5000字告诉你,如何提升职场表达能力

当我从学生过渡为一个职场人后,我发现在学校和职场取得成功的「因果关系」是不同的。

在大学阶段,我的努力和回报之间有更明显而简单的因果关系:只要我努力学习、提升绩点,我就能拿到更好的名次、奖学金、甚至其他的机会。

但在职场中,虽然每个人都有自己独立负责的业务,但要取得实实在在的结果,不仅需要更长的时间,而且需要比学生阶段更多的运气,努力和回报之间的因果关系是更弱的。

这时候,如何能在大家都很努力的情况下脱颖而出,就成为一个人职场上升路径的关键要素。

而良好的职场表达能力,是脱颖而出的关键。在需要你表达的场合,你抓住了机会,和没有抓住机会,就会像蝴蝶效应一样,在潜移默化中产生巨大的差异。

我所理解的好的职场表达能力,不是那种「听懂掌声」的洗脑能力,也跟普通话标准与否无关。

这种能力概括起来就是:在各种约束条件下,能够让目标对象听懂你在说什么,并产生你所期望的效果。

第一个关键词是目标对象。先弄清楚对谁说,比先去研究说什么重要得多。表达本身就是一种信息传递,如果不搞清楚信息的终点在哪里,那这种信息不管是什么,不管如何被包装,都达不到传播的效果。

第二个关键词是约束条件。最常见的约束条件就是时间,你准备了30分钟的材料,结果只有5分钟的表达条件,你能说,不行,我准备了30分钟,请让我把话说完?当然不行。所以,不同时间约束下,你的表达策略是不一样的。

第三个关键词是听懂。能做到让别人听懂,你就战胜了90%多的人。很多人都有一个困惑,为什么我明明讲得这么清楚了,但听众看起来还是一脸茫然。原因只能是一个:你讲得不好。

回到表达的本质,在信息传递过程中,所有的损耗和噪声都是源头和过程的原因,信息接收方无任何责任。除非他们就是不想听你说,那就是另一个话题了。

第四个关键词是效果。表达皆有目标,要么是消除信息偏差,要么是争取信任赢得资源,要么是证明自己获得认可。

不带目标的表达,在我看来就是浪费时间。

有目标,就得有效果检验,否则你怎么改进呢。很多人把表达当作终点本身,觉得,啊,终于讲完了,结束了。我一直认为,表达本身并不是负担,而是潜在的机遇。

下面聊聊我更具体的思考。

所有的职场表达都需要首先考虑「听众是谁」。

从我这个产品经理的视角看,每一次表达,尤其是正式场合的汇报,就是每个人去打磨自己产品的机会。

做产品的第一步就是考虑定位问题:为谁,做什么。

职场表达亦然,对谁,说什么。

考虑「听众是谁」这个问题时,其实就是在考虑,TA为什么要听你说话,即,你给用户创造的价值是什么。

有时候我们心里没底,就是因为我们搞不清楚对方到底想听什么,所以在表达时战战兢兢,一边说自己想说的,一边看对方的反应。

最糟糕的情况是,只顾说自己想说的,全然不观察用户的反应,哪怕对方已经明显表达出不耐烦,也必须要把自己的话说完。

对职场人来说,对象无非三种情况。

1、职级比你高,权力比你大的老板。一般情况下,上级听下级汇报,需求有二:1)了解进展,控制风险,防止暴雷;2)获得输入,收为己用。

有了这两点认知,你就知道你的汇报该抓住什么重点了。要么,讲进展和风险,要么给老板新的认知。

2、职级相同,协作关系。同级沟通时,往往是因为工作有交集,这时就是直接的利益交换,互相能带来什么。所以在表达时侧重两点:1)我需要你做什么;2)我能为你带来什么。所以的铺垫、客套、严肃甚至权谋,都是为了把这两个关键的意思表达清楚。

3、职级比你低的下属。我没有做过领导,没有直接的经验可以总结。但从我站在下属的角度来说,我希望领导跟我说话时表达清楚两点:1)需要我做什么,人物明确;2)为什么要做这件事,背景清晰。

