如何写一篇挑不出毛病的需求文档？

需求文档是产品经理的基本功，也是产品能力的体现，产品能力行不行看文档就能看出来。

我从实际工作+日常总结，整理了一些自己写PRD的方法，分享给各位，希望能对各位有用~

一、原则与前提

在文章开始前，我们简单看下在什么时候用、谁去用，来明确需求文档的书写原则：

• 产品需求评审的时候看；
• 研发技术方案设计、敲代码的时候看；
• UI进行界面设计的时候看；
• 测试写测试用例、执行用例的时候看。

PRD 文档的目的就是让每个项目成员知道需求为什么做、要做什么、怎么做。

所以可以得到PRD的书写原则有：

• 有理有据：从项目成员知道为什么做；
• 全面、清晰、准确：让大家知道做什么、怎么做；
• 易读性：让大家方便快捷的理解文档内容。

明确了原则，还有2个前提：「需求类型、需求大小」

1. 需求类型有：功能需求、接口需求、性能需求、策略需求、埋点需求、统计需求等等。
2. 需求大小：可以是从0-1的大项目，包含上边的所有需求类型，还有就是日常迭代版本的小需求。

我们接下来文章内容都是基于以上原则与前提，接下来正文开始~

二、需求文档用啥写

我们以终为始，先看需求文档的呈现方式。目前主要有以下2类：

1. Axure一体化需求文档

使用Axure将全部需求文档，最终通过Axure打包提供出去。好处是方便查看，看原型的基础上又能看文档说明。但有一种不是很“严肃”的感觉。

2. Word版

通过Word进行需求描述，并统一提供。容易留存，也比较正规，在阅读上以文字为主。

具体选择那种方式，可以先看公司要求。

像我之前有公司要求，必须用word，就算是有大量原型的，也只能把页面原型画好，然后再复制到word里，在word写需求内容。

如果没有要求，具体采用的方式可以看不同的需求类型：

如果只涉及到画原型的，可以使用Axure。

如果只有偏后端需求的，逻辑相关的需求，比如说是接口需求、算法需求，并不涉及到前端需求的，我们可以直接使用word写。

如果是做的大项目，同时有功能需求，又有接口需求、算法需求的，我建议都放在一起，比如说都用Axure写需求。

我之前做新项目的时候，同时提供了功能需求的axure文档+word版的接口需求，后来用例评审的时候，测试说不知道word版接口需求，之后我就统一写在axure里了。

三、需求文档包含哪些内容

需求有大有小，同样的需求文档也有大有小，小到直接一句话描述，大到上百个原型页面，好几万个字。

一句话的需求我们在这就不说了，我们说下正常的需求文档。

不论是使用Axure还是word，也不论需求大小是什么，PRD文档中一般需要包含以下内容：

1. 文档修改记录

需求文档在需求评审、研发、测试过程中一定会改的。

比如说加个限制，补充个遗漏的逻辑等等，不过我们一定要记录下修改内容，并及时更新需求文档、及时同步项目成员。

一般通过表格展示出以下内容：

• 修改内容：说清楚修改的哪个模块，哪个页面、哪个功能点。当然也可以分成修改模块、修改页面多个列。
• 修改原因：就是为啥要修改，比如说逻辑缺失需要补充等等。
• 修改人：谁改的。
• 修改日期：修改时间。

