件）、不同视角（对搜索结果进行筛选）的搜索功能，使“钩沉”更容易。

②提供任务关联功能：通过子任务、引用任务，实现任务的关联关系，从而实现对某个行业、赛道、企业的多维度观察，包括横向观察，和工具启用多年后的纵向观察。

③优化任务展示形式：提供自定义视图功能；在泳道、表格基础上提供二级分组功能等。

三、总结

本文对任务管理工具的定义、产品形态、作用进行了介绍，并以投资机构这类信息密集型组织为例，就如何通过任务管理工具实现公共知识的沉淀和使用进行了阐述。讨论内容还比较粗浅，笔者也会在实践中继续对这个问题进行思考。

本文作者 @大可可可

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