5000字告诉你，如何提升职场表达能力

大力哥呀 2023-09-05 12:24:54

当我从学生过渡为一个职场人后，我发现在学校和职场取得成功的「因果关系」是不同的。

在大学阶段，我的努力和回报之间有更明显而简单的因果关系：只要我努力学习、提升绩点，我就能拿到更好的名次、奖学金、甚至其他的机会。

但在职场中，虽然每个人都有自己独立负责的业务，但要取得实实在在的结果，不仅需要更长的时间，而且需要比学生阶段更多的运气，努力和回报之间的因果关系是更弱的。

这时候，如何能在大家都很努力的情况下脱颖而出，就成为一个人职场上升路径的关键要素。

而良好的职场表达能力，是脱颖而出的关键。在需要你表达的场合，你抓住了机会，和没有抓住机会，就会像蝴蝶效应一样，在潜移默化中产生巨大的差异。

一

我所理解的好的职场表达能力，不是那种「听懂掌声」的洗脑能力，也跟普通话标准与否无关。

这种能力概括起来就是：在各种约束条件下，能够让目标对象听懂你在说什么，并产生你所期望的效果。

第一个关键词是目标对象。先弄清楚对谁说，比先去研究说什么重要得多。表达本身就是一种信息传递，如果不搞清楚信息的终点在哪里，那这种信息不管是什么，不管如何被包装，都达不到传播的效果。

第二个关键词是约束条件。最常见的约束条件就是时间，你准备了30分钟的材料，结果只有5分钟的表达条件，你能说，不行，我准备了30分钟，请让我把话说完？当然不行。所以，不同时间约束下，你的表达策略是不一样的。

第三个关键词是听懂。能做到让别人听懂，你就战胜了90%多的人。很多人都有一个困惑，为什么我明明讲得这么清楚了，但听众看起来还是一脸茫然。原因只能是一个：你讲得不好。

回到表达的本质，在信息传递过程中，所有的损耗和噪声都是源头和过程的原因，信息接收方无任何责任。除非他们就是不想听你说，那就是另一个话题了。

第四个关键词是效果。表达皆有目标，要么是消除信息偏差，要么是争取信任赢得资源，要么是证明自己获得认可。

不带目标的表达，在我看来就是浪费时间。

有目标，就得有效果检验，否则你怎么改进呢。很多人把表达当作终点本身，觉得，啊，终于讲完了，结束了。我一直认为，表达本身并不是负担，而是潜在的机遇。

下面聊聊我更具体的思考。

二

所有的职场表达都需要首先考虑「听众是谁」。

从我这个产品经理的视角看，每一次表达，尤其是正式场合的汇报，就是每个人去打磨自己产品的机会。

做产品的第一步就是考虑定位问题：为谁，做什么。

职场表达亦然，对谁，说什么。

考虑「听众是谁」这个问题时，其实就是在考虑，TA为什么要听你说话，即，你给用户创造的价值是什么。

有时候我们心里没底，就是因为我们搞不清楚对方到底想听什么，所以在表达时战战兢兢，一边说自己想说的，一边看对方的反应。

最糟糕的情况是，只顾说自己想说的，全然不观察用户的反应，哪怕对方已经明显表达出不耐烦，也必须要把自己的话说完。

对职场人来说，对象无非三种情况。

1、职级比你高，权力比你大的老板。一般情况下，上级听下级汇报，需求有二：1）了解进展，控制风险，防止暴雷；2）获得输入，收为己用。

有了这两点认知，你就知道你的汇报该抓住什么重点了。要么，讲进展和风险，要么给老板新的认知。

2、职级相同，协作关系。同级沟通时，往往是因为工作有交集，这时就是直接的利益交换，互相能带来什么。所以在表达时侧重两点：1）我需要你做什么；2）我能为你带来什么。所以的铺垫、客套、严肃甚至权谋，都是为了把这两个关键的意思表达清楚。

