一文详解审批流如何运作
1. 什么是审批流？
审批流是一种流程，用于审核和批准请求或文档。 它通常包括一系列步骤，每个步骤都需要一个或多个人来审核和决策。 审批流通常用于规范化和优化业务流程，以确保请求得到适当的审查和批准。其本质是待审信息的流动方式及决策过程。
即申请者【角色】【权限】（人或系统）提供待审信息【内容】，交由相关审批人【角色】【权限】进行传递及处理【流程】【通知】，期间，每个审批者会基于自己的岗位职责与权限分工对待审信息进行核对（检查/确认…）【动作】、判断（通过/驳回）【动作】及协商（反馈意见…）【动作】，直至抵达最高决策层进行取舍。
2. 审批流的重要性
1. 提高决策质量：审批流可以确保每个决策都经过适当的审核和批准程序，从而减少错误和风险，并提高决策质量。
2. 提高工作效率：审批流可以规范组织内部的工作流程，减少工作重叠和浪费，提高工作效率。
3. 保证合规性：审批流可以确保组织内部的决策和行动符合法律、政策和规定的要求，避免因违规行为带来的法律和声誉风险。
4. 提高透明度：审批流可以让组织内部的审批过程变得透明化，每个人都知道自己的责任和角色，从而提高组织内部的信任和沟通效率。
3. 审批流的构成要素
审批流是一种软件系统，用于管理和自动化审批流程。 它由以下几个要素构成：
- 流程模型：流程模型是流程的逻辑结构，用于定义流程的步骤、规则和决策。
- 角色和权限：角色和权限是流程的执行者，用于定义流程中的不同角色，并为每个角色分配不同的权限。
- 待审信息：待审信息是流程中需要审批的信息，例如差旅申请、购买请求等。
- 动作和流转：动作和流转是流程中的主要操作，包括核对、判断、协商等。
- 通知和跟踪：通知和跟踪是流程中的辅助操作，用于发送通知和跟踪流程的进度。
审批流通常使用软件来自动化流程，并可以在不同的组织中使用。 它可以帮助组织更有效地管理流程，并可以提高流程的效率和生产力。
一、流程模型
流程模型是流程的逻辑结构，用于定义流程的步骤、规则和决策。 流程模型可以使用图表或图形语言来表示，帮助用户理解流程的结构和执行方式。
流程模型包括以下几个关键要素：
流程步骤：表示流程的执行过程中的一个步骤或活动。流程步骤通常由流程的输入、过程和输出组成，是流程完成具体任务的单位。
注：流程步骤不一定包含发起发起人。发起人是流程的起点，是流程的发起者。流程步骤是流程模型中的基本元素，表示流程中的操作和流转，而发起人是流程的起点，是流程的发起者。因此，流程步骤和发起人是不同的概念。
流转条件：流转条件是流程中的规则，用于控制流程的流转。
流转条件是流程模型中的一种元素，用于决定流程在某个节点处流转到哪条路径。流转条件一般根据流程的业务逻辑或目标来设定。
决策点（交给谁审批）：决策点是流程中的关键节点，用于决定流程的下一步操作。
Q：流转条件会独立于决策点存在吗？
A：一般来说，流程模型中的流转条件是与决策节点相关的。流转条件通常用来决定流程在决策节点处流转到哪条路径。因此，流转条件通常不会脱离决策节点独立存在。
但是，在某些情况下，流程模型中可能会出现流转条件与决策节点无关的情况。例如，在某些流程模型工具中，可能会提供流程变量或条件类型的元素，可以在流程模型中赋值或使用，并不一定与决策节点相关。
总的来说，流转条件通常是与决策节点相关的，但也有可能会脱离决策节点独立存在，具体情况取决于流程模型的目的和使用的流程模型工具。
例如，在一个请假业务中，流程步骤是：提交请假申请》审批申请》结束。 流转条件是：可能根据提交人是谁来设定，如果职级是经理或请假天数超过3天交由总经理审批（决策点），否则流转到经理审批（决策点）的路径。总的来说，流转条件一般根据流程的业务逻辑或目标来设定，以便在流程执行过程中根据条件选择合适的路径。
1. 协同办公平台-飞书-请假业务
表单设计：字段信息组成
流转条件就是当提交人是谁、假期类型是什么、请假时长在什么天或小时范围内。
注：飞书这里用的是请假控件组，因没有新增其它表单控件，所以流转条件这里只显示了系统内置的。控件组的优点是对于大部分用户场景已经够用，避免用户范错，易上手。缺点是缺乏灵活性。
2. 低代码平台-轻流-请假业务
表单设计：字段信息组成
流转条件：表单设计内的所有字段都可用来作为条件，判断符，值组成。这里其实就是一个规则引擎。
什么是规则引擎？
用于根据一组规则来决定如何处理特定的数据或业务逻辑。规则引擎通常包含一组规则和规则执行引擎，能够自动识别规则并根据规则执行相应的操作。