在使用Axure时，我们可以在文档修改记录中加上文本链接跳转，项目成员点击文字可直接进入到对应页面查看。

对于word，也是同样的，加个文档修改记录。

对于文档修改记录，不仅在PRD文档中可以用到，在写其它文档时都可以加上，比如操作手册。

2. 项目背景 or 需求背景

背景同样也是有大有小，对于新项目，则需要介绍下整个项目的大背景。对于每个需求，我们同样也可以简单说下需求背景。

参考格式如下：

当前的现状是什么，有哪些问题/痛点，这些问题导致了什么结果，为了解决这个问题，我们需要采取什么动作，达到什么目的，能够获取哪些收益，产生什么价值。

3. 名词解释

如果有专业名词，一定要写上。

在不同行业、不同公司、不同团队中都有专门的名词，项目成员是不明白一些名词的，这个时候一定要说明。

比如说抗菌药物DDD值，绝对的专业名词，不说一般没人知道。

另外在说名词解释的时候，尽量加上示例说明方便大家快速理解。

4. 流程图

当涉及跨角色、跨系统、跨模块、多判断逻辑时，我们一定要画出来，让各方更快地了解产品流程。

流程图同样有大有小：

包括整体产品业务流程图、单个模块的流程图、单个功能的流程图。

1）整体流程图

为了将这个产品的功能业务串起来，可以不用画的太详细，画出大的概览图，从大而全的角度将这个项目表达出来。

一般是在0-1的新项目中画，日常迭代的需求中不需要。

2）单个模块功能的流程图

当一个功能模块功能很多时，为了将模块内的功能串起来，说清楚单独模块的流程，这个就要画的细致一点。

当涉及到新的模块时一定要画。

3）单个功能的流程图

对于复杂的单个功能，涉及到的处理逻辑比较多时，我们也需要画出单独的流程图进行说明。

流程图的类型有很多种，像业务流程图、页面流程图、泳道图、uml里的时序图、用例图等等。

我们可以基于不同流程图的特性去选择不同的类型，比如有多角色时，我们可以使用泳道图。

对于UML，像用例图、序列图，在画的时候有一定的门槛，同样的一定会有团队成员看不懂。我是从来没画过，所以大家可以自行选择学习与绘制。

对于页面流程图，是表达出页面之间的跳转逻辑，像移动端的页面，我们可以直接平铺出每个页面，展示出页面间的跳转逻辑。

对于PC端产品，页面尺寸较大，我们可以通过页面名称展示出页面流程。

流程图的能够达到业务清楚，表明重点，项目成员能够快速理解的目的就行。

5. 需求说明

对需求的详细说明，这一点肯定是必须的，我们下边单独说。

以上内容是我认为在写需求文档时，需要包含的内容，下边的内容我们则可以自行选择~

1）产品架构图

在0-1产品搭建的时候进行展示，将整个产品抽象化，通过数据层、服务层、应用层、展现层等抽象层面表现出产品的整体架构。

来自Processon

产品架构图是非常大的层面，当你没有独立负责一条业务线的时候，很难有这种大的架构概念。

当你需要规划一条产品线的时候，可以画出来产品架构图，让之后的产品方向再这个大的框架下去走。

我也是在最近这2年，独立负责产品线的时候才开始绘制的，主要是和领导们汇报使用的。

具体怎么画，大家可以在平台上搜一下，有很多。

2）功能架构图 or 信息架构图

对于功能架构图，就是写清楚产品功能的层级架构，简单说就是一级菜单、二级菜单是什么，每个菜单里有哪些功能，展示出功能的层级关系。

我一次都没有画过。

对于功能架构的展示，我一般在画原型的时候规划出来，然后直接画原型。

当然也可以通过思维导图的方式画出来，但是吧，画出来也没人看。

还有一个信息架构图，这个我也没画过。

我有很长的一段时候都没整明白功能架构图与信息架构图有啥区别~

现在我的理解是：

• 功能架构图是展示出功能层级关系，体现出菜单-功能的层级逻辑。
• 信息架构图是展示出每个功能页面内的展示字段内容，主要用于研发设计表结构与表字段。

对于功能架构图和信息架构图，一般是在产品0-1的时候画，而且涉及到的内容比较多，多的内容一定没人去看。

