如何培养职场写作基本功

大力哥呀 2023-07-31 21:12:44

当我们聊到职场时，总避免不了会聊到与他人的沟通与协作。很多人会觉得，一个人在职场中善于沟通，一定是他拥有很好的表达能力，口才好，会说话，能把事情办成。但我一直觉得，沟通作为一项职场基本功，最核心的要义在于让别人懂你的意思。

而要实现这个目的，会说话是一种途径，会写作也是一种途径，对我来说，我更喜欢写作这个途径。

职场里很多事情是不需要实时沟通的，比如一个项目要推动，比如一个方案要明确，很多时候是很多次沟通的结果，更关键的是，不需要当场就下结论，需要的是想清楚。

而把“想清楚”的想法表达出来，就是写作的天然使命。

所以在我看来，写作能力一定是一种职场基本功。而且越是讲究做正确的事情，越是重视决策的质量，写作就变得越重要。

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为什么大多数职场人缺乏写作这项能力？

我相信当我们看到别人能够写出清晰的文档，能够借助写作来提高团队协作效率时，我们内心是羡慕的。所以本质上，我并不认为大家不重视写作。

那原因到底是什么呢？因为写作对我们大脑的要求，是高质量的连续输出。

比如我们做一个汇报的PPT，其实我借助的是碎片的图文信息加上碎片的语言信息，通过你现场表达的处理，来连成一个完整的输出。

如果你试试就会发现，同样是一个汇报，你做一个PPT，会比你写一个汇报文档要简单不少。我们脑子里天然会关注的是重点信息，就像我规划今天（写这篇文章时是周日）的安排，我关注的更多是我要去哪家咖啡店，我要写什么文章，晚饭我要去哪里吃。当我想到这些的时候，我的脑子里就是在做PPT。

但现实生活是，你还要面对咖啡店排队怎么办，有没有备选方案，面对如果下雨了怎么办，有没有备选方案等等，现实生活需要你面对的是衔接段的安排，这就是对写作能力的要求。

另一方面，我们太依赖即时沟通去解决问题。即时沟通的好处是，能够用较小的成本快速解决问题，比如打字说不清楚的，可能电话说一两句就搞定了。

但是，很多问题是不能用一两句话搞定的，需要讨论，不断地讨论和碰撞。这时候我们害怕的第二个产物就出现了，开会。

我跟很多人交流过，会开多了，其实大家心里都很烦。不是讨厌开会本身，而是开了会但是却没有起到实质性的作用。因为没有想清楚嘛，只知道要讨论一个问题，却不知道为什么要讨论，背景是啥，相关材料是否充分，大家是否已经有自己的看法。

把一群人先聚在一起，然后从0开始解决问题，企图用即时的沟通来实现一个长线的决策，这对于参会者的能力要求就非常非常高了。

一旦做不到，开会就成了负担。

所以，写作本身并不容易，而我们又太依赖即时沟通解决问题，这就导致了很多人并不具备职场中的写作能力。

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那什么是职场中需要的写作能力呢？

在我的标准里有三个关键词：具体、聚焦、可沉淀。

形式无所谓，是一段话也好，是一个文档也罢，都可以，但这种能力必须满足这三个关键词。

具体的，说白了就是能让人看得懂。所以言辞是否华丽，用语是否高大上，立意是否深远，这些都不重要。

作为一项基本功，我们培养它的目的并不是用来炫的，而是提升我们的工作效率的。所以不像高考作文一样，还需要具备一些文学色彩，并不需要。其次，很多人会问，我看很多人会写一些工作心得，会写一些行业思考，我没有想那么多，是不是我就不具备职场写作能力了。

并不一定，如果这些心得和思考是写给自己的，那它就不算职场写作，顶多算你自己的沉淀。但如果你的角色是管理层，你需要一些偏“虚”的写作来明确战略或者是解释你的OKR，那这些心得和思考本质上就是你用来沟通的一种工具，这时候，在我看来他们就是职场写作了。

聚焦的，就是一次尽量只说一个问题。不同场景下的职场写作，有不同的目的。比如会议纪要，目的就是为了记录会议中的核心信息，把会议沉淀。比如需求文档，那就是用来把需求设计方案通过文字表达出来，让人看懂，逻辑严谨。

所以如果你在会议纪要中写你的开会心得，在需求文档中写需求评审的会议纪要，就很怪。每个特定的职场写作场景都有它特定的目的，约定俗成的，形成共识的。这就是为什么飞书做文档时，给到很多的模版。表面上看是更省时间，本质上是更聚焦，通过模版让你集中表达清楚一个意思。

