飞书——多维表格产品分析

文艺至死 2023-11-16 09:26:54

一、产品定位

1.1 性质

官方描述：先进团队的业务管理工具，是一个表格，也是无数个应用，千人千面，万人万解。

其实质上是飞书云文档生态下，基于企业内部协同办公场景，面向最终用户/个人，而非开发者的，可深度定制的“轻量级”数据库与解决方案。

1.2 Slogan

人人都是业务管理高手。

二、用户分析

飞书多维表格属于飞书云文档的一种，不可脱离飞书使用，其用户均为飞书的用户，即企业、初创团队、个人用户，其主要用户为企业。

2.1 企业用户

使用场景：企业用户通常需要协同工作来完成复杂的项目，需要一个集成的协同办公环境，以便团队成员可以共享文档、计划项目、交流和跟踪任务进度。

安全性：企业用户非常关注数据的安全性和隐私。他们需要确保产品提供强大的安全措施，包括数据加密、身份验证和权限控制等功能。

扩展性和定制化：企业用户可能需要根据自己的工作流程和需求对产品进行定制，以满足特定的业务要求。因此，产品应该具备一定程度的扩展性和定制化能力。

团队管理：企业用户需要能够有效地管理团队成员，包括分配任务、跟踪进度和设置工作流程,产品应该提供这些管理工具。

2.2 初创团队

预算：初创团队通常预算有限，因此他们可能更关注产品的价格。产品应该提供合理的定价计划，以满足初创团队的财务需求。

简易性：初创团队成员通常是多面手，他们需要一个易于上手和使用，不需要大量的培训或学习时间的产品。

协作和项目管理：初创团队需要一个集成的工具，以协助他们管理项目、分配任务、跟踪进度并保持团队协作。

2.3 个人用户

个人协作和笔记：普通个人用户可能使用产品来管理个人任务、计划活动或创建笔记。产品应该提供简单的工具来满足这些需要。

价格敏感性：普通个人用户可能更关注产品的价格，因此产品的定价计划应该符合他们的预算。

跨平台支持：个人用户可能在不同设备上使用产品，包括计算机、手机和平板电脑。产品应该具备多平台支持，以确保无缝切换。

个人隐私：普通个人用户关心他们的个人数据隐私，产品应该提供透明的隐私政策和选项，以保护他们的数据。

三、使用场景分析

不同行业和职能的用户需求和痛点各不相同，因此产品需要具备灵活性，以满足特定行业和用户工作流程的需求。个人用户的使用场景相对企业和团队简单许多，因此优先考虑企业和团队的使用场景，部分功能可根据个人用户的需求进行微调和优化。

3.1 互联网公司 – 产品团队

使用场景：产品经理、设计师和工程师需要协同开发和迭代新的产品功能。

痛点：频繁的版本更新、需求变更和跨职能团队之间的沟通问题。

偏好：强大的实时协作、版本追踪和集成第三方工具的能力。

3.2 餐饮业 – 餐厅管理

使用场景：餐厅经理需要管理库存、员工排班、供应商联系和菜单。

痛点：库存管理的复杂性、员工不同班次的排班问题。

偏好：易于使用的界面、实时库存跟踪、自动排班工具。

3.3 零售业 – 零售店铺管理

使用场景：零售店经理需要管理库存、销售、员工和客户关系。

痛点：季节性库存管理、销售峰值和员工培训。

偏好：库存预测工具、销售报表、员工培训模块。

3.4 制造业 – 生产线管理

使用场景：生产经理需要管理生产线、设备维护、零部件库存和生产计划。

痛点：生产线停滞、设备故障、零部件供应链问题。

偏好：生产计划工具、设备维护提醒、供应链可视化。

四、功能分析

4.1 飞书多维表格（Web）产品结构图

4.2 基本概念

数据表：数据表内存放着各种信息。飞书多维表格就像一个数据库，里面可以放置多个数据表。多维表格与数据表的关系可类比传统办公软件MS Office中Excel与Sheet的关系。

视图：视图是一张数据表的不同展现样式，每张数据表可以有多个视图，能帮助用户从特定的角度查看数据表中的数据。同时视图之间是相互关联的。因此增加、删除、修改某一视图的数据，数据变化都会联动到该数据表的其他视图中。

字段：多维表格的每一列就是一个字段。字段有着多种字段类型。多维表格每一列都可设置为固定的数据类型，确保数据整齐规范。

记录：多维表格的每一行就是一条记录。每条记录由不同字段类型的信息构成。

4.3 功能布局分析

大部分功能的布局合理，仍存在提升空间。

标题栏的功能布局与云文档其他类型文档保持了一致，降低用户的学习成本。添加了“高级权限”“自动化”“插件”专属功能，这些功能仅针对多维表格开发，同时属于全局性操作，放置在始终显示的标题栏是合理的选择。