到底要不要画是一方面，大家一定要知道功能结构图和信息架构图是个什么东西，具体画不画大家自行选择。

四、画原型写文档

需求类型里有一个功能需求，这个就是每个产品避免不了的，所以我们单独说下画原型+写文档~

1. 首先根据要做的需求范围进行分类

当有多个需求类型时，按类型进行分类，使用Axure时可以通过建立文件夹。

使用word则可以加个一级标题。

目的是将需求有层级的依次展示出来。

然后在不同的文件夹下，在进行分级。

比如「功能需求说明」文件夹下有多个功能模块，则按照模块/菜单名称建立子文件夹，然后再在每个模块下建立对应页面；

当同一个页面内有多个tab页/子页面时：

对于PC端，我一般是分页面说明；APP的页面尺寸小，我们可以在一个Axure页面内统一说明。

然后再对每个页面单独画原型，写文档。

2. 需求文档的表现方式

当采用Axure写需求文档的时候，常见的布局是：左图右文。

左边展示原型图，右边展示需求说明。

对于word版，常为：原型页面展示，单独写文档说明。

3. 提取公共逻辑，放入全局说明

在画原型、写文档的时候，一定会有相同的功能逻辑、相同的需求逻辑。

例如说后台系统，会有一堆的列表，列表就涉及到分页数量、默认排序等。

我们可以直接统一使用全局说明。

将相同的功能逻辑、需求内容当在一个单独的全局说明里，在全局说明里进行单独说明。

当在某个页面中需要说明的功能点已经在「全局说明」里存在时，可以加个说明：请见全局说明。

同时对文字添加文字跳转链接，阅读者点击可直接跳转到对应的全局说明页面。

3. 功能点序号标注

先画出原型图，在原型中标注「序号」，然后在右侧按照相同的序号进行功能需求描述。

• 标注顺序：一般按照从左到右，从上到下的顺序。
• 标注哪些点：需要进行功能说明的功能点，但是并不意味着每一个点都要进行标注。

我一般按照从大到小，按照模块化的方式。

以下方的表单页面为例：

当原型画出后，在页面上标个序号[1]，对页面进行下简介，一般说明页面是什么，使用角色是谁。

然后继续标注「返回」，对「返回」进行说明。

因为点击返回时，没有添加其它判断逻辑（如是否二次确认），所以直接描述交互逻辑即可。

然后接着对下方的「患者信息」进行标注。

我们可以看到「患者信息」里有很多字段，我不建议对每个字段进行说明。

我们直接对「患者信息」整个模块进行标注，然后对每个字段进行说明。

由于只是表单输入，我们需要说明是否必填、采用什么组件、是能输入文字、还是数字输入框，数字范围限制、数字小数点限制（如最多2位小数）、输入小数点超过如何处理（是直接限制输入，还是能四舍五入）、字符长度限制、当字符输入超长如何处理。

如果是采用选择框，选择框里的值是写死的，还是从哪里取值。

……

这就是对需求的描述，我们需要尽可能的写全，就是尽可能的把考虑到的限制加上，你写的越全，在评审的时候，才会少挨怼。之后的需求变更才会少。

（现在看其实上边的需求描述还是不全，比如漏了小数点位数说明，文本输入框内能不能输入表情emoji符号等等）

当页面内出现弹窗时，我们需要对弹窗里的内容进行说明，单独对弹窗里功能点进行标注，然后再下方继续对需求进行说明。

对于弹窗里的内容，我一般从「1」开始重新编号。不把序号顺序和其他页面夹杂在一起。当调整一个功能点后，需要重新编号，增加了多余的工作量。

4. 需求详细书写

对需求的详细描述，是最核心的内容，我们可以按照下方的格式来写：

• 标题：功能点名称。
• 角色权限：如当前登录用户角色为管理员时，则显示此按钮。
• 规则逻辑：主要有校验逻辑、前置条件、触发时机等，当涉及到的校验逻辑太多时，可以采用分行分段、添加序号、使用表格等方式，将每个逻辑有条理的全部说明清楚。

比如：确定按钮。

当角色为「管理员」时，展示出确认按钮；

1. 当XX未填写时，按钮显示为禁用状态，点击时出现toast提示：请填写XXX。
2. 当XXX、XXX全部填写后，按钮置为可点击状态，点击后跳转至XXX页面。

