流程引擎——OA流程表单的认识及优化

Rabbit 2023-07-26 18:14:47

现在企业内部产品大多会涉及工作流，不论CRM、OA、WMS、ERP等，都有流程引擎应用的场景。

我在工作中一直接触OA，流程表单运用很多，但在之前的使用过程中发现还有些细节可以优化；所以根据应用经验及使用的需求整理了如下内容，以后有机会重新设计这个模块时可以有个参考。

一、流程和表单

流程表单分为两部分，流程及表单；表单其实也是流程的一部分，但表单内容较多，所以单独划分。

流程主要是流程节点、流程流干、流程处理、流程日志、流程权限，表单就是页面交互的内容。

产品经理，产品经理网站

二、流程

1. 流程节点

1）节点顺序

流程节点可以设置展示的先后顺序，但也要能设置节点是否有效。

有的节点当时有用，特殊时期又不能用，但如果以增删改查的方式来管理，容易影响进行中的流程实例；所以直接根据是否有效来判断展示节点（无效节点则不展示，自动跳过）是最简单快捷的方式。

2）节点流向

产品经理，产品经理网站

节点一般分为正向、反向、条件跳转三种流向：

正向：按照节点顺序逐一执行
反向：当前节点返回到前面节点
条件跳转：一般流程引擎都允许设置基础的跳转条件，根据表单中一个或者多个字段做判断条件；但有的条件不一定是当前表单字段就能判断的，可能会涉及多个表单才能判断，这就比较考验条件设置个性化能力；要不然调整流程使用方式，比如设置多个流程，让符合不同条件的用户用不同的流程，要不然能代码设置判断条件，让有开发能力的组织根据需求调整。

3）节点变更

节点变更一般是进行中的流程（不在条件跳转规则内）跨节点跳转，已结束的流程要退回来重新流转；通常是通过流程管理中心人工更改，比如流程实例管理，管理员或特殊人员人为更改节点，流程日志记录操作信息。

但人工操作过程会增加申请人与修改人的沟通时间，可以在流程上添加节点修改申请按钮，申请人提交申请时填写节点更改原因；根据设置的申请条件触发审批或者直接到修改人，节点更改后系统通知申请人；不仅可以保留修改原因，规范流程，也减少沟通成本。

4）节点处理

同时处理：同时处理就是流程无论指定单人还是多人，指定所有人员都处理，当前节点才算执行完毕，否则无法流转到下一节点；比如一个审批单到管理岗节点，但有多个平级管理岗，需要他们都同意才能继续往下推进，那这个节点就需要多人同时处理。
抑或处理：当前节点多人有处理权限，但只要其中某些人处理就能流转下一节点，其他有权限但未处理人员能查看流程，类似于流程抄送。
条件处理：设置个性化处理规则，根据发起人部门、表单字段值等条件自动判断处理人；比如集团企业不同分公司用同一流程，同一节点不同公司有不同审批人和不同审批要求，个性化的设置能让管理更简单便捷。

2. 流程流干

流程大多是一条主流，但现在流程引擎有项目管理的多任务执行要求，所以会涉及支流。

例如业务订单处理多个小任务需要不同人同时执行，如果只有一条主流，只能顺序执行，不能有效管理各小任务进度；如果主流能生成支流，支流也能汇入主流，在主流程页面能有效管理分支，那流程引擎也能实现项目管理。

流程主流：单条流程，顺序执行流程节点；
流程支流：根据条件自动触发分支或者手动添加分支，能跟进管理分支进度。

3. 流程处理

流程处理：流程处理时选择处理动作（通过、退回），填写处理意见；处理意见有的是常规事务性的，有的是必须明确表态的，所以处理意见是否为必填要能灵活设置。
流程移交：原处理人离职或者职务发生变化，需要将原审批权限移交给新接手人；更多还是离职人员交接时会用到，这需要与人员在职状态关联，人员离职可以一键将未处理的所有流程都移交给新接手人。

