如何做好一场部门内部分享？
一、传统的内部分享是怎样的？
我们先来还原一个工作场景：
公司某个部门团队齐聚会议室，参与同事的分享讨论会。按照常规操作，分享人照着准备的材料一气呵成陈述完毕，然后询问大家针对分享的内容有没有啥想法？大家互相对视之后缄默不语。好，本次分享会到此结束……
会后询问参与分享会的同事：“你认为平时的内部分享内容怎么样？自己有收获吗？”。
- A同学：分享的内容不怎么感兴趣，感觉像是刷了一个新闻，简单了解了这个“知识点”。
- B同学：分享的主题倒是挺不错的，就是时间太短，内容比较浅有种意犹未尽的感觉。
- C同学：分享内容干货少，对自己的工作或生活没有实际的启发或帮助。
- D同学：内部分享是轮流执行的，每次分享材料的准备对自己来说是一种煎熬，很多时候不知道要分享什么……
根据以上小伙伴的描述，我们可以总结出传统分享会的常规流程：
- 通常由一个人准备材料和阐述。
- 自由选择分享的主题，不限定具体方向。
- 由于分享时间有所限制，分享的内容比较少，并且输出的观点容易“重结果轻过程”。
- 每个人对于通过分享会是否有所收获的理解存在差异，很难做到让绝大部分参与人满意。
二、传统分享机制存在的问题
从上面分享会的流程中暴露出以下问题：
- 团队成员是否对分享的目的和定位，有明确一致的看法？
- 如果不圈定分享主题的具体范围，太多的选择意味着很难选择。
- 众人拾柴火焰高，几个人做前期准备总好于一个人，并且能促进成员协作。
- 不能让“课题材料准备时间和分享时间”成为影响产出质量的因素。
- 如何最大可能保证每位成员积极参与、并且从中受益匪浅？
三、分享的目的是什么？
其实目的很简单，无非就是两个：
- 内部分享是促进团队成员沟通交流的一种方式。
- 通过分享，参与人能够有收获。
任何时候都需要围绕目的和定位展开，不能让内部分享流于形式，若听完没有多大的收获，再或者这种收获不能得到实际应用，等同于整个过程都是在浪费大家时间！
四、如何改变？
“存在的问题和做这件事的初心”是我们找到的“病因”，接下来需要解决的是围绕病因“对症下药”。
下面以近期部门对分享机制所做的调整举例，从以下几个方面着手思考：
1. 明确分享目的，达成一致意见
有的同事希望分享内容有助于日常工作项目；有的同事认为不一定要那么“功利”，只要是正向有趣的东西都可以分享，比如聊社会学人文学、近期火热的节目等。有不同的想法很正常，这时候需要部门管理者确定内部分享的主旨。
前段时间部门意识到之前分享会存在上面提到的问题，专门组织了成员讨论，最终敲定了一个方案：将分享拆分为两种类型：
- 一种是紧密结合工作项目和专业能力提升的研究型课题分享。
- 另一种是不限定范围，任何美的、有趣好玩的、突发灵感的轻松型话题分享。
研究型课题需要投入相对较大的精力去准备，确定为部门分享的主线。而轻松型话题分享不做任何具体要求，属于次要辅助地位。
2. 圈定分享内容范围，激活成员想法
互联网产品设计领域经常提到一句话“不要给用户过多的选择，因为会增加用户的理解成本拉长决策时间，甚至有可能增加出错概率”。所以这里需要把握一个“度”，既要框定分享的主体方向和大概范围，又要让团队成员基于这个范围能够灵活的确定分享主题和内容。
针对这个问题，部门提出了两种解决方案：
- 由部门根据成员需要提升的专业能力、近期项目中暴露出的问题、以及未来规划的项目，提出固定的分享课题。目的也很明确：通过深度融入具体业务，解决问题的同时提升专业能力。
- 部门成员根据自己实际参与项目过程中遇到的问题或想法，主动提出想要学习和了解的课题，纳入到“分享储备库”中，确保课题分享不间断。
3. 单兵作战改为多人协作
课题既然结合了业务，不同成员参与的项目不同、思考维度也不同，由多人共同完成一个课题研究与分享，便于多维度更加全面的内容呈现。
所以我们部门决定采用小组机制，一个小组至少由两个人组成，内部协商分工。这样的做法既有利于完善分享的课题，也为成员之间沟通协作提供了磨合机会。
4. 分享前期准备和分享时间，依据分享主题灵活调整
传统的分享往往以单周或者双周为间隔，交替轮流分享，但实际工作中大概率会比较忙碌，导致没有足够的时间准备分享材料，但是到了时间节点又必须有产出，当然直接会影响分享质量。
将“对时间的把控权”下放到具体的小组，这样做解决了因为时间紧张而影响到内容质量的问题。调整为根据选定课题的难易程度，以及课题小组成员分工情况，分阶段输出。
5. 成员自主选择感兴趣的分享课题，确保有所收获
每位同事至少选择一个自己作为小组成员参与的“感兴趣的课题”，其他小组的课题依据自身的时间安排，自愿决定是否参加。这样确保了小组的每位成员都能够认真积极的准备课题，并且多个课题可以同步推进。
其实想要有收获特别简单，满足两个条件即可：感兴趣、投入时间思考。以上提到的每一点改变都是围绕这两个条件展开的。
总结
日常工作中不同部门有各种不同的分享会，针对内部定期的部门成员分享：总结目前分享机制存在的问题、剖析出分享的初衷和目的、结合实际业务发展情况，做出相应的改变。
以上案例的做法供大家参考，并且需要牢记“依据你所在的工作环境和机制，因地制宜的提出最小成本的可落地方案”。希望对你有所帮助。
#作者#
Viksea，微信公众号：Viksea的设计思考（ID：viksea-ux）。关注电商领域产品业务和用户体验，擅长逻辑分析。
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