当然,从管理角度说,把话说的太明白,对领导不一定合适。但是,从单纯的信息传播角度讲,打破信息差带来的「猜来猜去」,是上级向下级表达的关键。

职场中任何实际场景下的表达,都有约束条件。最常见的有时间、听众的心情、材料的完备程度。

先讲讲时间。

时间是最客观的限制,5分钟和30分钟,能表达的信息含量就是不同的,虽然语速快慢对信息含量有影响,但语速过快就会导致听清楚、记不住。

以向上汇报为例。

如果你只有5分钟,记住一点:你肯定讲不完,你只能做好一件事。那这件事是什么呢?通过这5分钟,争取下一次30分钟单独汇报的机会。

为了讲好这五分钟,先判断一点:老板对你要讲的内容是否熟悉。

如果熟悉,那就直接讲矛盾和冲突。

例如:上次讨论到某某问题,我们下去做了调研,发现结论是什么,这个结论对我们的影响是什么,需要老板决策什么。如果可以,希望通过30分钟的专题汇报详细讲讲结论产生的过程。

如果不熟悉,那就快速讲背景和相关性(当然五分钟讲一个老板不熟悉的话题确实很难)。

这时候就要惜字如金,通过结构化表达拆解陌生话题。例如:这个课题是什么概念(通过打比方快速让对方了解),行业哪些家在研究,对我们的启发是什么。我们当前的机会和风险在哪里,什么内容适合当前重点研究。

最后,告诉老板,如果有机会,希望约个专题汇报,把当前应重点研究的内容讨论清楚。

总之,5分钟就是引子,不要指望5分钟让对方记住太多东西,更何况,你也很难说清楚呢。

其次,听众的心情也需要考虑。

将心比心,你也应该能感觉到,心情好的时候,人更有耐心,更愿意投入讨论,以及对噪声更有容忍度;心情不好的时候,人会更急躁,遇到不同声音,就更容易上头。

虽然职场人不应该让心情影响工作,但我们要知道人很难摆脱情绪的干扰,根据情绪选择说什么,在我看来不是圆滑,而是一种实现更好表达效果的策略。

千万不要认为:我的内容这么好,大家就应该听我讲完。

内容是信息传递的起点,但绝不是全部。

最后是材料的完备程度。

材料很完整,就讲重点;材料不完整,就讲逻辑。所有的材料,都是辅助表达,因此形成记忆点很关键。

材料完备程度高时,信息密度大,这时候要降低给到对方的信息密度,让他们理解重点;材料完备度不高时,信息密度小,这时候如果表达的逻辑性不强,就更难在听你讲的时候获取信息的辅助。

搞清楚「听众是谁」,梳理出「约束条件」,基本所有的前置分析工作就完成了,接下来就是如何把话清楚。

把话说清楚的关键,是结构化表达能力。

网上有很多关于结构化表达的分析,但我观察到一种误区是,结构化表达就是「说任何事情都要说出个1、2、3」

在我看来,拆解1、2、3是手段不是目的,不是把任何话拆解为1、2、3就等于说清楚了。否则,为什么很多领导说「下面我讲三点」,到最后你还是会觉得废话很多呢。

我认为的结构化表达能力是:用简单的逻辑表达复杂内容的能力。

为什么逻辑很重要?我尝试从第一性原理去解释:人类大脑的记忆能力需要通过逻辑去压缩信息。

我给你两组数字:

1、3、4、10、20、35、45

1、4、7、10、13、16、19

在相同的时间内,你更能记住哪一组?我猜,大多数人一定更容易记住第二组。

这是因为第二组是很直观的等差数列,起点为1,差为3,一共7组。7个数字,用三个核心信息就能概括。

而第一组数据,无规律,你不得不记住所有7个信息。

所以,信息的逻辑性越强,可压缩性就越强,也就越容易被记起。

还记得么,职场表达的本质是传递信息。如果表达的逻辑性越强,可压缩性越强,下游接受的负担就越低,于是接受效果越好。

常见的逻辑有哪些呢?

  1. 因果:原因是什么,导致了什么结果;结果是什么,是由于什么导致的。
  2. 推理:归纳总结,A、B、C是什么,通过它们的共性,总结出什么结论;演绎,因为一个不可反驳的结论,推理出A、B、C三个结论。
  3. 业务逻辑:目标是什么,为了实现目标做了什么,结果如何;问题是什么,解决问题的途径是什么,为此需要做什么事情。

在所有的逻辑表达中,我尤其建议弄清楚两个概念:观点和事实。

诚然,我们要表达的是观点,我们也需要通过观点凸显自己的思考,因为得出一个观点是主观的加工行为,一个正确的观点具备强大的感染力。

但是,支撑观点的最好方法是用事实。

很多人喜欢用一个观点来支撑另一个观点,例如:我们常常认为一个人不靠谱,因此他们做出的这个成绩肯定是不真实的。这样的逻辑很脆弱:

你如何证明一个作为前提的观点呢?

