从编写文件到归档流程，你会写工作文件吗？

andy 2023-07-25 02:07:03

生活之一二事，工作之二三事，皆可用产品视角试探之，今天我们来谈谈“文档”这个事。

什么能称之为“文档”，我认为可以理解为归档的文件，这其中就涉及到“文件”这个主体以及“归档”这个动作，这里我们无事来分析分析工作中文件的归档流程。

首先我们分析下：我们为什么要将口头讨论的内容或实际执行的事情记录成为文件，并且对重要文件进行归档处理。

记录：留存，确认。
传阅：共享，共识。
追溯：复盘，追责。
归档：学习，积累。

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其次我们看看文档包含什么内容：

文件信息：

表现层：视觉体验，整齐，有条理，阅读舒服。
内容层：文件本质，真实全面、不遗漏、准确无误不模棱两可。
品牌层：清晰完整，传递公司的品牌价值观。

目的：能让读者看到文件本质内容的同时能有很个较好的阅读体验，如果作为公司文件，最好将公司品牌信息露出，传播品牌的同时对内对外体现出公司和团队的专业性。

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《会议纪要》可能是我们工作中遇到最多的一种文件形式，我们以《会议纪要》为例来分析下《会议纪要》的记录，传阅直至归档的整个流程中有哪些问题需要注意。

一、文件内容的记录

关键词：以内容为中心，全面准确。

1. 文件由谁来写？

必须是参会的人来记录，一般是在会上发言不多的人员或者级别比较低的人来记录，因为有时间记录下所有人的发言重点。

2. 文件通过什么载体写

载体格式，一般包含：word、excel、PPT、X-mind、附件（音频、视频）。

以上说的都是本地文件载体格式，由于在线文档和在线办公工具的兴起，也有公司选择通过飞书、钉钉、腾讯文档、印象笔记等在线形式来进行记录。

其实重点是记录的内容做到真实全面、不遗漏、准确无误不模棱两可即可，但是我还是主张用传统的office文件来记录。

3. 文件内容采取什么格式来写？

只要是正规的文件都有一定的格式，不同公司可能要求的文件格式有些许不同。

内容格式即当前文件必须包含的哪些字段内容，像《会议纪要》必须包含的字段有：

前文：会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议记录；
正文：会议目的、会议内容、会议结论、会后事宜等；
附件：如果有其他重要相关文件则以附件形式呈现，如音频、录像或会议中提到的其他文件。

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二、文件的传阅

关键词：以阅读者为中心，阅读舒适。

1. 记录好的文件由谁来发送？

一般是会议记录者直接发送，但也不排除会议记录者整理好内容后发送其领导审核后再由其领导直接发送。

2. 记录好的文件通过什么渠道发送至阅读者手中？

目前发送渠道包含有：邮件、社交工具、共享文档等形式；但是究其正式和严谨性还是通过邮件发送比较妥当。

3. 记录好的文件发送给谁阅读？

可以从两个维度去对文件接收者进行分类：

与文件内容直接相关的人/与文件内容间接相关的人；
内部人员/外部人员。

4. 记录好的文件以什么形式发送？

有人就会疑问了？记录的什么就发送什么呗？是这样吗？

第一步中提到会议记录的载体，每个人的喜好不同，所以每个人可能选择的记录载体不一样，但是不可能记录者用X-mind记录的《会议纪要》就直接发出去；先不看这种内容记录方式是否所有人都能接受，但看这种文件格式也不是所有人都可以正常打开查看的（必须下载对应的x-mind软件才能打开，并且不同的X-mind还存在不兼容打不开的风险）。

发送的文件就一个目的，就是为了让接受者可以正常的查看，所以最好选择一种能确保所有人都能正常打开的文件格式，首选仅可读的文件，首选PDF格式；同时我们希望接收者查只需要可正常查看即可，不需要接收者编辑文件，所以不选择word或其他可编辑形式，这种仅可读的文件同时可保证文件内容排版样式不会改变。

同时发送出去的文件是代表公司的，就像双方公司的合作会议的《会议纪要》，除了自己公司内部传阅外，还有可能是需要出示给外部公司确认和传阅的；此时《会议纪要》文件也代表着公司的形象和团队人员的专业性，也是一个展示公司品牌的机会，所以有必要将公司的品牌logo、价值、slogan等元素呈现出来，建议在页眉或页脚呈现；这种专业严谨的态度不论是对内或对外看来都是大有益处的。