可沉淀，是写作的最大优势了。当人类信息存储的技术还没有进入到信息时代之前，纸张作为信息承载的载体，一直延续了几千年。

当我们想要了解1000多年前的某个清晨，唐太宗在早朝时的会议纪要时，我们去翻阅史料，依旧是能找到的。如果不是因为写作，唐太宗在那个清晨的诸多决定，就只能在那个时空下被在场的人看到，但因为有了可沉淀的写作，1000多年后，我们也可以看到了。

可沉淀本质上不是一种写的能力，而是一种信息的整理能力。单单是写，在很多环境下都能写，但如果要沉淀下来，考验的是写了之后放在哪里，如何管理。

有人问，这似乎与写作无关。是啊，但这与职场关系很大，如果写得内容之后不好找，那就等于没有沉淀。更具体一点，你是不是经常会遇到关于某件事情双方口径不一致的扯皮，一个说当时开会是那么说的，一个说是这么说的，然后分别去确认，发现当时也并没有做会议纪要。

所以，具体的、聚焦的、可沉淀的，是我认为的职场写作能力的标准。

03

最后可能也是你最关心的问题，如何培养你的职场写作能力呢？

首先必须要说，我觉得这不是一项速成的能力，不会说像很多知识付费的课程标榜的那样，付多少钱就可以拥有这项能力。

但有一些原则是可以抽象的，基于这些原则你可以在自己的职场生活中去做练习，最终让自己慢慢培养起适合你的职场写作能力。

原则一共有四条。

1. 原则一：意识先行

在我看来这是最核心的，你必须要认识到，很多时候你需要依靠写作去解决一些问题。再具体一些，在一些特定的场景下，写作是最基础的能力。

找到这些场景的共同特征，之后再遇到这些场景时，就可以想想是不是应该发挥你的写作能力呢。

是哪些呢？

1）信息需要广播

比如一个重要功能上线了，我需要通过全员邮件的方式，让大家知道这件事；比如一个重要的会议之后，我需要通过会议纪要，让相关人再次明确会议上的共识。

2）信息需要结构化

比如一个产品需要调整价格，可能这是一件通过口头沟通可以达成共识的事情，但在落地过程中一定需要写作的支撑，因为相关的流程需要结构化，第一步怎么做，第二步怎么做，宣传、客服、产品、技术分别在哪一步需要做什么，这些都是依赖结构化的写作来作为推动这件事的工具。关于结构化写作，如果后面有机会我会单独说。

3）信息需要异步处理

当需要不同的角色对于同一个信息做不同的回复时，这时候写作就是必备的工具了，比如会议准备材料，需要不同部门的负责人对相关的信息做填写，不要求同时写，但一定要有。因为写作是可沉淀的，所以能很好的支持异步场景。

4）信息需要完整呈现

这是我们最常见的场景，写作相较于口头表达来说，最直观的优势就是它的完整性了。

2. 原则二：小处着手

很多人一听到培养职场写作能力，就特别想要写很多很多的文档，就像健身一样，一想要瘦，就去做大重量，结果挫败感一来，就放弃了。

在我看来，职场写作一定是要从小处着手的，这样培养起习惯来会更容易。还记得我前面说的么，职场写作能力的核心是：具体、聚焦、可沉淀。只要符合这三点，是不是长篇文档，就根本不重要了。

所以，工作群中的一次发言，一次会议纪要，一次邮件，一个调研报告，都可以作为职场写作的联系场景。只要你输出的内容是具体的、聚焦的、可沉淀的。

3. 原则三：由人及己

我们往回收一点会发现，职场写作的本质目的，是为了更高效率的沟通。所以，站在对方的角度去组织自己的写作内容，是最重要的职场写作思维之一，我称之为：由人及己。从对方出发，到自己的内容。

同样一个场景，写作针对的对象不一样，你的内容也是不一样的。写给老板看的，往往要在单个点上打得更透，因为你的全部工作，对于老板来说就是一个点；写给下属看的，往往要在方向上有延伸有启发；写给一群人看的，往往要更直白和简单，因为大家的知识储备是不一样的；写给商业伙伴看的，那就要更专业，因为字里行间体现着你的专业能力。

所以，弄清楚看的人是谁，才能知道我呈现的信息该如何组织。