政务G端项目会议操作指南

PM小刘 2024-09-28 18:40:23

本指南，基于数字政府建设的要求和趋势，从多个角度阐述数字政府建设的行业经验和方式方法，包含涵义篇、体系篇、建设篇、经验篇等内容,供各位想从事了解或者已经从事政务行业的人士参考。

本篇为经验篇的其中一个章节，错误或不完善的地方，还请指正。

通常来说，项目会议是和客户最直接、最有效以及最频繁的沟通和调研确认方式，不同主题的会议有不同的形式和要求。

下面以不同的场景举例政务行业参与项目会议的方式方法。

一、决策者主持或参与的项目会议

此类会议一般是项目宣贯会、建设汇报会或者产品规划会。

项目宣贯会，主要为了陈述项目的背景和各参会人员的工作内容范围，加强项目的沟通效率和管理范围，以达到项目建设思想意识的一致，提高各方对于项目的重视程度，工作细分、责任明确，从而能够让各方在项目协作上采取一致的措施，最终完成项目的落地。

建设汇报会，主要是项目建设到一定阶段或者取得一定成果时给关键决策领导汇报工作的会议，一是检验项目建设的成果，二是陈述项目建设的过程以及希望获得的支撑或者资源。

产品讨论会，分为业务规划讨论和技术规划讨论，业务规划讨论主要是明确业务的建设规划和功能的发挥价值，技术规划讨论主要是明确系统的建设框架和技术的选择要求等，该会议的目的是通过决策者组织拉通各方达成业务上和技术上的统一认识，寻求建设的最佳方案。

作为项目承建方，参加此类会议时，要严格遵循会议议程参会，分两种参会角色场景：

一是作为听会者的角度参与会议，通常是项目宣贯会中。或许有人觉得，此类会议最后讲的多数都是套话空话，但是从讲话者的角度来看，因为领导面对的对象范围比较广，细分的工作内容也很多，因此不可能每一件事情都能够讲的很细，只能讲一些方向性的内容，主打一个点到为止。

那么作为旁听者，不仅要听懂关键决策者讲话背后的指向性，还要抓住关键点，即关键决策者的兴趣点或者是项目建设的痛点，这个是项目能够取胜的关键点之一。

此外，领导讲话的观点或者视角会比较高，对于经常关注执行的承建方来说，也是一个非常不错的学习机会，对于提高自己的业务理解和锻炼产品设计思维都有不少的帮助。

二是作为参会者的角度参与会议，通常是建设汇报会和产品规划会中。此类会议一般会要求承建方的领导或者关键人协助会议组织者主持会议，更多的是配合产品或者技术方面的汇报以及系统方面的演示，讨论产品（系统）的规划以及技术资源之间的拉通。

作为参会者，参加会议时，要严格遵守会议议程，需要特别注意会议礼仪，比如不得迟到提前入场、手机调为静音、提前准备会议资料。提前做好资料准备，储备相关业务、产品以及技术知识。

此外，需要专门安排一位会议记录人员，认真听取和记录会中所提及的内容，分析客户所想，挖掘系统所需。

二、执行者主持或参与的需求调研会议

这类会议一般是项目的执行者邀请相关业务处室/部门或者单独参加/主持的需求调研会议。

这类调研会议需要建设方提前和执行者沟通好调研的时间和地点，并且说明本次需求调研会议的提纲或要点。

产品同学应提前准备好调研的提纲，如果涉及演示，还应提前准备好演示内容（演示注意事项详见“系统演示”部分）。

需求调研过程中，和其他行业有所不同，多数被调研的用户并不具备一定的调研专业性（对信息化技术语言不是很熟络），因此调研通常不会是预想中的一问一答形式，调研过程中需要产品同学时刻分析被调研用户的回答内容是否已经发散，如果回答的内容发散已经失去调研本来目的（比如变成抱怨）时，需要产品同学及时的引导被调研用户回到正常的轨道。

当然，如果这个内容的发散有助于建立客户关系时，可以多多聆听和记录，便于后续的工作开展（优秀的产品经理同样是一名优秀的倾听大师）。