教育培训机构怎样有效实现数据化管理？

Reuter 2023-07-28 08:45:51

随着互联网的不断普及，SAAS的广泛应用，商业数字化基础设施越来越完善，各种数字化管理工具门槛也越来越低。

作为教培机构，要适应市场，适应信息触角越来越多的信息时代，业务管理数字化势在必行，逃无可逃！那么该选什么样的工具，怎样有效的实现数据化管理来实现降本增效的目标呢？

笔者调研过400多份机构数字化管理工具使用状况，分析总结，一个符合教培机构的数字化管理工具要有效的驱动机构的业务，至少要具备以下特征：

能够从大盘层面宏观了解机构的运营状况，了解机构在行业所处的位置；
能够对潜在的运营风险进行预测，提前预警，为机构提供足够应对风险的时间和资源；
能够突出关乎机构运营生死的核心运营指标，能够直接反应机构营收、人员、资源、课程、服务质量等业务问题；
能够多维度的微观描述业务结果原由，洞悉业务规律和发展趋势，为具体业务提供优化依据。

作为教培机构的经营者，首先，需要能够从大盘层面宏观了解机构的运营状况，了解机构在行业中的位置，把脉机构健康度，对症下药给出指导方案。

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机构诊断（运营规范部分）

机构的宏观运营健康情况可以考虑从财务状况、运营规范、课程接受度、团队稳定性、学员成长性5大维度指标进行加权度量，采用统一的加权值进行衡量。

财务状况：直接体现机构的经营流动性和盈利能力，可以用毛利、销售额、转结课费三个指标来进行加权度量；
运营规范：直接反应机构运营过程中的效能和规范，可以用满班率、系统使用率、老师上课出勤率、老师作业评价率、环境综合评分等五个指标进行加权度量；
课程接受度：直接体现机构的课程受欢迎程度，可以用退费率、续课率、转介绍率、学员出勤率四个指标来进行加权度量；
团队稳定性：直接反应机构运营过程中的效能和规范，可以用新增员工、离职率、平均工龄、机构成立年数、老师平均评分等五个指标进行加权度量；
学员成长性：直接反应机构的可持续性，可以用新增学员、退费学员、结课学员、平均学习时长、学员平均得分、学员作业完成率等五个指标进行加权度量。

机构运营过程中各种业务在开展过程中，都存在着潜在但可以通过精细化的数据运营来进行风险预测的，提前预警，未雨绸缪，为机构提供足够应对风险的时间和资源。

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预警提醒（部分示例）

预警提醒的基本逻辑，其背后是一系列的事件触发器，当业务达到某个风险阈值，系统进行预警提醒，机构运营过程中，常见的风险预警主要有：

欠费预警：通过对学员上课课时、课费的监测，对达到设定阈值的学员进行欠费预警提醒，相关工作人员可以及时跟进欠费预警学员，提高营收额；
学员流失预警：通过对学员的出勤、上课表现、作业作品表现、老师互动等维度的监测，对达到设定阈值的学员进行学习积极性的预测预警，对异常学员安排及时跟进，防止学员流失；
老师流失预警：通过对老师的出勤、系统登录情况、与学员互动情况、删除信息等行为的监测，对达到设定阈值的老师进行及时了解，以防老师流失给机构造成损失；
收费异常预警：对学员缴费结果进行监测，对正常缴费的订单进行预警提醒，管理者能及时发现收费异常问题，及时补救，提高家长满意度；
物品临期预警：通过对采购物品有效期的监测，对达到设定阈值的物品有效期进行临期预警，对临物品进行提前处理（作为营销或者公益活动奖品发放），以防造成过期浪费；
物品不足预警：通过对采购物品入库数量的监测，对达到设定阈值的物品库存数量进行临期预警，对即将用完的物品进行提前补给，不至于出现供应临时短缺的情况；
活动效果不达标预警：通过对营销活动效果指标进行实时监测，对低于设定阈值的活动效果指标进行预警提醒，活动相关负责人可以提前介入调整活动目标节奏；
招生未满班提醒：通过对新开班级的招生数据进行实时监测，对设定招生时间内的招生数量低于设定阈值的班级进行预警提醒，以便班级负责人及时调整招生策略。

机构运营过程中，业务交织的比较多，涉及到的数据指标也会随着业务规模的扩大变得越来越繁杂，作为运营者，不能眉毛胡子一把抓，我们需要把握核心运营指标，能够直接反应机构营收、人员、资源、课程、服务质量等业务问题的。

以此来作为业务调整的依据，以实现降本增效，实现业务稳步发展的目的。

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核心运营指标

关乎机构生死存亡的核心指标概括为：

人均营业额=收入/员工数（销售员工数），直接反应团队成员的人均销售能力，管理人员可以通过该指标来平衡人员数量及质量；
人均利润=总毛利润/员工数，直接反应团队成员的人均净赚钱能力，直观了解机构员工的价值水平；
管理人员可以通过这两个指标来平衡人员数量及质量；
营收坪效=营业额/校区面积，表现为校区单位面积产生的营收额，反应了校区的空间利用效率，管理人员以此作为调整机构校区空间大小的依据；
学员坪效=学员数/校区面积，表现为校区单位面积的学生数，反应了校区单位空间学员使用率，管理人员以此作为机构招生名额及招生节奏的依据；
客单价=课程销售额/报名学员数，表现为学员人均消费额，反应了学员在一段时间内在校区的人均消费额，管理人员以此作为机构招生过程中对学员营销尺度的依据；
均单价=课程销售额/课程销售订单数，表现为订单的均消费额，反应了学员在一段时间内在校区的每个订单的均消费额，管理人员可以此作为机构订单价格调整的依据；
课时均价=课程销售额/课时数，表现为机构每个课时的均售卖价格，反应家长对单课时课程所支付的费用，管理人员可以此作为机构课时价格调整的依据；
课时成本=总成本/老师上课课时数/满班学员数，表现为机构每上一节课，每服务一名学员上一课时课，所需要花费多少成本。反应学员上课单课时的成本，管理人员可以此作为上课老师上课成本调整的依据；
课次成=本总成本/老师上课次数，表现为机构上一次课的课所需要的成本，反应排课的合理性，管理人员可以此作为排课时长调整的依据；
转介绍率=转介绍报名数/总报名人次，表现为家长介绍来的报名学员在总报名学员中的占比，反应家长对机构的认可度，管理人员可以此作为激励家长的依据；
续费率=续费报名人次/总报名人次，表现为学员的再次报名量在总报名量中的占比，反应学员对课程对老师的认可度，管理人员可以此作为重点课程和老师调整的依据；
满班率=满员班级数/总班级数，表现为满员班级的占比，反应机构的计划和招生水平，管理人员可以此作为班级学员数量调整的依据；
出勤率=实际到课堂量/应到课堂量，表现为学员上课到课占比，这是教学过程中对学员最基本的行为要求，反应学员上课的积极性，管理人员可以此作为上课规则和激励调整的依据；
退课率=退费学员/全部学员，表现为学员未上完课中途退费退学的占比，反应了学员对上课过程的不满意，管理人员可以此作为老师、课程、机构环境等综合调整的依据；
老师平均评分=∑学员每次评价老师评分/∑评价老师人次，表现为学员对老师的综合打分，反应了学员对老师的满意度，管理人员可以此作为老师水平和业绩评估的依据。