一文告诉你，做PMS产品经理你得懂什么

今天跟大家聊下，做PMS（采购管理系统）产品经理你得懂什么，跟大家聊聊你要想找这方面的工作，要提前准备哪些知识。

一、什么是PMS？

PMS，市面上很多称呼，比如有叫做酒店管理系统，我们今天讲的是供应链的，采购管理系统，英文全称Purchase Management System。

PMS属于市面上很常见的系统了，按分类讲属于业务系统，供应链方向。

通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。

PMS属于指令和操作并有系统，会有一部分功能对应实际线下操作，比如订货、质检等；也会触发其他系统去处理，比如WMS等。当然，PMS也会接收一些上游的系统指令，比如需求系统，IFS等。

二、PMS核心要素

我总结了几个点，大家可以看下。

1. 采购流程管理

系统能够管理整个采购流程，包括需求提出、供应商选择、采购订单生成、审批流程、质检验货、收货和付款等各个环节。

这里指的是管理，并不非得把这些功能都放在PMS，如果内容足够多，有一些可以拆分出去也行，但是要跟PMS有功能和数据交互。

2. 供应商管理

再者就是能够记录和维护供应商信息，包括联系信息、供应能力、历史交易记录等，以便供应商选择和管理，这里也可以加上供应商的招标信息，有对外的招标功能。

同样的，这个也可以移除PMS，有专门的供应商管理系统，但是PMS要能够选择供应商信息。

3. 采购订单管理

生成、跟踪和管理采购订单，包括订单的创建、修改、审批和关闭。

4. 库存管理

需要与WMS系统关联，打通库存数据交互，以确保及时的库存补充和管理。比如说产生采购订单了，就要增加库存的订单数量，发货了要增加在途数量等，这个对于整体库存管控是有作用的。

5. 成本管理

系统应能够追踪采购成本，包括采购价格、运输成本、税费等，以便成本控制和预算管理。

6. 付款管理

管理采购付款流程，包括付款审批、付款计划和付款记录。这里就需要对接FMS，或者OA系统，一些审核流。

同时如果可以对接供应商的系统，那更好，数据全流程对接。或者说，公司足够强大，可以自研对外的供应商系统，供应商在这里面操作，这些信息就可以对接进来。

7. 采购数据分析

数据分析这也是必备的功能，任何系统都要有，以便采购决策和绩效评估，包括供应商绩效、采购成本分析、质检数据分析等。

8. 合规性和审计

主要指的是合同，需要合乎法规、采购合规性和审计要求，以确保采购过程合法、透明和受监督。

9. 用户权限

每个系统都要有的，权限分为功能权限和数据权限，之前有两篇文章写过，大家可以参考下。

• 功能权限就是那些角色管理，根据用户、角色去分功能按钮。
• 数据权限最好是精确到字段，有个专门的控制菜单，更灵活。

10. 集成能力

或者说交互能力，PMS应能够与其他企业系统（如财务系统、WMS系统）进行集成，以实现数据的无缝流通和自动化流程。

三、你该懂什么？

讲了PMS的核心要素，我们最后讲下如果你要从事PMS相关产品工作，你该懂什么。

1. 产品专业知识

这个是基础的，任何产品经理工作都要有，比如需求分析、产品设计那些，这里不详细说了。

2. 供应链业务

这是核心，一定要懂的，我之前说过，决定一个产品经理的上限，就是他的业务知识储备，尤其是这种B端业务系统的，更加重要。

我们拆解下，比如说：

1）供应商管理

知道供应商的引入流程，审核流程，要涉及哪些点，比如合同、财务、规模、联系人、企业信息、主要客户等。

还要掌握供应商的考核体系，如何去管控供应商，通过哪些方式，这些方式就要对应转化为系统的功能。

2）采购下单业务

供应商管理是个基础，这个就是核心了，整套PMS最重要的功能，就是这个采购下单。

要学习采购下单业务，首先就要去了解采购的流程，比如需求确认、供应商选择、订单生成、审批、发货、收货、付款。

同时，最好去找公司的采购同事，看看他们的具体工作，怎么处理，怎么用PAD，打印装箱单，各类条码，怎么装箱，扫描，等等。有了实际业务，知道了实际操作场景，你才能去设计符合业务需求的功能。

3）质检业务

质检也属于采购的一个环节，却又独立于采购，质检部门一般从架构上就跟采购分开，也是为了防止公司的采购和供应商有私下交易，有些问题，睁一只眼闭一只眼。

质检业务的了解就要很规范了，不同的行业有不同的质检标准，还要熟悉对应的质检流程、质检方法、质检设备等。

同样的，最好也是有亲身实践，去业务部门看看，很多质检设备，看看是否可以系统对接，这样对业务部门会提效很多的，你的系统价值就更高了。

4）库存业务

采购订单的变动会涉及库存的变动，比如说：

• 产生了采购订单，对库存来说，就增加了订单数量；
• 发货了，订单数量减少，在途数量增加；
• 入库了，在途数量减少，在库数量增加。

对于其他的收发货操作，涉及仓库的，也要多去看看。

3. 法律法规

采购是需要合法性的，因为我们是对外的，需要跟供应商对接，就会涉及很多合同、协议等，你要去懂这些，至少一些基本的条款要了解，因为你的系统要有合同，这些都要系统自动生成。

这里就不能单靠采购部门了，合同涉及多方位，比如管理层、财务、法务等，可以设定多个合同模板，模板要这些人审核通过才生效，才可以用于采购业务。

4. 系统对接

B端系统的系统对接还是很多的，尤其是这些业务系统，PMS要对接的，比如OMS、FAS、OA等等，我整理了一些，大家可以看看。

5. 数据分析

任何系统都会产生数据，对应的就要有数据分析。

首先你要懂的是数据分析的方法，这个比较通用，比如之前写过的这篇文章，知道这个，你才能去主动触发数据分析需求，你去自己设计功能，去教大家怎么去玩数据，而不是只能听从用户的需求。

其次你要懂采购业务会有哪些需要分析的点，我写几个：

• 供应商绩效评估
• 采购成本分析
• 采购趋势分析
• 采购效率分析
• 库存分析
• 采购人员绩效评估
• 合同数据分析
• 供应商风险评估
• 质检数据分析
• 财务数据分析
• …

四、可以通过哪些方法学习？

学习的方法很多，我分享几个简单的。

1. 多找业务部门同事沟通，多去亲身体验他们的工作，这是我觉得最应该去做的。
2. 多参与公司的一些培训，或者分享会，很多业务部门都会有，甚至如果没有，你可以跟你的领导或者HR提需求，要求他们开一些培训分享。
3. 多去看看行业的知识，网上、线下活动等。
4. 付费课程培训，专门的采购培训，或者PMS培训等，网上也蛮多的，大家还是要有意识，这是个知识付费的时代。
5. 找一些免费的内容，比如一些公众号，还有 @PM产品小6 。

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