一文告诉你,做PMS产品经理你得懂什么

今天跟大家聊下,做PMS(采购管理系统)产品经理你得懂什么,跟大家聊聊你要想找这方面的工作,要提前准备哪些知识。

一、什么是PMS?

PMS,市面上很多称呼,比如有叫做酒店管理系统,我们今天讲的是供应链的,采购管理系统,英文全称Purchase Management System。

PMS属于市面上很常见的系统了,按分类讲属于业务系统,供应链方向。

通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理,以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统,对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪,实现完善的企业物资供应信息管理。

PMS属于指令和操作并有系统,会有一部分功能对应实际线下操作,比如订货、质检等;也会触发其他系统去处理,比如WMS等。当然,PMS也会接收一些上游的系统指令,比如需求系统,IFS等。

二、PMS核心要素

我总结了几个点,大家可以看下。

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1. 采购流程管理

系统能够管理整个采购流程,包括需求提出、供应商选择、采购订单生成、审批流程、质检验货、收货和付款等各个环节。

这里指的是管理,并不非得把这些功能都放在PMS,如果内容足够多,有一些可以拆分出去也行,但是要跟PMS有功能和数据交互。

2. 供应商管理

再者就是能够记录和维护供应商信息,包括联系信息、供应能力、历史交易记录等,以便供应商选择和管理,这里也可以加上供应商的招标信息,有对外的招标功能。

同样的,这个也可以移除PMS,有专门的供应商管理系统,但是PMS要能够选择供应商信息。

3. 采购订单管理

生成、跟踪和管理采购订单,包括订单的创建、修改、审批和关闭。

4. 库存管理

需要与WMS系统关联,打通库存数据交互,以确保及时的库存补充和管理。比如说产生采购订单了,就要增加库存的订单数量,发货了要增加在途数量等,这个对于整体库存管控是有作用的。

5. 成本管理

系统应能够追踪采购成本,包括采购价格、运输成本、税费等,以便成本控制和预算管理。

6. 付款管理

管理采购付款流程,包括付款审批、付款计划和付款记录。这里就需要对接FMS,或者OA系统,一些审核流。

同时如果可以对接供应商的系统,那更好,数据全流程对接。或者说,公司足够强大,可以自研对外的供应商系统,供应商在这里面操作,这些信息就可以对接进来。

7. 采购数据分析

数据分析这也是必备的功能,任何系统都要有,以便采购决策和绩效评估,包括供应商绩效、采购成本分析、质检数据分析等。

8. 合规性和审计

主要指的是合同,需要合乎法规、采购合规性和审计要求,以确保采购过程合法、透明和受监督。

9. 用户权限

每个系统都要有的,权限分为功能权限和数据权限,之前有两篇文章写过,大家可以参考下。

  • 功能权限就是那些角色管理,根据用户、角色去分功能按钮。
  • 数据权限最好是精确到字段,有个专门的控制菜单,更灵活。

10. 集成能力

或者说交互能力,PMS应能够与其他企业系统(如财务系统、WMS系统)进行集成,以实现数据的无缝流通和自动化流程。

三、你该懂什么?

讲了PMS的核心要素,我们最后讲下如果你要从事PMS相关产品工作,你该懂什么。

1. 产品专业知识

这个是基础的,任何产品经理工作都要有,比如需求分析、产品设计那些,这里不详细说了。

2. 供应链业务

这是核心,一定要懂的,我之前说过,决定一个产品经理的上限,就是他的业务知识储备,尤其是这种B端业务系统的,更加重要。

我们拆解下,比如说:

1)供应商管理

知道供应商的引入流程,审核流程,要涉及哪些点,比如合同、财务、规模、联系人、企业信息、主要客户等。

还要掌握供应商的考核体系,如何去管控供应商,通过哪些方式,这些方式就要对应转化为系统的功能。

2)采购下单业务

供应商管理是个基础,这个就是核心了,整套PMS最重要的功能,就是这个采购下单。

要学习采购下单业务,首先就要去了解采购的流程,比如需求确认、供应商选择、订单生成、审批、发货、收货、付款。

同时,最好去找公司的采购同事,看看他们的具体工作,怎么处理,怎么用PAD,打印装箱单,各类条码,怎么装箱,扫描,等等。有了实际业务,知道了实际操作场景,你才能去设计符合业务需求的功能。

3)质检业务

质检也属于采购的一个环节,却又独立于采购,质检部门一般从架构上就跟采购分开,也是为了防止公司的采购和供应商有私下交易,有些问题,睁一只眼闭一只眼。

质检业务的了解就要很规范了,不同的行业有不同的质检标准,还要熟悉对应的质检流程、质检方法、质检设备等。

同样的,最好也是有亲身实践,去业务部门看看,很多质检设备,看看是否可以系统对接,这样对业务部门会提效很多的,你的系统价值就更高了。

4)库存业务

采购订单的变动会涉及库存的变动,比如说:

  • 产生了采购订单,对库存来说,就增加了订单数量;
  • 发货了,订单数量减少,在途数量增加;
  • 入库了,在途数量减少,在库数量增加。

对于其他的收发货操作,涉及仓库的,也要多去看看。

3. 法律法规

采购是需要合法性的,因为我们是对外的,需要跟供应商对接,就会涉及很多合同、协议等,你要去懂这些,至少一些基本的条款要了解,因为你的系统要有合同,这些都要系统自动生成。

这里就不能单靠采购部门了,合同涉及多方位,比如管理层、财务、法务等,可以设定多个合同模板,模板要这些人审核通过才生效,才可以用于采购业务。

4. 系统对接

B端系统的系统对接还是很多的,尤其是这些业务系统,PMS要对接的,比如OMS、FAS、OA等等,我整理了一些,大家可以看看。

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5. 数据分析

任何系统都会产生数据,对应的就要有数据分析。

首先你要懂的是数据分析的方法,这个比较通用,比如之前写过的这篇文章,知道这个,你才能去主动触发数据分析需求,你去自己设计功能,去教大家怎么去玩数据,而不是只能听从用户的需求。

其次你要懂采购业务会有哪些需要分析的点,我写几个:

  • 供应商绩效评估
  • 采购成本分析
  • 采购趋势分析
  • 采购效率分析
  • 库存分析
  • 采购人员绩效评估
  • 合同数据分析
  • 供应商风险评估
  • 质检数据分析
  • 财务数据分析

四、可以通过哪些方法学习?

学习的方法很多,我分享几个简单的。

  1. 多找业务部门同事沟通,多去亲身体验他们的工作,这是我觉得最应该去做的。
  2. 多参与公司的一些培训,或者分享会,很多业务部门都会有,甚至如果没有,你可以跟你的领导或者HR提需求,要求他们开一些培训分享。
  3. 多去看看行业的知识,网上、线下活动等。
  4. 付费课程培训,专门的采购培训,或者PMS培训等,网上也蛮多的,大家还是要有意识,这是个知识付费的时代。
  5. 找一些免费的内容,比如一些公众号,还有 @PM产品小6 。

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