数据表列表及有关创建新数据表的功能都集中在了左侧的侧边栏，并没有采取传统MS Office的布局，而是采取了Web导航的设计，对于习惯了传统表格的用户来说需要一定的适应时间，但同时也强化了“一个多位表格可以有多个数据表”的性质，让用户更可能将信息录入至一个多维表格的多个数据表中，而非创建多个多维表格，利于数据表间联动功能的实现。

“新建收集表”和“新建仪表盘”被在侧边栏单列出来，一个是收集信息的手段，一个是展示信息的方式，是用户整理信息时触发可能性极高的功能，单列有效减少了用户使用该功能的操作流程和步骤。

数据表list的“···”设置里，并没有与设置当前数据表权限相关的功能，用户想要实现该功能仅能通过标题栏的“高级权限”实现，建议在“复制数据表”选项下新增“设置当前数据表权限”选项，统一权限管理功能入口的放置逻辑。

模板的推荐和引导界面仅在新建多维表格和数据表后出现，整个操作页面没有跳转到“使用模板”功能的入口，对于选择了新建空白数据表但又发现界面和功能陌生产生使用模板需求的用户来说，需要重新新建一个多维表格以使用模板，用户后悔成本过高，建议在标题栏或者侧边栏新增“模板库”button，功能流程如下图：

视图标签的相关功能在用户打开数据表后，最多两次点击均可完成，流程短，设计合理。

工具栏中，除撤销和重做以外，用户也仅需两次点击即可实现需求（较复杂的需求流程会存在更多点击，但都在同级页面），设计合理。但“字段配置”“卡片配置”工具中，用户如果需要修改字段名，需要点击对应字段之后的“···”才能编辑，而在表格视图内容区，双击字段名就可更改，建议在字段list 中引入双击操作，但双击仅可触发“修改字段名”操作，设置字段类型、引用选项功能保持当前位置。

4.4 功能体验分析

4.4.1 用户典型使用流程

4.4.2 特色功能分析

（1）新建文档——表格内嵌说明书

“新建文档”功能可以在多维表格中新建文档页作为“说明书”，无需跳出表格切换到文档，一页通览。省去数据统计者不断为填写者解释填写规范的沟通环节，填写者自主阅读说明书，规范填写。

此功能并不是在当前表格中创建文档，而是创建文档的快捷方式，在“数据表”级别创建页面以展示文档，文档位置实际在用户云盘的默认创建路径，且权限与多维表格独立设置。此功能适用于需要为多维表格添加说明、报告的场景，使用频率不一定高，但属于魅力型需求。但使用时发现，仅能在多维表格内新建文档，云盘已有的文档无法添加至多维表格内显示，添加文档的途径略显单一。

（2）仪表盘——1张图管公司

数据经历收集、清洗、整理后，接下来就是进行结论呈现和汇报展示，图表是最佳选择。多维表格丰富了单记录内容的展示方式，但不能插入图表，相比传统表格却缺失了汇总分析呈现的功能，仪表盘补全了这个空白。

通过建立“数据表”级独立页面，将所有图表集中在同一页面管理，避免图表与数据位置与视觉冲突，一定程度上增加了用户的沉浸式体验，使用户将注意力更集中在图表或某些数据上。

仪表盘目前提供了柱状图、折线图、饼图、条形图、散点图、组合图6种传统图表，以及漏斗图、词云、统计数字3种目前热度较高、更实用形象的新型图表。但并未支持添加纯文字模块、图片模块，不能满足阐释数据间关系的需求，只能实现“读取数据”，想要“读懂数据”需要浏览者对数据非常敏感和熟悉或者专人进行额外解释说明。

仪表盘的布局和样式也可以进行较高程度的自定义。仪表盘使用了棋盘格的布局，每种图表最小为2*2大小，用户可自由调整图表的大小和排列布局（以图表位置左上角棋盘格为基准，如果该格上方存在未占用的空间，将自动吸附在最上方未占用棋盘格），也可以对图表显示字体、颜色、边框、透明度等进行自定义，个性化操作空间充足。

若有改变数据源或添加特定条件以显示新内容的需求，用户可以通过“筛选”菜单设定条件，保存后各图表内容都将刷新，展示满足用户新增条件的结果，而不必单独调整各图表的规则。

仪表盘汇总各种图表、以及可高度自定义的性质，高度契合了企业“数据大屏”的需求，因此仪表盘目前被多维表格团队以“一张图管公司”的卖点进行宣传。

多维表格仪表盘演示源自官方微信公众号

除了大屏汇总展示，仪表盘中的图表还支持添加至工作台“我的常用”中，避免在不同的多维表格中反复翻找，节约用户查阅时间，随时追踪数据。

源自官方微信公众号

（3）自动化——优化流程流转

用户在利用表格统计数据时，经常还有监测、处理数据的需求。传统的做法是利用收集表设计好问卷下发统计，定时打开关联表格刷新查看，或者收到“xx填写了xxx”后打开关联表格确认数据符合要求。这一过程重复繁琐，占用了统计者大量的注意力和时间，将统计者的工作时间强制变琐碎，不利于提高效率。

