0-1搭建 账务自动化集成系统

在企业的财务管理中，会计工作是核心环节，会计是基于经济业务活动的根据会计法、会计准则等法律法规，通过记账、算账、报账等一系列持续来提供反映企业财务状况和经营成功。

而记账工作对应会计人员来说，记账有完整性、及时性、准确性的要求，并且属于每天/月重复的、细致的、繁琐的工作。因此，实现会计人员的自动化入账，提高财务入账效率，是公司内部系统的一个核心功能。

一、账务集成系统：业务与会计的纽带

解决的是业务数据向账务数据转换的问题。账务集成系统是会计系统的前置系统，解决业务数据流转问题，将业务数据生产业务凭证，进而推送给会计系统生成记账凭证或会计分录。

其价值体现在以下三个方面：

• 提高财务人效：财务每月月初需要对当月经济活动进行财务做账，这项重复的、有一定规律的工作可以由系统来完成，提高财务人效
• 缩短结账日期：系统替代人工实现账务集成，可以缩短财务每月的结账日期。公司做本系统就实现了原来中下旬才完成入账的，到月初5号之前就完成
• 提高做账准确性完整性：通过规范的数据处理流程和严格的校验机制，且减少了人为错误，确保生成的账务数据准确无误

举例说明：业务流程与会计凭证之间转换

业务流程：

公司收到一笔支付宝的流水5000元，用于X客户-O订单-购买ABC商品（案例简单处理，不分拆到具体商品预收）

会计凭证：

以下的说明中即以此案例进行配置说明

二、架构示意

三、业务码：业务场景梳理

区分不同的业务场景及业务数据，将业务场景分类，对交易过程做细力度的拆分，区分不同的业务以及业务数据。

定义规则：按不同业务单据不同的账务处理要求定义不同的业务码。业务码可根据实际业务需要，设置一级或多级，多级。

以下，以某软件类SaaS公司自动化入账为例：

四、集成系统：自动化生成凭证

账务集成系统，凭证数据的集成一般包括5个流程：

1. 业务源数据转化为业务集成数据
2. 入账规则配置
3. 自动生成凭证
4. 系统效验
5. 人工效验

4.1 业务源数据转化为业务集成数据

确认源数据：满足什么样条件的场景定义为该业务码。每个业务码的规则都不一样：

• 第一层：对应的业务是什么
• 第二层：对应业务需要入账的范围定义，比如订单审批通过，回款单对账等业务状态判断

按照不同的业务码设置不同业务集成规则。即将业务源数据，转化成业务集成的数据。

这个部分就会有业务数据效验，比如数据逻辑自洽、必填项完整等，如果业务数据有问题，需要有预警或看板进行呈现。不同类型的业务数据，会区分为未入账、已入账、入账失败等状态，以便于业务数据与凭证数据的核对。

4.2 匹配入账规则

4.2.1 会计科目配置

会计科目配置，一般会涉及到的字段配置：科目类别、科目编号、科目名称、余额方向、默认币种编码、默认币种等。

在系统实现上，可以选择以下方案之一：

• 方案一：可以选择搭建会计科目配置功能
• 方案二：对接到用友或金蝶入账的情况下，可以直接从第三方系统定时同步科目数据到账务集成系统，减少两个系统配置的成本和配置差

4.2.2 入账规则配置

（1）概念

入账规则要实现的能力是业务数据以业务码映射后，会计系统要生成什么会计分录，即创建什么会计凭证。业务码与入账规则之间存在一一对应关系，按业务码和入账规则配置

为什么入账规则要实现配置化：

• 公司业务复杂，不同的类别比如资产类、负债类、收入类等等的凭证生成规则都不同，在账务集成系统中不应该每一种类别、每一种业务场景进行单独实现
• 业务变化快，财务是真实反应业务的，业务的变化会带来财务入账规则的变化，从账务集成系统的角度需要考虑兼容性，且可以满足企业的个性化需求
• 产品敏捷迭代，在一般的公司，不会一次性将所有的账务集成自动化一次性实现，所以架构设计时需要进行考虑兼容性，分不同的时间段分业务进行接入账务集成系统
• 支持凭证与业务单据的联查，方便做到凭证或分析数据的可追溯

入账规则配置，需要实现以下内容的自动生成：

（2）凭证生成逻辑

• 触发条件：满足什么样的条件会触发入账。以常规回款为例：正向资金流水交易日期在自然月，在当月1号至本月结账日止完成对账，即【资金流水】=【已对账】
• 生成时间：每天定时，还是每月定时
• 生成条数：业务数据与凭证数据的条数关系，一般包括：1对1 （ 一条业务数据对应一条凭证数据）；n对1 （多条业务数据汇总成一条凭证）

（3）分录模板

除了入账基本信息（如对应账簿、凭证类别、制单人等）配置外，还需要按照不同的业务码，分录模板需要配置的字段包括：分录生成条件、凭证摘要、会计科目、分录方向、原币金额、辅助项等。

4.3 凭证管理：自动生成凭证数据

依据入账触发条件+入账规则配置，业务在运行过程中，会生成业务凭证数据：

如果要对接至第三方会计系统，制单日期、凭证编号，可第三方系统生成之后返回。

4.4 系统效验+人工效验

4.4.1 系统效验

依据账账相符、账证相符以及账实相符等，对生成凭证数据进行系统自动效验。

即包括基本的数量、金额的效验，也包括会计层面的借贷等效验。

产品在给研发提需求，一般会包括效验依据、效验规则、报错处理、处理结果几个部分的需求说明。

4.4.2 人工效验

财务人员对系统校验后的凭证进行最后的人工复核，确保所有会计处理的正确性。

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