只有事实。

我们认为一个人做出的成绩不真实,只能是因为他们的成绩与客观的数据不符合。

事实是那个1,观点是1背后的所有0,没有那个1,逻辑链就会无比脆弱。

总结一下:结构化表达能力,就是结构化梳理已有信息,并表达出来的能力,最终实现的效果是用简单清晰的逻辑表达复杂的内容。

而在逻辑推演过程中,用事实支撑观点比用观点支撑观点要更靠谱。

有了结构化表达能力就够了么?

你会发现,很多人说的内容很有逻辑,但就是听起来不抓人,甚至听久了还会困。为什么呢?

当我们在聊约束条件时,我们其实漏掉了一个最重要的约束条件:听众的注意力。

在我看来,听众的注意力是逐渐衰减的。先说明,我没有任何科学依据,但我个人认为注意力随时间的变化情况大致如下图。

另一方面,我们传统的书面表达中,大家总是有意无意地将最精彩的内容留在最后,无论是悬念还是观点,总是希望在最后来个响亮的结尾。而在前面做很多铺垫,以使得结论看起来要么顺其自然,要么出人意料。

这样,信息密度随时间的变化情况大致如下图。

将上述两张图合并,就可以看到:在听众有注意力的时候,听到的都是无关信息,在听众注意力分散的时候,听到的是实际上的重要信息,但此时他们也很难吸收这些信息了。

这就导致了我们常见的:说的人滔滔不绝,听的人昏昏欲睡。

该怎么办呢?

从上述坐标图出发,我们很容易看出,应该在大家注意力很高的时候,传递最重要的信息,让信息趋势图和注意力趋势图尽可能保持一致。

这就是《金字塔原理》中所说的:结论先行。

于是变成如下图的样子:可接受的信息明显增多了。

除此之外,还有一种办法,不断唤起听众的注意力,改变听众的注意力曲线,以达到让听众的注意力渐进衰减的目的。

想办法重新唤起听众的注意力,这通过一些表达技巧是可以做到的。

  1. 利用语速。不用全程都用一个语速来表达,在不重要信息处,语速快一些,在重要信息处,语速慢一些,语调重一些。通过语速、语调的差异,在过程中去改变听众正在衰减的注意力。
  2. 利用重复。我们都知道,重要的事情说三遍,以恰当的方式去重复关键信息,能使得用户注意力在关键信息处被一次次唤起。
  3. 利用材料。我常见到一种汇报情况,在用PPT做辅助材料时在某一页停留时间非常长,导致听众因为视觉疲劳而出现注意力分散。

事实上,我们应该通过我们的语言形成导航,牵引听众在不同时刻关注PPT中的不同部分。例如:首先我们看上面,接着我们看左边,注意这里的红色文字;最后我们看右边,它说明的是。通过这样的衔接和牵引,让听众的注意力和眼球动起来。

再次回归职场表达本质,可以看出,我们一切讨论的出发点,都是想办法提升信息传递的效果。

最后聊聊为什么写这个话题。

刚毕业时,我认为做事情的本领是职场里唯一要培养的真本领,那些看起来特别能说的人,肯定都是因为不会做事,所以才努力培养自己的嘴皮子。

但后来我发现,一切的能力都必须要建立在拥有资源的基础上,才能发挥出最大的效用。

而资源不会凭空落在你头上,你需要凭借自己的能力去向掌握资源的人争取。

争取资源的过程,就是施加影响力的过程。「酒香也怕巷子深」,在资源分配与接受的关系里,需要资源的人一定是主动输出影响力的一方。

因为拥有资源的人,拥有更多的选择面,而需要资源的人,没得选择。这是权力分化导致的必然结果,也是我们要尊重的游戏规则。

这种不平等关系导致了很多现象:跪舔、拍马屁、向上管理、各种交易等。

我不建议大家走歪门邪道,但我们至少要通过好的职场表达,将自己的影响力正确地表达出来。

这是一种职场生存策略,也是正道的策略。

古往今来,所以的怀才不遇都让人惋惜。但怀才不遇的反面不是三顾茅庐,而是像《长安三万里》中的高适一样:准备、磨砺、抓住机会、拿出结果。

出众的职场表达能力,本身就是一种才。

作者

大力哥呀,微信公众号:大力哥。一个90后产品经理,已经写了6年的公众号,通过输出获得了许多意料外的成长。

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