让你快速提升的结构化表达

月尊 2023-07-28 15:48:20

01 什么是结构化表达

先来看一下结构化表达的定义：

结构化表达：是基于结构化思维，理清事物整理与部分之间关系、换位思考后，进行简洁、清晰和有信服力的表达，是一种让受众听得明白、记得清楚、产生认同的精益沟通方式。

机构化表达的基本原则是：

结论先行：结论先行即用一句简单的话概括整个信息，要求清晰、凝练、易懂，从对方的立场出发。
以上统下：表达要有层级，上层是对下层的概括和总结，下层是对上层的支持。
归类分组：层级内要进行分组，分组要相互独立、完全穷尽。
逻辑递进：按照逻辑顺序组织信息，可使用演绎法按照what-why-how组织信息，或使用归类法按照时间、结构、重要性组织，或二者相结合。

我们为什么要使用结构化表达？

随着互联网的高速发展，信息日益泛滥，对我们的生活和工作的干扰变得越来越频繁，人们的耐心也越来越少。在这种环境下，需要我们的沟通更加精简和高效，而结构化表达正好可以帮助我们实现这一目的。

结构化表达有什么好处？

不仅有利于我们清晰地表达自己的想法，同时也有利于双方记忆和思考，从而高效地达到沟通的目的。

02 如何进行结构化表达

结构化表达的前提是要有结构化思维，结构化思维帮助我们把问题分析清楚。可以通过使用思维导图（常用软件：XMind）来帮助我们培养良好的结构化思维。

第一步，界定问题。

首先，是要把问题是什么搞清楚，问题是什么都搞不清楚，再努力也是无用功。很多人说得头头是道，却严重偏题，所以定义清楚问题是什么，是进行结构化表达的第一步。
其次，还要探究问题的本质，只有了解到对方的本质需求，才能根本解决问题。在之前发的文章《如何正确给产品经理提需求》中也提到过。造成对方不知道自己的真实需求的原因有两种：一种是受认知的限制，一种是表达的不是问题而是解决方案。可以通过多问几个为什么的方法来挖掘对方的本质需求。
最后，在准确定义问题之后，可以通过框架对问题进行分解，明确问题的构成要素。

第二步，确定主题。

确定主题即确定表达的目的和内容。缺乏明确目的的沟通会让对方误解或感觉云里雾里。在沟通中不要忘记沟通的目的，才能达到最终想要的沟通效果。

首先，确定表达的情境，情境包括时间、地点、方式、对象、对象的状态、你与对象的关系等。对对象的了解至关重要，不仅要了解对象的身份，还要要了解对象的性格和偏好。
其次，是根据情境确定表达的目的和要表达的内容。要站在对方的角度去想对方关心什么，才能充分准备好内容，达到沟通的目的。对情境分析得越透彻，越能找准目的和内容。

第三步，构建框架。

确定好主题后，就要用框架对内容进行组织。构建框架有两种方式，一种是自建框架，一种是选用已有框架。

自建框架：首先，罗列要点，罗列出你所能想到的所有观点；其次，对要点进行归类；再次，构建框架，对要点进行高度概括；最后，使用相互独立、完全穷尽的原则对框架进行检查。
已有框架：经典框架有很多，例如市场营销相关的4P、4C、SWOT等。选择用哪种框架要由主题中确定的对象来决定，根据对象的情况选择使用的框架。

第四步，预计问题。

对方接收到信息后，必然会产生一些疑问，对于这些问题可以事先想好答案。预计问题时要换位思考，要站在对方的立场去思考，分析对方提问的逻辑。可以使用5W2H思维模型问自己：如果我是对方，我会有哪些问题，然后把答案准备好。5W2H在之前发的文章《如何正确给产品经理提需求》中有讲解过。