多维表格设置了“自动化”集成了数据监测、条件判定、执行指令功能，解决了这一难题。任何流程都可以看作是触发条件+要执行的操作，自动化利用了这一逻辑，设计了6种触发条件和9种操作指令（其中一种为多指令时调整指令间间隔时间），都可以根据实际需求自定义调整条件。条件和指令都可以设置多个，多条件关系为“同时满足”，多指令间关系为依次有序执行，让表格“自己动起来”。

自动化流程不止于“自动”，更实现了打通。一张表里可以设置多个自动化流程，连接飞书的云文档、通知、邮件、日程、待办等各种应用，并最终重塑业务流程。借助自动化，可以实现每周五10:30自动发送群消息提醒填写周报、任务截止前一天自动催促未完成任务的责任人加快进度、新增需求自动拉群并提醒、定期提醒进度、需求到期自动催促跟进、需求完成自动通知提交人等原来需要进行花费大量精力和琐碎时间沟通处理的事务。

（4）高级权限——推动数据流通

多维表格的高级权限是对表格全部相关用户的管理、编辑权限进行配置，权限级别不再是笼统的文档级，而是具体到数据表、数据表里的字段、记录。通过配置高级权限，可以实现一个链接一份表格千人千面，人人都拿一手数据，可触达的协作者更多，表格可承载的数据更多，但却更安全。

多维表格的高级权限按角色进行分配，除“管理员”外可进行自定义配置。“管理员”可修改多维表格所有内容、权限、自动化流程和仪表盘，目前仅可通过文档分享页面调整该角色成员。

角色的权限涵盖对表格内各数据表的权限，有可管理、可编辑、仅可阅读、无权限4种：“可管理”权限下，协作者可修改字段类型和名称，并编辑所有记录的内容；“可编辑”权限中，协作者仅拥有编辑记录的权限，不能调整字段，且编辑操作的生效范围（通过字段、记录限制）和生效操作（新增、删除，默认可编辑）将根据协作者角色设置进行限制；“仅可阅读”权限下，协作者仅可查看，无法编辑，且可阅读的记录范围将根据协作者角色进行限制；“无权限”下，该角色成员将不能查看该数据表。

高级权限还强制了管理者对协作者的默认角色进行设置，没有角色的协作者，将按照默认角色的权限访问多维表格。并提供用户可自定义权限的角色、禁止访问作为选项。若默认角色为空或“禁止访问”，他们需要申请权限；已获得角色的协作者（包括群成员），以角色的权限为准，不受默认角色的影响。此操作确保了高级权限可以覆盖到所有可打开文档的协作者，不会产生漏网之鱼，提高表格内容安全度。

（5）查找引用字段——表格升级数据库

多维表格相比传统表格而言，呈现方式更丰富，但传统表格可以通过复杂函数实现多Sheet间数据联动，多维表格没有设计同样的复杂函数，另辟蹊径设计“查找引用”字段满足这一需求，更为简单，更适合0基础用户上手操作。

查找引用字段是多维表格基于 FILTER 函数打造的一个字段类型，在查找引用字段中，无需输入公式就能根据指定条件快速查找并引用数据，轻松实现统计与筛选的需求，如筛选某个周期内的数据或信息、通过包含关键词查找所有相关信息等。

用户首先需要创建字段，并选择字段类型为查找引用；

其次选择引用字段所在的数据表和引用字段；然后设置查找条件，匹配方式可选等于、不等于、包含、为空、不为空，多条件时还可以选择条件间为“与”关系还是“或”关系，比对目标除选择当前表中字段外，还支持自定义文本及固定的选项、人员、日期（取决于引用字段的格式）；

最后设置结果呈现方式，支持原值、去重源数据、求和、计数、平均值、最大值、最小值，支持设置数字格式（整数、小数、日期、货币等）。

（6）共享数据源——数据同步分发新选择

传统场景中，遇到需要同步数据的场景，一种选择是将数据整理好，然后将文件发送给对方；另一种选择是将数据整理称为云文档，然后将对方设置为协作者，并授予复制的权限。第一种方式有泄密的风险，且只是当下同步，后期若数据产生变动仍需要再次同步，提高了数据接受者的数据管理难度；第二种方式看似实时同步，但却给数据发送者带来了不便，因文档是共享的，任何操作都是实时更新多端同步的，数据发送者就不能对随意对数据进行编辑和调整，除非利用高级权限对数据接收者施以更精细的限制。多维表格给出了新的选择——共享数据源。

