ERP/进销存 产品全流程设计解析-销售管理(2)

一、销售出库单包含哪些信息

根据5w2h思维,我们分析下一张销售出库单应包含哪些基本信息:卖了什么商品、卖给了谁(客户)、什么时间成交的、收费多少等等,我们把信息拆解下,具体展开如下:

1. 基础信息

  • 单据编号:作为单据的唯一标识,一般来说不可重复,也用作查询条件。
  • 单据日期:即业务发生的日期,这个日期非常关键,在期末结存时会用到(结存会单独写一篇来讲)。
  • 出库仓库:商品是从哪个仓库出库的,用于扣减具体仓库的库存。
  • 客户:商品卖给了哪个客户。
  • 其他信息:如客户的联系方式、备注、业务员等等

2. 商品信息

商品信息主要有商品名称、编码、条码、单位、数量、单价、折扣。

  • 商品名称、编码主要用于快速查询并添加,条码可以支持扫码枪扫码添加商品;
  • 单位:单位要明确(因为多单位的商品比如即可以按照瓶来销售,也可以按照箱来销售,所以要明确单位,单位跟库存息息相关);
  • 数量:即卖了多少个“单位”;
  • 单价:一般为商品的批发价(商品有批发价、零售价、成本价等等),很多系统可以设置这里具体取什么价格,并且这个价格是跟客户关联的(比如客户A卖100,客户B卖80);
  • 折扣:最后总价是按照打完折的价格算的。

3. 费用信息

费用信息包括了优惠信息(减少侧)、额外费用(增加侧),商品总价+优惠信息+额外信息=总金额,总金额即收款金额,比如商品总价100,优惠10块,快递发货8块,那么这一单的总金额就是98元。

4. 物流信息

物流信息包含了常用的方式:如快递、卖家配送、买家自提等。注意这里的用途仅用作记录,无法用作后续的跟踪。

5. 附件信息

附件信息可填可不填,一般是跟客户签订的合同、文件、或者拍的照片等等。

6. 自定义单据字段

由于每家企业的业务都不同,即使是同行业的企业,也有一些个性化、定制化的需求,这便使得没有1个ERP软件的字段能够满足所有企业,所以就衍生出了“自定义单据字段”这个功能,让企业根据自己的需要自定义字段。比如企业A想在开单时加个字段叫“客户签字”,那么就需要通过“自定义字段”功能来满足。

二、销售单涉及的重要操作

1. 保存

保存相当于存草稿,即该单据还没有正式生效,保存后,锁定库存,不扣减库存。为什么要锁定库存呢?因为防止真正生效时库存不足,导致无法给客户发货,但是要强调一点,这里是系统层面的锁定,实体仓库里的商品具体能不能拿出来货,还得人为层面的控制。

2. 审核

这里的审核不是审批流概念的审核,这里的审核其实就是一个带有“确定”含义的动作,在管家婆软件里,这个按钮叫做“过账”,其实都是一个意思,审核后会产生哪些影响呢?第一就是会产生应收账款,第二是会扣减库存。

3. 打印

ERP软件中一个非常重要的功能就是打印,为什么要打印?它的场景是怎样的?ERP软件的本质就是记录,把原来记录在纸上的业务现在换成记录到系统里,那么双发发生完业务后,一方记录完后,是需要跟另一方确认的,比如你卖了一件商品,商城也会给你打印发票或者小票,这个小票上记录了你买了什么,什么时间买的,花多少钱买的,同理,销售出库单也需要打印,通常是一式三联,一联用于库管提货,一联用于财务作为底联记账,另一联则给到客户。

下图为销售单打印出来的样式。

作者:ERP/电商产品
一个喜欢逻辑的人

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