极值说明：如输入框输入字符的长度，数字输入的范围值。

交互说明：如点击调整至XXX页面。

在写需求时，根据不同的需求内容，尽可能的将全部内容写清楚。

这个时候一定会有一个问题：写不全。

我们可以明确一点，没有产品经理把所有情况都考虑到，乔布斯、张小龙也考虑不了那么全。

我们需要做的是尽可能的考虑全，尽可能是个很虚的词，受行业经验、项目经验等影响，不同级别的产品经理的需求文档写的水平很显而易见，当然你考虑的越全面，产品能力可以说就越强。

我们可以在需求评审前，先和研发提前碰下，避免有大的遗漏。

也可以借助「需求自查表」来辅助，自查出遗漏的说明。

5. 其它

1）文字描述言简意赅，避免口语化，别使用模棱两可的文字。需求文档里的内容必须明确，别写「尽量」「尽快」。

2）添加示例：被误解是表达者的宿命，文字说明都会有一定的片面理解，对于比较复杂的内容，我们可以添加示例说明：

同时在原型上，尽量使用贴合实际场景的内容。比如说时间别写出：13:88:99。

3）为了便于阅读，可以采用多分段，多分行，加序号的方式。

4）使用标点符号，将内容说清楚，如：点击「确认」按钮，跳转至【XXX页面】。

关于标点符号，大家可以看这个文章：https://zhuanlan.zhihu.com/p/359255980

5）结合axure的特性，添加文字链接，便于阅读者快速跳转查看，不用自己找。

添加「返回」按钮，比如阅读者跳转到【全局说明页面】，看完后，想在回到来源页继续看需求，我们可以在【全局说明页面】中添加个「返回来源页」按钮，加个返回上一页的交互，直接能返回。

6）对于变量值，使用特殊符号标记下

对于会变化的值，我一般使用用两个百分号，如下方的‘科室名称’，会根据不同的选择展示不同的名称，所以我就通过‘%科室名称%’进行表示，然后单独说明，并举例说明。

7）重要内容进行标记

可以通过加粗、换个颜色等方式进行提醒，当内容较多的时候，大家很容易忽略掉，所以很有必要进行加粗加大标色提醒。

8）涉及到逻辑时，可以使用公式进行说明

如：当A+B≥100时，则XXXX。

9）写完后自己再过一遍

就像上学做题后，自己zai再验算一遍，在写文档的时候，自己肯定会有抽风的时候，不知道哪个地方就给写错了。

10、对外提供时，对于Axure，可以打包出html提供。

如果是word版本，可以提供出pdf版。

以上是对功能需求的说明，对于接口需求、性能需求、埋点需求等非功能性需求，当涉及到的时候，一定要写上，不然就是需求遗漏了。

我之前一直以为产品经理只需要写功能需求就够了。

有一次让我写接口需求，我就很郁闷，这明明是技术的活，干嘛产品写。后来，我明白了一件事，产品经理不往前站，之后就会是一堆坑。

除了接口需求，还是像研发数据库建表时，这些我也建议产品经理去介入，因为表里有哪些字段，字段最大长度是多少，需要建哪些字段等等，都是和业务有关系的。

举个示例，药品的「规格」这个字段，研发把最大长度设置成250个字符，但是在实际业务上，「规格」会有2000个字的情况。

研发绝对是不理解的，所以最清楚这个情况的是产品，就需要提醒研发关注下。避免上线后，字数超长导致保存错误。

对于性能需求怎么写，大家可以看这篇：《5000字详解性能需求》。

对于接口需求、埋点需求等大家可以在平台上搜一下，接口需求可以看：https://www.woshipm.com/pmd/2297401.html

总结

写出好的需求文档受很多方面的影响，从前期的需求分析，当确定业务流程，然后再到画原型，最终把PRD写出来，这里边涉及到的内容非常非常多。

这篇文章是给大家提供的概述，大家可以在日常中总结积累，多和项目成员沟通，每一次需求评审就是一次淬炼，挨个一次怼后就总结，下次别再犯。

另外，当你把一篇完美的需求文档交付后，一定会有研发、测试不看的，只会问，就不看文档。我一般是“微笑服务”，把文档内容截个图发过去。

作者

王大鹿，公众号：产品大鹿。关注医疗领域，擅长原型设计、需求分析和方案设计，分享能落地的工作技能~

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