ToB产品：如何搭建一套简洁的企业集采系统？

预算申请繁琐、采购流程长、费用报销麻烦是每个基层职场人绕不开的头疼话题。

拿大型企业营销场景举例，银行、地产、汽车公司等分支多、各类活动多，对于行销辅助品的采购需求大，若使用小批次分散采购，无法获得对供应商价格优势。

对于toB企业来说，采购管理的精细化、场景化、数字化、合规化的需求并不是个伪需求。所以，集中采购是一个大型机构的首选降本解决方案。

一、企业、用户需求存在差异性

1. 企业角度

从企业角度来说，通用希望系统能解决：节约成本、合规运营：

• 比价工具
• 多次询价
• 实时改价
• 供应商管理
• 数据报表管理

比价工具是采购管理系统中的一个重要组成部分，尤其对于存在大于等于2个采购源以上的企业。解决方案而言，市场上已经有成熟的采购比价系统软件，协助企业进行采购决策，企业也可以通过人工比价或者自行开发系统来实现采购比价的功能，例如新增比价页面，对接付费比价接口。

场景举例：

一款新车型的推出后的营销活动中，一家汽车直销门店需要为每次试驾的用户提供伴手礼及带品牌logo的纪念品，或车友会的现场抽奖礼物。这边不涉及个人账户付款，需要从公司采购商城下单，直接寄送至门店。

香薰品类下某款商品同一个条形码（以69开头的统一商品编码）存在5家供应商，采购系统需要支持全商城遍历最低价，并支持天猫、京东旗舰店比价，让采购员通过最低价下单。

询价、改价是为了获取最低的报价，智能化的采购系统会对商品价格进行智能化监控。若涉及到618、双十一等活动下，价格下降的场景，支持供应商修改价格。

此外，合规运营也催生了供应商管理、订单管理线上化的方向。

2. 用户角度

从采购员等用户角度来说，希望系统能解决：无需繁琐指引，用户一用就会

• 商城式导购、下单、收货
• 下单流程、退换货流程
• 一站式报销

采购员是一类系统角色，但其实际用户身份可能是分支机构财务部门兼岗、门店运营人员等并不是采购专业人士。拿本人举例，有场金融机构千万用户的年度账单营销活动，搭配了抽奖环节的奖品兑现，需要从采购系统的框架采购内购买手机、充值卡等物品。系统操作复杂度高，操作指南多达30 页，还需区分N种场景，录入签报号、后续核销等，与财务沟通交涉10 轮后疲惫不堪。

所以商城式采购、直接下单、简洁报销十分有必要。另，采购场景多用于公司采购，较少使用移动端场景，该部分的使用率较低，可以适当降低优先级。

二、项目管理：只抓重点

1. 项目重点

提高机构使用率，流程高效简洁。

B端产品经理必须自己在项目前中期要有自己的重点，执行中做减法，并引导需求方思考。B端用户不像C端千人千面，但定制化需求多，企业全是重点怎么办？坚持“如无必要，勿增实体”的产品设计理念，产品经理无需增加体验类、活动类需求。

2. 解决方案

一期解决核心主流程，二期完成企业定制化需求。

一期建设主流程：

采购商城产品由采购需求端、采购管理端、供应商端组成。

采购需求端提供商品搜索、浏览、加入购物车、下单、订单审批、订单结算、退换货等功能。

采购管理端提供供应商管理、商品管理、订单管理、预算录入、审批设置等功能。

供应商端提供商品管理、订单管理等功能。

二期完成定制化：

企业定制化需求，支持灵活场景，例如代下单、虚拟商品下单（数字人、电影卡等）、支持不同用户采购与报销等。

3. 运营重点通过指标追踪

由指标体系来进行全方位追踪，追踪机构下单覆盖率、机构签收覆盖率、订单时效、用户登录点击率、订单数量、订单金额等。

三、产品设计：通用标准为主

首先从全局来看产品的设计，这是在立项之初就应该与采购业务方明确一致的，往往会由财务部门牵头。范围明确后，还有各个模块之间的优先级需要明确，建议制定里程碑计划来推进节奏。

产品功能结构图：

（来源：复盘|集采系统的设计办法）
产品管理

设计一个通用的产品管理页面，录入商品信息。

订单管理

用户下单后，会生成对应的订单信息，这块状态机的设计较为复杂，以下仅做示例。

四、如何量化B端采购系统这款产品价值？

1. 提效

• 产品咨询阶段的效率提升：通过优化咨询流程和使用智能推荐系统，产品咨询时间从5至7天缩短至2小时。这意味着企业可以更快地做出采购决策，响应市场变化。
• 下单流程的简化：下单时间从半日减少到5分钟，这不仅减少了人工操作的时间，也降低了因等待而错失商机的风险。
• 收货和结算环节的加速：将收货和结算时间从5天缩短至10分钟，显著提高了资金周转速度和库存管理效率。

2. 省钱

• 成本节约：通过维护市场价与采购价的关系，系统能够智能分析并推荐最具成本效益的采购方案，直接降低采购成本。
• 减少库存积压：通过精准的需求预测和库存管理，减少不必要的库存积压，进一步降低库存成
• 避免过度采购：系统可以分析历史数据和市场趋势，避免因过度采购而导致的资金占用和潜在损失。

3. 省时

• 物流计算和订单时效：通过集成的物流信息系统，可以准确计算订单的到达时间，确保及时配送，减少等待时间。
• 自动化流程：自动化的订单处理和审批流程减少了人工干预，节省了处理时间，提高了整体运营效率。
• 数据分析和报告生成：系统能够快速生成采购报告和分析，帮助企业快速了解采购情况，做出更明智的决策。

四、如何寻找公司内部B端产品信念感？

B端采购平台，尤其是非采购软件类SaaS机构，必然不是最出彩的项目，首先，无法直接带来营收的增长，其次用户量级也远不如C端产品大。这是事实，如何找到做事情的价值感呢？

• 从需求本身：采购部门不是成本中心，而是企业的利润中心之一。作为企业运营的基石，通过高效的采购策略来降低成本，是实现利润最大化的重要途径；
• 从项目本身：从0到1搭建一个采购系统，遍历项目立项、需求规划、功能设计、测试验收、运营推广，能够对初级产品经理而言是段不错的经历，相当于做了个简化版电商平台的设计；
• 对过程而言：做好各部门的链接能够降低线下作业率，减少操作环节，以采购与财务为点，覆盖到公司内部运营的面，能知道公司运转的逻辑。

最后，很少只有一个产品经理职业生涯会只打磨一个系统。每做一个产品，通过经验的积累和几个灵感的爆发，产品的sense只会愈加浓烈，不同B端系统背后都有其互通之处。

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