如何设计「员工离职流程」功能

这几天刚好在梳理我们公司系统流程，有个员工离职流程，就再总结下，希望可以给小伙伴们一些帮助。

一、功能目的

对于EHR或者OA系统，员工离职流程算是核心功能，公司要上线办公自动化，这个是必不可少的。

当线下的流程签字处理，转移到线上审批，效率会提升很多，同时容错率也会减少，对于存档查询，也比较友好。

二、详细方案

1. 方案概述

我们按照几个点来拆分下功能。

1）离职申请

离职申请就是要填写离职申请的内容，两个必须填的，预计离职日期、离职原因。

如果说离职申请和工作交接在一个流程里，那还要加上工作交接人员和交接内容。

2）离职审批

离职审批的流程还是比较简单的，自己提交后，自己上级审批，部门负责人审批，如果这是一个人，加个去重，部门内部审核完了，人力那边审批下，基本上就完结了。

如果核心职位，审批流程也可以加上老板或者管理层。

同时，最好是有个流程提醒，要提交的同事知道到哪个环节该去找谁处理，这都是加分的辅助功能，会提升用户体验的。

3）工作交接

需要注意两个事项。

1. 交接的内容，比如工作内容，负责的账号资产等，尤其是负责的资产，比如账号那些，一定要确认清楚。
2. 工作交接的确认流程，一般都要到部门负责人最终确认才可以。

4）账务确认

账务确认一般会包括两点，涉及财务和人力。

1. 公司欠款、报销等，欠款指的是欠公司的钱，比如提前预支的，报销就是还有一些钱未报销。
2. 工资，这个月还有多少工资未接，如果是裁员等还有补偿款等。

5）资产回收

资产回收包括很多点，技术、行政、财务甚至于人力都有。

• 系统账号
• 办公软件账号
• 邮箱
• 门禁
• 电脑
• 财务公章
• ……

6）离职证明

离职证明是需要在工作交接完成后后才会有的，有些公司离职审批完成后就发，这个其实不太合理。

我们在设计流程时，要注意下，同时离职证明是需要签字和盖章的，如果这些都要线上处理，那也要考虑该怎么做。

2. 流程图

员工离职的流程其实包括两方面：

1. 员工离职审批流程
2. 员工工作交接流程

功能流程放一起可以，分两步也行，我们这次合并在一起，也就是离职审批通过结束后会接着工作交接流程。

3. 功能详情

可以在一个菜单或者两个菜单展示。

1）离职申请

由离职员工发起申请，填写内容提交，相关责任人进行审批确认。

离职申请：填写离职申请的内容，预计离职时间、离职原因、备注等，和工作交接一起就写工作交接人、交接内容，点击提交。

上级审核：同意or拒绝，填写原因。

部门负责人审核：同意or拒绝，填写原因，如果和上级是同一个人，注意去重，跳过这个审核。

人力审核：同意or拒绝，填写原因，一样的。

2）工作交接

工作交接会紧接着离职申请，在审批通过后触发流程。

交接内容：这里再提下交接内容，分开的话就要写，内容和交接人，点击提交。

交接确认：交接的同事进行确认，然后上级和部门负责人也要进行确认。

职能部门确认：这里包括人力、财务、技术、行政，先后顺序还好，一般是人力-财务-技术-行政，各自都有内容。

• 人力：考勤、工资单等。
• 财务：账务，欠款等。
• 技术：删除系统账号。
• 行政：固定资产回收、办公软件账号删除、门禁删除等。

离职证明：前面流程跑完了，人力会签发离职证明，需要个人签字，公司盖章，然后拿到手就好了。

4. 权限处理

权限有两个，功能权限和数据权限，按照系统的模板处理就好，功能权限需要找对应的按钮，赋予角色。数据权限可以采取数据权限配置的方法。

5. 提醒功能

提醒就是提醒审批处理，另一个提醒离职人员审批到哪了，通过系统的看板、邮件和钉钉，三种提醒。

1）提醒处理人

①看板-待处理提醒

进入系统看板后，根据用户+权限关联菜单+审核状态的待处理事项，进行显示。

②邮件定时提醒

脚本执行，根据用户+权限关联菜单+审核状态，邮件提醒相关用户。

③即时提醒根据数据，触发提醒，根据用户+权限关联菜单+审核状态显示，通过钉钉/微信等即时提醒用户。

2）提醒申请人

①即时提醒根据数据，触发提醒，根据用户+权限关联菜单+审核状态显示，通过钉钉/微信等即时提醒用户。

6. 其他注意事项

• 电子签名可以提前传上去，这样点击处理的时候就可以带出来。
• 审批流程注意去重，比如上级和部门负责人其实是一个人，那就要跳过后者审核，要不然重复操作了。

希望简单的一些文字对大家产品方面的学习有些帮助。

本文作者 @Jarvan156 。

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