二、角色和权限
角色和权限是流程管理中的重要概念，用于定义流程中的不同角色，并为每个角色分配不同的权限。
角色表示流程中的角色，如流程发起人、审批人、执行人等。角色通常是一组共享相同职责和权限的用户的集合。
权限表示流程中每个角色所具有的权限，如流程发起人的权限是发起流程、撤销流程等；审批人的权限是审批流程、驳回流程等。
角色和权限是流程的执行者，在流程的执行过程中起到关键作用。角色和权限的设置可以帮助流程更加有序和顺畅地执行，提高流程的效率。
在设计中应考虑以下因素：
- 流程的业务逻辑：需要充分了解流程的业务流程，并确定每个角色所承担的职责和权限。
- 组织架构：流程角色和权限的设置应符合组织的架构，避免出现矛盾和冲突。
- 安全性：流程的权限设置应考虑安全性，避免出现漏洞和风险。
三、待审信息
待审信息是指流程中需要审批的信息，也称为待审材料。待审信息通常包括文件、申请表、申请信息等。
待审信息是流程中的重要要素，在流程中起着决策和跟踪的作用。流程的审批人员通常基于待审信息进行审批决策，并根据待审信息进行流程的跟踪和管理。
待审信息在流程中通常由发起人提交，并由审批人员进行审批和处理。待审信息可以是电子文档，也可以是纸质文档。
例如：
1. 协同办公平台-飞书-请假业务
表单设计中所涉及假期类型、开始时间、结束时间、请假时长、请假事由等字段就是要让发起人填写的待审信息。
2. 低代码平台-轻流-请假业务
表单设计中所涉及申请人姓名、请假类型、开始时间、结束时间、请假时长、请假事由、上传附件等字段就是要让发起人填写的待审信息。
四、动作和流转
动作和流转是流程管理的重要概念，指流程中的主要操作和流程的流转方式。
动作指的是流程中的一个步骤或者任务。一个流程可以由多个动作组成，每个动作都有一个特定的目的，并且由某个角色负责执行。
在设计流程时，需要清晰地定义流程中的每一个动作，包括动作的责任人、执行时间、执行条件和流转方式等。同时，还需要对动作的执行情况进行跟踪和管理，以保证流程的有序执行。
通过：一般指的是审批人在审批流程中批准了申请或者请求。通过原因可以是可选的，也可以是必填的，这取决于实际业务需要。
驳回修改：一般是指审批人在审批流程中拒绝了申请或者请求，并指示发起人修改后重新提交。驳回修改原因通常是必填的，因为这能够帮助发起人知道如何修改才能达到被批准的目的。驳回修改动作可以把流程驳回到发起人，也可以驳回到上一个审批环节，或者驳回到指定的之前的某个审批环节。
重新提交：一般是指发起人在收到驳回修改的通知后，修改了申请或者请求并再次提交给审批人进行审批。
撤回：一般由发起人撤回审批流程。这是因为发起人是流程的起点，拥有最高的权限。撤回审批流程的选项通常由系统的配置项决定，因此需要注意撤回是否可用。
流转指的是流程从一个动作流向另一个动作的过程。流转可以是线性的，也可以是分支的。线性流转指流程按照一个固定的顺序流转，每个动作的执行都是前一个动作的后继。分支流转指流程在执行过程中可以根据不同的条件进行分支，流向不同的动作。
流转方式的选择会对流程的执行效率和复杂度产生影响。在设计流程时，需要综合考虑流程的业务特点、组织结构和资源情况，合理选择流转方式，以保证流程的有效执行。常见的流转方式包括：
- 线性流转：指流程按照一个固定的顺序流转，每个动作的执行都是前一个动作的后继。
- 分支流转：指流程在执行过程中可以根据不同的条件进行分支，流向不同的动作。分支流转可以使流程更加灵活，适应多种不同的情况。
- 循环流转：指流程在执行过程中会不断重复执行某一个动作或一组动作。循环流转常用于重复性的任务或者处理大批量的数据。
- 并行流转：指流程在执行过程中可以同时执行多个动作。并行流转可以提高流程的执行效率，但需要注意避免资源冲突和协调问题。
五、通知和跟踪
通知和跟踪是流程管理的重要概念，指流程中的辅助操作，用于发送通知和跟踪流程的进度。
通知是指流程中发送的通知信息，用于告知流程参与者流程的进展情况或需要注意的事项。通知可以是电子邮件、短信、系统消息等形式。
跟踪是指流程中跟踪流程的进度，用于查看流程的执行情况、状态等信息。跟踪通常使用软件工具进行，可以帮助用户更好地管理流程。
通知和跟踪是流程中的重要要素，可以帮助流程更加有效地执行，提高流程的效率和生产力。
例如：
1. 协同办公平台-飞书-请假业务
（1）通知
不支持自定义通知渠道，相关信息呈现由系统固定。
