职场经验谈|如何掌握高效开会的“姿势”?

洛阳亲友如相问,就说我在开大会。

“每次开会都必须有做出一个明确的决定,如果没做出任何决定,那一定说明这场会压根就不该开。”——谷歌CEO 拉里-佩奇

有人的地方就有江湖,有江湖的地方就要开会。


(完美构图的乌克兰议会群架图)

会议是一个很常规的方法,帮助传达思想、集思广益、最终解决问题。这方面有本很出名的书——《罗伯特议事规则》,据说孙中山先生当年十分推崇,还亲自翻译编辑,希望能凝聚民心,推崇民主,可见会议的重要性。

(《罗伯特议事规则》)

理想丰满,然而现实中很多公司还没有形成高效的会议机制。相信不少人都遇到过这样的场景:一屋子十来号人,你来我往,唾沫横飞,三两个小时过去,结论是——待定。

大写的尴尬!

作为职场人,大家时间都很宝贵,如何避免把有限的生命投入到无止境的会议中?因此,如何提高开会的效率?

1、明确意图及主题

会议的根本在于解决问题,很多时候会议效率低下就是因为组织者或者参会者没明确会议目的。

积极沟通,让组织更融洽

比如项目例会,部门汇报等。这种会议上我们需要及时同步信息,打开天窗说亮话,把问题说穿说透。

统一思想,让行动更高效

产品汪熟悉的需求评审,项目启动等。这种会议通常要有明确的方案,说明各种角色以及对应的职责,以及最终成果的评估标准。

集思广益,让视野更开阔

常见的就是头脑风暴了,会议形式可以很轻松,需要注意:把握时间,不要跑题;不要轻易否定,毕竟期望得到的是想法而不是严谨的解决方案。

奖罚激励,让士气更高昂

类似项目总结,公司年会等,通过回顾过去,总结经验,赏罚分明,以激励团队士气。这方面互联网公司玩得比较溜。

2、会前充分准备

一次有效的会议,准备功课是少不了的。先上一张脑图:

会议名称: 向外部提供关于会议基本信息的引领性标题,最好做到简洁、完整,以便相关人员判断是否必须参会。

参会人: 参会人越多沟通成本就越高。苹果已故 CEO 史蒂夫-乔布斯,他开会的基本原则是简约,他不喜欢太多人一起开会。但这也并不意味着越少越好,参会人列表中至少应该包含决策人、执行人、关系人。

会议议程: 应该提前说明整个议程,主要议题,让参会人对会议内容有清晰全面的理解。

会议材料: 应该提前发给参会人。这样才能确保大家信息同步,有足够的时间思考,而不是即时发挥。

会议内容准备: 这点在项目汇报,分析决策等类型的会议中十分重要。比如关键数据、竞品分析、现行方案以及采用这种方案的原因或者优劣等等。

当代钢铁侠,TeslaCEO埃隆-马斯克在这方面的对员工要求就非常高,如果他提出的问题,你答不上来,随时都有被解雇的风险。所以务必做到有备而来。

(TeslaCEO埃隆-马斯克)

3、会中注意事项

会议开始前:主持人最好花几分钟介绍一下会议议程、主要议题以及期望,然后逐项引导大家共同商定问题的解决办法。

会议过程中:交代清楚事情的六要素——时间、地点、人物、行动、资源、结果。和我们从小到大的记叙文一样,什么时间,什么地点,谁来做,怎么做,前提条件、最终结果(定性或定量)。

会议结束前:不要忘记回顾和总结,避免有遗漏。很多时候沉默不代表赞同,对于关键问题,最好复述一遍,确保理解一致。

把控会议节奏:这对会议主持人要求比较高,他需要在气氛过于活跃,话题过于发散的时候,把话题拉回来。在交流陷入僵局时破冰(或者暂且放下争议也好过僵持不下,白白浪费时间),尽量促成意见的统一。对于悬而未决的难题,最好有boss拍板,避免无休止的讨论。

4、会后保持跟进

会后一小时内,应该有一份按主次整理好的会议纪要邮件发给参会者。邮件的意义首先是校对会议中的信息是否被正确理解,其次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。引导者也可以通过参会者对邮件的反馈采集会议的相关信息,以便追踪后续进度。

最后,附上一些知名企业的会议机制,以供参考。

注:摘自《开会的艺术》中国华侨出版社

微软

  1. 严格控制时间,不超过1小时

  2. 领导和干系人都要参加,确保做出决议

  3. 激励会上发言,融合所有意见

  4. 提出的观点必须拿出数据支持

谷歌

  1. 明确目标,细化分工,确保问题得到解决

  2. 见缝插针,利用间隙时间开小会,半小时内解决问题

  3. 答疑机制,会议上充分交流,确保提问者理解清楚

  4. 计时模式,在会场显眼的位置摆放计时器,要求参会者高度专注

  5. 不设会场,与会者才是会议核心,抛出一个问题立刻解决

  6. 连环会议,比如高管负债总体任务划分,具体细节一概不谈。中层模块化梳理,委派给基层。最后由基层管理者把任务划分到具体执行人

三星

  1. 避开业务高峰,选择合适的时间

  2. 沙漏计时

  3. 清晰、明确的会议纪要

  4. 明确主题,发言中的前3页PPT中必须明确提出议题

  5. 会场设专门的纪律人员

  6. 必须得出结论,投票表决

  7. 结论一旦得出,必须严格执行

本文作者 :Zeason(点融黑帮),目前在点融网担任产品经理,湖南大学毕业,曾就职于中国平安,非典型金融理工男,喜欢音乐、电影和运动。

关键字:产品经理, 创业, 会议

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