在多维表格中，用户可以将多维表格中的某个数据表发布共享，成为组织内部的数据来源。共享范围内的其他用户可将数据源同步到自己的多维表格中进行引用、分析和数据加工，且可选择要同步的字段、同步频率（手动/每小时自动同步），有效提升信息处理效率。

4.4.3 功能迭代猜想

（1）高级权限设置入口优化

当前版本中，用户若需要设置文档的高级权限，只能通过标题栏的“高级权限”button，入口单一；且只能通过协作者角色配置权限，设置起来略微复杂，需要用户对当前文档的所有数据表，所有字段逐个配置，意味着用户必须一次性设置好潜在协作者对文档所有数据表和字段的权限，即此操作会占用用户大量时间思考。

猜测下一步将在数据表list、字段配置菜单、表格视图下列标题菜单添加权限设置入口，通过数据表、字段配置权限。同时各入口仅针对入口所在级别（指定数据表、指定字段）进行权限配置，若需要对文档其他部分进行配置则跳转到“高级权限”配置菜单，“高级权限”菜单将更多发挥展示和集成管理功能，有效避免用户在编辑表格内容时被思考文档权限打断。

（2）自动化流程相似执行操作优化

当前版本下，触发条件与执行操作之间为一对一的关系，若有多对一的情况，设置起来较为繁琐，仅能通过设置好其中一个自动化流程，再到管理界面进行复制和修改实现。如汇报链末端管理者等其他一些工作不那么细分的岗位，对部分事务和变动仅需要知晓概况即可，多种触发条件的执行操作类似或相同。猜想下一步的优化思路有两种：

①多个触发条件关系间添加“或”逻辑，即满足A条件“或”B条件触发相同执行操作。此设计在设计流程时可在一个流程内完成多种不必同时发生的触发条件的设置，但条件间关系的“与”“或”设置必须设计醒目且引起用户注意，否则会产生与用户意图相悖的流程。此设计下设置流程大幅缩减，但多种条件对应的执行操作完全相同，实际应用场景较少，且产生误操作可能性较高，采用概率不大。

②执行操作可保存为模板，对流程创建者或当前文档生效。此设计下多种条件仍需要多个设置流程，但相比当前版本，用户不必知晓熟悉文档已有的自动化流程；“执行操作”可以一键选取，一定程度上可以提高效率；且能针对特定条件进行修改，灵活度较高，采用概率较高。

（3）云盘文档可添加至多维表格

当前版本下，在多维表格中使用文档页面仅能创建新文档，已有文档无法添加至多位表格内，猜想后续版本将为“文档”格式的云文档添加文件级功能“添加至多维表格”，与“创建副本”“移动到”并列显示，可以在目标多维表格内创建“数据表”级页面，展示选定文档内容，页面名称沿用原文档名，编辑管理权限维持原状，并与多维表格及表格内其他文档独立。表格内文档内容与原文档双链，一端修改另一端同步修改。

（4）发布共享数据源可选择范围

当前版本下，在多维表格中将数据表发布为共享数据源只能将整个数据表分享，但不能选择字段范围。如果发布者预发布的数据表存在发布者不便发布的字段，而这些字段从当前数据表移动至其他数据表将提高复杂度，发布者只能为预发布的字段和记录新建单独的数据表发布，造成流程繁琐。猜想下一步，多维表格将在用户发布时提供字段范围的选择满足这一需求。

（6）自动化流程与申报、审批深度融合优化

有门店管理需求的企业可能会遇到定期统计数据的工作场景，当前版本的解决思路是利用自动化定时提醒汇报者填写，填写后自动通知管理者核准，若有修改需求则利用评论、字段或其他方式要求填写者修改，如此反复。此过程涉及多个自动化流程，设计起来比较繁琐，优化思路有两种：

①优化升级目前“流程”字段。流程字段中添加通知反馈功能，结合自动化流程中“发送飞书消息”执行操作和评论，实现实时反馈和再核准。

在各节点中添加通知功能：上一节点“完成”后，将发送通知提醒下一节点协作者及时确认；同时添加反馈功能：含“反馈”和“反馈历史”两模块，“反馈”模块含“意见”和“调整要求”两要素，意见为自定义文本（可不填），文本将自动发送到该记录的评论中，该节点“完成”后，所有评论同步“完成”；“调整要求”含操作（补充、修改、删除、）和操作对象（字段，可多选）两要素；“反馈历史”中单条反馈份两段显示，第一段显示时间和“调整要求”，第二段显示“意见”内容。

②开发类似“自动化”“高级权限”专门的工具“填报审批”，联动通知、任务等飞书应用。让用户自定义审批流程的环节，各环节时限、协作者、必须填写的字段、反馈及时限，审批的触发条件（新纪录时、定时、手动开启）等。