跨境电商海外仓（7）：WMS的效期管理功能设计

效期管理是指货品在入库的时候，要对一些含有效期信息的产品需要记录效期信息（即生产日期和失效日期），以便于WMS系统在拣货出库的时候可以确保是把有效期内的产品出库了，而不是过期失效的产品。

海外仓常见的效期产品一般有保健品，奶粉，化妆品，电子烟等，而国内全品类仓库则更多的是食品、酒水饮料、生鲜，还有比较特殊的药品等；以上产品的特点就是在产品包装上会印有生产日期，保质期，失效日期等信息。

图片摘自网络

效期管理算是WMS中比较复杂的功能，无论是对系统功能的设计还是仓库方的使用，都比普货操作要麻烦很多；一般来说除非特殊业务和定制化开发，据我所知海外仓WMS往往很少做效期管理的功能，所以拥有此功能的海外仓WMS可以算作是一个亮点功能了。

本文来跟大家聊一下我在设计海外仓WMS中的效期管理功能的过程中，一些心得体会和遇到的难点与踩过的坑。

一、为什么要做效期管理？

做效期管理功能最直白的原因就是：业务需要。

因为有客户经营一些美妆产品和保健品，这一类产品都含有效期信息，所以自然而然就希望仓库能支持对效期产品进行管理。

对比普货（如衣服，玩具，配件等），效期产品具有明显的强时效性，对库存周转速度要求比较高，也对产品发货的准确性要求比较高。

如果没有在有效期内发出货物，那么这类过期的产品只能卖家承担损失；如果仓库管理不当，发出过期产品给消费者，导致安全事故，卖家可能会承担高额的赔偿损失。

综上原因，如果业务需要销售效期类产品，那么WMS必须配套相关的功能；如果将效期产品当成普货来管理，虽然对系统的要求降低了，付出的仓储管理费也低了；但是潜在的风险极高，管控不当很容易赔了夫人又折兵，得不偿失。

二、效期管理的特点

效期管理的最大特点就是：时效性强、发货准确性要高。

效期类产品客户对仓库的最基本的要求就是：不能发临近过期或者已经过期的产品给客户。

药品效期信息示意图——摘自网络

所以仓库需要依靠WMS来对效期信息进行全流程的管理，避免发错货物造成损失；一般来说，非药物类的效期产品，产品包装上只有简单的效期信息，没有生产批次号；同时受限于海外仓的高额成本，也很难做到在入库的时候逐个贴批次号。

所以一般WMS会在货物入库的时候记录相应的效期信息，并标记上架到了哪些仓位之上，在后续拣货出库的时候，根据拣货的仓位来判断货物是否已经过期，也可以根据先进先出或者先过期的先出策略来推荐合适的仓位拣货。

三、效期管理的流程

效期管理主要流程图示

效期管理一般分为以下几个大流程：

1）创建货品的时候开启效期管理，这样货品信息流转到下游系统的时候，可以根据这个配置来区分普货和效期货。

2）在WMS入库收货的时候，如果是开启了效期管理的货品，则需要逐个检查效期信息是否一致，然后在收货的时候要录入数量和对应的效期信息；一般来说，一次性到货的产品效期信息都是一样的，但是也有可能有不同的效期，如果有不同的效期则需要想办法区分收货，然后分别录入不同的效期信息进去。

3）收货录入的效期信息的SKU，在上架的时候要记录跟踪对应的仓位，同一个仓位放不允许放相同SKU但是效期信息不同的货品；所以在入库上架的时候，往往会对SKU生成一个入库批次，一个批次的SKU上架到一个仓位或者多个仓位，后续这些仓位就不能上相同的SKU但是效期不同的批次了；如果仓库仓位比较紧张，也可以考虑同仓位混放不同的SKU，这样可以大大地节省仓库端的空间资源。

4）效期信息和仓位关系绑定了之后，在订单拣货的时候根据策略来推荐相应的仓位；如果策略是先进先出，则按照优先推荐去关联了先进来的批次号的仓位上拣货；如果策略是临近失效先出，则按照同个SKU哪个批次的效期先过期，则优先推荐去对应的仓位上拣货。

5）系统在策略的配置上要形成闭环，这样才能保证数据不会混乱；例如上架的时候同仓位要禁止混放同SKU但效期不同的货物，这样才能确保拣货的时候可以做到一一对应。

海外仓的效期管理也受限于成本和时效的问题，一般不会在拣货的时候带出要拣货的SKU的效期信息，然后在拣货的时候逐个匹配实物是否和系统带出的信息一致。

但如果一些仓库管理做得比较严格，会进行一些抽检，例如查看一些货物的过期时间是否符合发货要求，系统中记录的效期信息和实物上的信息是否能对应关联；如果发现有差异，则可以尽快盘点，调整系统数据。