3、职级比你低的下属。我没有做过领导，没有直接的经验可以总结。但从我站在下属的角度来说，我希望领导跟我说话时表达清楚两点：1）需要我做什么，人物明确；2）为什么要做这件事，背景清晰。

当然，从管理角度说，把话说的太明白，对领导不一定合适。但是，从单纯的信息传播角度讲，打破信息差带来的「猜来猜去」，是上级向下级表达的关键。

三

职场中任何实际场景下的表达，都有约束条件。最常见的有时间、听众的心情、材料的完备程度。

先讲讲时间。

时间是最客观的限制，5分钟和30分钟，能表达的信息含量就是不同的，虽然语速快慢对信息含量有影响，但语速过快就会导致听清楚、记不住。

以向上汇报为例。

如果你只有5分钟，记住一点：你肯定讲不完，你只能做好一件事。那这件事是什么呢？通过这5分钟，争取下一次30分钟单独汇报的机会。

为了讲好这五分钟，先判断一点：老板对你要讲的内容是否熟悉。

如果熟悉，那就直接讲矛盾和冲突。

例如：上次讨论到某某问题，我们下去做了调研，发现结论是什么，这个结论对我们的影响是什么，需要老板决策什么。如果可以，希望通过30分钟的专题汇报详细讲讲结论产生的过程。

如果不熟悉，那就快速讲背景和相关性（当然五分钟讲一个老板不熟悉的话题确实很难）。

这时候就要惜字如金，通过结构化表达拆解陌生话题。例如：这个课题是什么概念（通过打比方快速让对方了解），行业哪些家在研究，对我们的启发是什么。我们当前的机会和风险在哪里，什么内容适合当前重点研究。

最后，告诉老板，如果有机会，希望约个专题汇报，把当前应重点研究的内容讨论清楚。

总之，5分钟就是引子，不要指望5分钟让对方记住太多东西，更何况，你也很难说清楚呢。

其次，听众的心情也需要考虑。

将心比心，你也应该能感觉到，心情好的时候，人更有耐心，更愿意投入讨论，以及对噪声更有容忍度；心情不好的时候，人会更急躁，遇到不同声音，就更容易上头。

虽然职场人不应该让心情影响工作，但我们要知道人很难摆脱情绪的干扰，根据情绪选择说什么，在我看来不是圆滑，而是一种实现更好表达效果的策略。

千万不要认为：我的内容这么好，大家就应该听我讲完。

内容是信息传递的起点，但绝不是全部。

最后是材料的完备程度。

材料很完整，就讲重点；材料不完整，就讲逻辑。所有的材料，都是辅助表达，因此形成记忆点很关键。

材料完备程度高时，信息密度大，这时候要降低给到对方的信息密度，让他们理解重点；材料完备度不高时，信息密度小，这时候如果表达的逻辑性不强，就更难在听你讲的时候获取信息的辅助。

搞清楚「听众是谁」，梳理出「约束条件」，基本所有的前置分析工作就完成了，接下来就是如何把话清楚。

四

把话说清楚的关键，是结构化表达能力。

网上有很多关于结构化表达的分析，但我观察到一种误区是，结构化表达就是「说任何事情都要说出个1、2、3」

在我看来，拆解1、2、3是手段不是目的，不是把任何话拆解为1、2、3就等于说清楚了。否则，为什么很多领导说「下面我讲三点」，到最后你还是会觉得废话很多呢。

我认为的结构化表达能力是：用简单的逻辑表达复杂内容的能力。

为什么逻辑很重要？我尝试从第一性原理去解释：人类大脑的记忆能力需要通过逻辑去压缩信息。

我给你两组数字：

1、3、4、10、20、35、45

1、4、7、10、13、16、19

在相同的时间内，你更能记住哪一组？我猜，大多数人一定更容易记住第二组。

这是因为第二组是很直观的等差数列，起点为1，差为3，一共7组。7个数字，用三个核心信息就能概括。

而第一组数据，无规律，你不得不记住所有7个信息。

所以，信息的逻辑性越强，可压缩性就越强，也就越容易被记起。

还记得么，职场表达的本质是传递信息。如果表达的逻辑性越强，可压缩性越强，下游接受的负担就越低，于是接受效果越好。

常见的逻辑有哪些呢？

因果：原因是什么，导致了什么结果；结果是什么，是由于什么导致的。
推理：归纳总结，A、B、C是什么，通过它们的共性，总结出什么结论；演绎，因为一个不可反驳的结论，推理出A、B、C三个结论。
业务逻辑：目标是什么，为了实现目标做了什么，结果如何；问题是什么，解决问题的途径是什么，为此需要做什么事情。