（2）跟踪
2. 低代码平台-轻流-请假业务
（1）通知
可以直接添加Q-Robot：选择发送邮件、发送短信渠道。
（2）发送邮件
选择收/发件人，填写邮件主题、邮件正文（支持插入字段，字段信息来源于表单数据可直接引用），附件。
（3）发送短信
选择收件人，选择短信模板。（短信模板需通过短信服务商审核）
（4）跟踪
六、思考如何接入第三方平台
在设计审批流系统时，考虑接入第三方平台需要考虑以下几点：
- 数据交互：需要考虑如何与第三方平台进行数据交互，例如通过 API 接口进行数据传输。
- 数据安全：需要考虑如何保证数据在传输过程中的安全性。
- 用户认证：需要考虑如何让用户在第三方平台上进行身份认证，例如通过 OAuth 或者其他身份验证方式。
- 平台兼容性：需要考虑如何保证系统在不同平台上的兼容性。
- 开发成本：需要考虑第三方平台对系统开发的影响，例如对开发成本的影响。
1. 数据交互
在审批流系统设计中，数据交互是一个重要的部分。对于第三方平台，需要考虑如何使用 API 或其他方式与第三方平台进行数据交互，这样才能在审批流程中使用第三方平台的数据。
具体来说，需要考虑以下几点：
- 数据格式：确定与第三方平台进行数据交互时使用的数据格式，例如 JSON, XML 等
- 数据传输协议：确定使用哪种协议进行数据传输，例如 HTTP, HTTPS 等
- API 文档：确定第三方平台提供的 API 文档，并确保系统能够与之兼容
- 数据存储：考虑如何存储第三方平台的数据，在审批流程中使用。
- 数据更新：考虑如何在审批流程中更新第三方平台的数据。
2. 数据安全
在审批流系统设计中，数据安全是非常重要的。特别是对于与第三方平台进行数据交互的情况，需要更加重视数据安全。
具体来说，可以考虑以下几点来保证数据安全：
- 数据加密：使用加密技术，如 SSL/TLS，对数据进行加密，保证在传输过程中的数据安全。
- 身份认证：使用身份认证技术，如 OAuth, JWT 等，确保只有授权的用户可以访问数据。
- 数据访问控制：对数据进行访问控制，确保只有授权的用户才能访问数据。
- 审计日志：记录每一次数据访问的审计日志，便于检测和预防数据泄露。
- 安全策略：制定并定期更新安全策略，对系统进行安全评估和测试。
3. 用户认证
在审批流系统设计中，用户认证是非常重要的。对于第三方平台，需要确保用户在第三方平台上进行身份认证。
具体来说，可以考虑以下几点来实现用户认证：
- 使用第三方认证服务，如 OAuth, OpenID Connect 等，允许用户在第三方平台上进行身份认证。
- 使用单点登录（SSO）机制，允许用户在多个应用程序之间共享身份认证信息。
- 使用自定义认证机制，例如用户名/密码等，在第三方平台上进行身份认证。
- 使用多因素身份验证（MFA），允许用户使用多种认证方式，例如手机验证码，生物识别等。
- 使用第三方认证提供商，例如Auth0, Okta 等，来简化用户认证流程。
4. 平台兼容性
在审批流系统设计中，平台兼容性是非常重要的。需要确保系统能够在多种平台上运行。
具体来说，可以考虑以下几点来实现平台兼容性：
- 使用跨平台的编程语言，例如JavaScript, Python 等，可以在多种平台上运行。
- 使用跨平台框架，如 React Native, Xamarin 等，可以在多种平台上运行。
- 使用跨平台的数据库，例如 MySQL, MongoDB 等，可以在多种平台上运行。
- 使用跨平台的协议，例如 HTTP, HTTPS 等，可以在多种平台上运行。
- 兼容性测试：定期进行兼容性测试，确保系统能够在多种平台上运行。
5. 开发成本
在审批流系统设计中，开发成本是需要考虑的因素之一。接入第三方平台可能会增加系统的开发成本。
具体来说，可以考虑以下几点来降低开发成本：
- 选择合适的第三方平台：选择支持丰富功能和开发文档的第三方平台，可以降低开发成本。
- 利用现有组件：尽量利用现有组件，而不是重新开发。
- 模块化设计：使用模块化设计，可以更好的管理系统的复杂性。
- 协作开发：使用协作开发工具，可以更好的协调团队成员的工作。
- 使用自动化工具:使用自动化工具，如持续集成/持续交付等，可以降低开发成本。
本文作者@高姿态 。
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