四、效期管理的难点和踩坑点

效期管理比唯一码管理要稍微复杂一些：

• 业务流程闭环比唯一码要长，唯一码更多的是记录和订单的关系，而效期管理则涉及到比较精细的批次和仓位的对应关系等。
• 效期信息没有唯一码信息那么标准化，没有固定条码可扫描，无形中就增加了许多复杂度。
• 效期管理对仓库运营管理的要求也比较高，因为效期产品的发货是比较严谨的，不允许出大错的。

主要的一些难点和踩坑点我列举在下方：

1. 难点一：效期信息识别率低

效期管理其实本质上也是批次管理，但是商品实物上没有批次号，只是含有一些不规则的效期信息而已，这对仓库的实际作业会带来很多的困难，增加很多成本。

从实际的业务场景来看，效期信息其实并不太好识别；比如我们生活中经常会发现要找一个产品是否过期了，要翻看整个产品的四周，花费不小的力气才能找到过期时间；而仓库中这样的产品有很多品类，不同的品类效期信息放的位置不一样，而且表达形式也不一样（英式日期，美式日期，还有一些日期缩写等）；甚至一些产品只有生产日期和保质期，需要自己手动计算失效日期是什么时候。

2. 难点二：效期产品容错率低

效期产品往往都是一些受时间影响而呈现出严重的“两极分化”影响的产品，在保质期内的产品大家可以接受，但是超过了保质期甚至是临近失效期，那么用户接受度就直线下降。

所以对于效期产品来说，库存的周转率要求更高，同时对系统的严谨性要求也更高；前些年，海外仓普遍管理比较混乱，错发，漏发，被用户投诉的事情时有发生；而效期产品即使没有错发，但是发的货物效期不对，也会给商家带来不小的麻烦。

仓库对管理效期产品的容错率很低，基本上不允许犯错，一旦犯错，面临的赔偿和损失就很大。

对于产品经理而言，在产品规划设计的时候要考虑更加周全的场景，同时也要融入一些容错机制；例如临期禁发功能，设定一个安全时间区域，距离产品过期还有1个月的时候就禁止发货；然后仓库定期去盘点这些即将过期的产品，确保系统数据的准确性，以及不发临期或过期的产品给用户。

3. 难点三：依旧是成本问题

海外仓的人工成本高昂是一个永远逃不开的话题，所以在设计一些系统功能的时候，往往会更加倾向于“宁愿麻烦所有人，也不要麻烦仓库”的原则。

效期产品与普货产品相比，在收货的时候多了检查效期信息和录入效期信息的步骤，在上架的时候多了禁止仓位混放的限制，在拣货的时候多了必须强制使用系统推荐的仓位的要求，在库内管理的时候多了一些临效期产品处理和盘盈盘亏亏的特殊处理，在退货入库的时候多了对效期是否有效的判断逻辑……

这些多出来的步骤和环节，其实最后都会反馈到成本上；所以我在主导效期功能的研发过程中，砍掉了很多初稿设计时的复杂功能，砍掉了很多为防备一些异常情况而做的应急方案，因为成本是设计海外仓系统必须要时刻重视的一个因素。

有些WMS功能做得很简洁，新用户初次使用的时候会发现很舒服，简单易用好上手；而一些WMS功能做得很复杂，走一步卡一步，新人需要专业的实施工程师培训好多次才能上手摸透。

不能说简洁的WMS就一定好用，因为业务决定了系统的复杂度，过于简单的系统支撑不了那么多业务，最终也没法使用；也不能说复杂的WMS就一定不好用，随着业务的增长，人力成本的增加，一些刻板的规矩可能反而更能提升作业的效率。

4. 踩坑点：非必填的失效日期

最开始设计效期功能的时候，我们需要在OMS端创建货品的时候开启效期管理（标记此货品为效期产品），然后在创建入库单的时候要求客户填写效期信息（生产日期非必填，失效日期必填），因为这样在仓库端WMS收到货物的时候可以根据预报的信息来核对实物是否相符，最后确定是否要收货。

