企业如何高效管理会议室？
一、项目背景
企业是一群人的团队协作，如何把这群人的智慧和力量有效地凝聚起来，会议这种方式便由此而生。一场高效的会议能够汇聚大家的想法，反之只会占用与会人员宝贵的时间。
目前企业运转中，围绕会议存在着许多问题：会议室资源总是不足，各种会议撞车；与会人员通知不到位；会前也不知道会议内容，到了会议室一脸懵逼；会议签到造假；管理人员不清楚会议室使用情况等；会议效率低下；会议决议不能有效落地执行等。
传统的会议管理是前台同事用一张excel表格，记录所有会议室的预约情况，所有的会议室资源由个人调配。如果只有一两个会议室，这种方式自然没什么问题。但是会议室与会议的数量稍微上涨，这种方式就无法有效地解决以上问题，让追求高效的会议变得不高效。
二、整体流程图
三、会议室管理
目的：用于管理员维护会议室的基本信息，如新增会议室信息、禁用维修状态的会议室等，确保企业员工能正常预约使用会议室。
会议室管理至少包含以下要素：
- 会议室名称：区分每个会议室的名称标识；
- 所在位置：会议室所在的大楼与楼层，方便用户通过位置进行筛选；
- 容纳人数、设备情况：会议室最多支持多少人进行开会，提供哪些硬件设备，如投影仪、麦克风等；
- 启用状态：会议室可用状态，避免员工预约维修中的会议室；
案例分析：
四、预约会议
目的：让会议组织人能够快速获悉目标日期的会议室信息，如哪些会议室已经被预约，哪些会议室有投影仪等。快速筛选出符合自己需求的会议室，并以最少的步骤完成预约。
预约会议室至少包含以下要素：
- 日期：能够切换选择不同的日期，查看未来日期的会议室，毕竟提前一天乃至一周预约会议室是常有的事情；
- 楼层：会议室多的企业，需要通过楼层来快速筛选会议室，因为大家一般都会在自己所在楼层进行会议；
- 会议室情况：会议室哪些时间段被预约，会议室有哪些设备，最多支持容纳多少人，这些重要信息都需要告知会议组织人，方便他选择符合条件的会议室；
- 快捷筛选：影响组织人选择会议室的要素比较多，可以将会议室空闲时间、所含设备、容纳人数等信息做成筛选项，方便需求明确的用户进行快捷筛选；
案例分析：
五、邀请通知与会人员
目的：完成会议室的预约后，需要将会议主题、会议时间与会议地点及时通知每一位与会人员。
邀请通知与会人员至少包含以下要素：
- 通过组织节点/群聊等选择与会人员：确定并选择需要参加会议的同事；
- 会议邀请通知：选择相关成员后，通过消息推送的方式触达到位；
- 会前提醒：可以预设会前15分钟会议即将开始的提醒，确保大家不错过会议时间。
案例分析：
六、会议签到
目的：到了预约的会议时间，会议组织人要确保所有人都真实到场，才可以进行会议。
通过生成动态的签到二维码，投屏到会议显示器上，让在场的人员签到，会议组织人就可以有效地统计到场情况，并且杜绝了签到作弊的问题。
七、重难点分析
1. 如何判断需求的优先级
所有的需求都有对应的用户对象，会议管理中涉及多个角色，如会议室管理员、会议组织人、会议参与人等。
在需求调研中，各个角色都会提出自己的需求，管理员要看到会议室使用情况的统计；会议组织人想跟外地同事进行视频/语音会议；会议参与人因为会议过多，希望能够拒绝会议……
作为产品人员，需要梳理各个角色的核心需求点，完成业务核心流程，列需求优先级，合理安排版本计划。
2. 团队沟通
这个项目涉及的团队成员较多，如UE/UI设计师、JAVA后台、web管理端、APP、H5应用、测试运维等。项目管理中，产品人员需要学会如何在明确团队成员各自的分工，确保团队成员对项目达成一致，及时处理与上报项目中的风险点，保质保量地推送项目上线。
企业一直都是以结果说话，只有项目落地并成功推广起来，产品人员才真正发挥价值。
3. 对外供应商沟通
会议中存在许多硬件设备，如会议投影仪、会议室平板、远程通话设备等。如果需要打通线下场景，如APP直接投屏，会议室平板展示会议室使用信息等，必定是要跟硬件供应商提需求进行沟通。
如何有效推送外部供应商进度，是产品人员不可绕过的问题，毕竟不可能所有功能都从0做起，企业没这个时间与金钱，也没有这个必要。
八、个人总结
本次案例分析是针对企业会议室管理中遇到的问题，设计的基本流程与方案。在实际工作中，企业的需求是多样的，有的企业注重会议室数据的分析，有的注重使用过程中的易用性与便捷性，有的则需要关联会议室硬件设备。作为产品人员，需要学会去根据实际情况调研分析需求，利用有限的资源合理地安排版本迭代。产品方案没有最好的，只有最适合的。
本文作者 @Rex
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