第五步，巧妙表达。

巧妙沟通可以通过图表化、形象化、语言技巧、声音技巧、肢体技巧等来实现。

图表化：首先使用框架对内容进行梳理，然后根据框架选择合适的图表类型。很多人都是先选择图表类型，然后再填充内容，这样是错误的。
形象化：通过讲故事、使用道具、打比方的方式来实现。
语言技巧：投其所好、提醒风险、提供选项、抬高身份、感同身受。
声音技巧：发挥停顿的力量，打造有变化的声音。
肢体技巧：注意手部动作，多与对方进行眼神交流，站姿坐姿要自信。

03 用结构化表达讲故事

通过讲故事可以更能吸引大家的注意，更易于理解，更能触动人心。就像《三体》中云天明通过“王国的新画师 ”、“饕餮海 ”、“深水王子 ”三个童话故事讲解了曲率驱动、低光速黑洞、维度攻击三个复杂的物理原理。

一个好的故事要具备什么？

主题：是基于沟通目的的基本点，构成故事的其他因素都要服务于主题，是故事的灵魂。先明确主题，与主题无关的不要讲，要表达一致。
环境：是故事发生的背景，细致的环境描述可以提升故事的真实性、画面感，强化故事的效果。
人物：要讲好一个故事，一定要突出人物的特点，以人物角色作为支撑，传递故事的内在思想和价值。
冲突：要让故事具有吸引力，除了把握好主题外，更主要的就是在故事中制造冲突，这是确保故事曲折的需要。
悬念：是利用人们的好奇心，当悬而未决未必揭晓时，人们会不断猜想，会长时间保持对故事的关注。
情感：故事走心才能打动人，可以通过展示细节、情景、真善美来引起情感共鸣，戳中人心。

怎么样才能设计出好的故事呢？

常用的框架如下：

目标->阻碍->努力->结果->意外->转折->结局

诺兰导演的电影一般都是按照这个框架来的，例如《盗梦空间》。

04 用结构化表达写作

第一步，设计标题。

设计标题要确定文章的主题和内容，分析受众，突出文章价值，巧用语言技巧，设置匠心独具的标题，让读者耳目一新。

第二步，撰写序言。

序言可以通过讲故事让读者产生兴趣；或介绍报表主要内容和结构，让读者一目了然；或说明主要观点，帮助读者节约时间。可以使用SCQA框架来写。

第三步，组织内容。

组织内容可以按照02如何进行结构化表达中的步骤进行，并符合结构化表达的基本原则，做到语言精练、表达明确，概括总结，写出高度。

第四步，排版清晰。

如果内容较长，层次较多，可以通过页面排版技巧来使层次和逻辑关系一目了然。

05 常用框架

“自古真情留不住，唯有套路得人心”，但也要适度，用多了反而显得油腻，不得人心，不如像杨老师一样真实的好。不管用什么套路，都不要失了真诚。

PREP框架：P先讲结论，R再讲依据，E用数据或事例支持，P重申结论。通常适用于对方比较熟悉你所表达内容的情况下，通常沟通对象多为你的直属领导或直接的利益相关人。
STAR框架：S是背景，T是任务，A是行动，R是结果。从背景说起，为了完成什么任务，采取了什么行动，最终取到了怎样的结果。通常适用于对象缺少背景知识或比较抵触的情况下。
FABE框架：F先说产品特性，A再解释有点，B然后阐述利益好处，E用证据让对方信服。以利益阐述为重点，证据要有说服力。通常用于销售过程，循序渐进地引导用户。
AIDA框架：A先引起对方注意，I再诱发兴趣认同，D然后刺激购买欲望，A最后促成购买。通常用于销售过程，当对方压根不了解商品对他有什么好处，能解决他什么问题。
SPIN框架：分四个步骤进行提问，S是现状型问题，P是难点型问题，I是暗示型问题，N是解决型问题。通常用于销售过程，引导对方对问题有新的认识，将其具体化，让其从解决方案中知道能获得的利益。
SCQA框架：S是情景，C是冲突，Q是疑问，A是回答。通常用来撰写报告序言，能够很好地吸引读者的注意力。