入库的时候要求必填失效日期，这个想法是正确的，但却是不方便执行的。最大的原因就是上面提到的人工成本的问题，以及我对上游客户端不熟悉的问题。

人工成本是因为海外仓库收货的时候不太有那么多时间逐个去清点，比对实物是否和预报的一致，他们更希望能直接从一些外箱上直接看到信息，然后就录入到系统；虽然这个行为和国内仓库的做法相比风险太高，也太不成熟了，但是这也是海外仓普遍存在的难题，再加上今年的疫情问题，仓库招聘新人困难，用人成本陡增。

上游客户端不熟悉是因为我当时以为所有的上游系统，自己要做效期产品的业务，那么肯定知道自己采购的（发往仓库的）这一批货物的效期信息分别是什么。

但是实际上并非如此，海外仓卖家供应链管理能力有高有低，鱼龙混杂，哪怕是一个生产日期和失效日期，他们也并非都知道；反而是寄希望于仓库端帮忙录入，然后反馈给他们，然后再用这个数据去和供应商核对。

基于上述两点，OMS创建入库单必填失效日期的功能，在版本即将上线前又紧急调整了一波，由必填改成了非必填，这算是踩过的很印象深刻的一个坑了。

5. 踩坑点：容易弄混的逻辑关系

一般来说，为了区分入库的先后顺序，仓库都会对不同的时期入库的SKU标记一个批次号，这样便于后续出库的时候可以按照先进先出的规则执行。

同一个入库单下的同一个SKU，如果一起完成了收货上架，那么批次号应该是一样的。这一批的SKU可以放在同一个仓位上，便于后续拣货的时候集中拿货。

如果这批SKU加上了效期信息，则收货或者上架生成批次号的时候要判断此批次下的SKU是否都具有相同的效期信息，如果有不同的效期信息，则批次号不能相同。

对于仓库的货品管理来说，最基本的粒度是SKU，最细的粒度是唯一码，批次号是在唯一码之上，而SKU粒度之下的层级。

一个SKU有多个批次号，也有多个唯一码；一个批次号只有一个效期信息，一个效期信息则可能对应多个批次号。

SKU与批次和效期的关系

上述关系如果没有搞清楚，则很容易踩坑，再加上一些仓位属性和仓位逻辑，就更加容易弄混了。

如果是先进先出的策略，则往往是批次号与仓位关联，一个仓位只能放同一个SKU的一个批次号，这样后续拣货出库的时候可以根据批次号的先后顺序定位对应的仓位。

• 如果是临近失效先出的策略，则可以是批次号直接与仓位关联，也可以是效期信息间接与仓位关联。
• 如果是批次号与仓位直接关联，在拣货出库推荐仓位的时候先判断临近过期的产品一共有多少个批次，然后再判断这些批次哪个先，那就先推荐这个批次对应的仓位。
• 如果是效期信息与仓位间接关联，则可以直接判断临近过期的产品放在哪个仓位上，但是前提是上架时候同效期不同批次号的SKU允许放在同一仓位上。

上述两种方案都可以，本质上都是用批次这个粒度来关联仓位。但是方案一对库容量要求比较高，因为不能混批次存放，意味着不同批次得要放在不同的位置，占用多个仓位容量；而方案二是以相同的效期索引，将不同批次但是相同效期的SKU放在一起，节省了仓位容量成本，也便于仓库实际拣货作业。

五、总结

效期管理的功能应该算是WMS系统设计中属于中上难度的，很多业务逻辑和细节需要注意，而且又因为海外仓的管理水平普遍比国内电商仓库差很多，所以实际实施执行起来的时候还是存在很多问题。这也是海外仓WMS很少有人做效期管理的原因之一。

本文主要是对自己过往项目经验的一个复盘总结，其中有很多业务逻辑或者是功能阐述的部分可能仅适用于我司的业务，与其他行业的做法可能不同，请各位读者自行理解并结合实际业务再做判断。

效期管理功能要想发挥出真正的功效，仅仅从系统层面，从技术层面是不够的。

系统可以约束某些行为，但是不能兼顾到所有方面，尤其是管控这种容错率极低的效期产品更加需要人为因素的干扰；需要在入库收货时候仔细核对清点，定期的盘点复查，日常作业时抽查核对数据准确性等，确保在系统和人为两手抓，降低出错率。

以上，便是我对海外仓WMS的效期管理功能的一些复盘总结！

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#作者#

vitamin，微信公众号：皮酱叨逼叨。公众号运营小白，初中级B端产品一枚（一年开发经验+三年产品经验）。主导过在线教育类产品，目前是跨境电商供应链仓储物流产品一枚，欢迎勾搭，一同学习。

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