在所有的逻辑表达中，我尤其建议弄清楚两个概念：观点和事实。

诚然，我们要表达的是观点，我们也需要通过观点凸显自己的思考，因为得出一个观点是主观的加工行为，一个正确的观点具备强大的感染力。

但是，支撑观点的最好方法是用事实。

很多人喜欢用一个观点来支撑另一个观点，例如：我们常常认为一个人不靠谱，因此他们做出的这个成绩肯定是不真实的。这样的逻辑很脆弱：

你如何证明一个作为前提的观点呢？

只有事实。

我们认为一个人做出的成绩不真实，只能是因为他们的成绩与客观的数据不符合。

事实是那个1，观点是1背后的所有0，没有那个1，逻辑链就会无比脆弱。

总结一下：结构化表达能力，就是结构化梳理已有信息，并表达出来的能力，最终实现的效果是用简单清晰的逻辑表达复杂的内容。

而在逻辑推演过程中，用事实支撑观点比用观点支撑观点要更靠谱。

五

有了结构化表达能力就够了么？

你会发现，很多人说的内容很有逻辑，但就是听起来不抓人，甚至听久了还会困。为什么呢？

当我们在聊约束条件时，我们其实漏掉了一个最重要的约束条件：听众的注意力。

在我看来，听众的注意力是逐渐衰减的。先说明，我没有任何科学依据，但我个人认为注意力随时间的变化情况大致如下图。

另一方面，我们传统的书面表达中，大家总是有意无意地将最精彩的内容留在最后，无论是悬念还是观点，总是希望在最后来个响亮的结尾。而在前面做很多铺垫，以使得结论看起来要么顺其自然，要么出人意料。

这样，信息密度随时间的变化情况大致如下图。

将上述两张图合并，就可以看到：在听众有注意力的时候，听到的都是无关信息，在听众注意力分散的时候，听到的是实际上的重要信息，但此时他们也很难吸收这些信息了。

这就导致了我们常见的：说的人滔滔不绝，听的人昏昏欲睡。

该怎么办呢？

从上述坐标图出发，我们很容易看出，应该在大家注意力很高的时候，传递最重要的信息，让信息趋势图和注意力趋势图尽可能保持一致。

这就是《金字塔原理》中所说的：结论先行。

于是变成如下图的样子：可接受的信息明显增多了。

除此之外，还有一种办法，不断唤起听众的注意力，改变听众的注意力曲线，以达到让听众的注意力渐进衰减的目的。

想办法重新唤起听众的注意力，这通过一些表达技巧是可以做到的。

利用语速。不用全程都用一个语速来表达，在不重要信息处，语速快一些，在重要信息处，语速慢一些，语调重一些。通过语速、语调的差异，在过程中去改变听众正在衰减的注意力。
利用重复。我们都知道，重要的事情说三遍，以恰当的方式去重复关键信息，能使得用户注意力在关键信息处被一次次唤起。
利用材料。我常见到一种汇报情况，在用PPT做辅助材料时在某一页停留时间非常长，导致听众因为视觉疲劳而出现注意力分散。

事实上，我们应该通过我们的语言形成导航，牵引听众在不同时刻关注PPT中的不同部分。例如：首先我们看上面，接着我们看左边，注意这里的红色文字；最后我们看右边，它说明的是。通过这样的衔接和牵引，让听众的注意力和眼球动起来。

再次回归职场表达本质，可以看出，我们一切讨论的出发点，都是想办法提升信息传递的效果。