4. 流程日志

日志主要是为了出现问题有迹可循，最好全面覆盖。

正常情况下，流程和表单做的所有操作都应该有痕迹，但很多常规痕迹是无效的，如果都保留会浪费服务器空间，影响访问速度；但有的数据又很重要，不能轻易修改，如果修改必须留下痕迹，所以需要根据使用要求保留日志内容。

流程日志主要是节点处理痕迹、表单操作痕迹：

节点处理痕迹：保留所有节点处理人、处理时间、处理动作、处理意见。
表单操作痕迹：保留表单字段的操作人、操作时间、操作动作、操作前后内容；表单字段较多，要根据字段重要性设置是否留痕，这部分财务相关的数据涉及的会更多一些。

5. 流程权限

流程权限主要分为流程处理权限（发起、审批、特殊处理），表单字段权限：

1）处理权限：设置流程发起和审批的权限，流程结束后允许退回的权限：

发起权限主要与角色有关，比如业务员、财务员，根据不同岗位或工作职责划分角色就行了。
审批权限与组织架构高度相关，企业内部大多根据人员级别逐一审批，所以权限与组织架构匹配，会让权限管理变得便捷（设置审批层次，根据人员级别顺序往下审批，执行级别没有人员的则跳转下一级别）；但也有部分审批与组织层级无关，这部分更简单，直接设置固定审批人或者条件设置审批人就可以了。
特殊处理就如前文说的条件跳转或者流程退回，这根据管理制度设定指定处理人就可以了。

2）字段权限：字段在不同节点，对应不同处理人增删改查的权限；例如同一个字段，业务员节点无法填写，主管节点允许填写，职能部门节点不允许填写但允许查看，或者同一个表单在不同节点看到和可以操作的字段都完全不一样。

三、表单

1. 表单构成

表单内容一般由基本信息、逻辑主体、补充说明三部分构成：

基本信息：基本就是常规信息，差不多每个表单都会用到的，例如：发起人、发起组织、发起时间等身份标识，与业务相关的客户基本信息或者合同基本信息等。
逻辑主体：流程的主要部分，相当于流程的详细描述，涉及逻辑交互、数据交互等，比如合同具体成交的业务类型、费用、数量、付款和回款信息等。
补充说明：作为逻辑主体没有表达清楚的补充说明，例如备注、说明、附件等让相关人员将表单没表达清楚的部分表达清楚。

2. 字段设置

字段设置个性化、灵活性越高，流程引擎能面向的用户则更广，能达到的管理要求也更高。

1）字段排版排序：字段排版、排序要符合用户使用习惯，有逻辑关联的字段要放一起，不要隔开；例如：客户姓名后放了一堆合同信息，最后又放一个客户地址，这样填写和审批都不方便，打乱使用者思维；合理的排序在数据列表展示或导出时都省事不少，表单在使用过程中会不断优化调整，优化后的字段页面上也要及时取消，避免增加页面空值字段。

2）字段查看权限：有的字段比如上传的附件资料，不允许某些节点处理人查阅，则会限制查看。

3）字段编辑权限：不是所有字段在所有节点都允许编辑，所以要根据字段的数据管理要求来设置字段在不同节点的编辑属性。

4）字段留痕：字段修改和留痕关联，重要的字段修改后如果找不到修改人只有系统背锅。有的字段在员工节点填写后，上级节点需要再确认修改；或者流程已结束再修改字段内容的情况就需要将修改痕迹保留下来；留痕就是日志，需要考虑痕迹的重要性，如果重要性不高的字段就不必设置留痕，浪费服务器空间。

5）字段只读：自动填充的关联数据有的能修改，有的不能修改，如果有只读这个控制开关便能更好管理，默认情况应该将自动填充的关联数据都设置只读；设置了只读的字段，一定要关闭必填属性，否则当关联数据空值或者关联失败时，用户是无法提交表单的，设计者应该避免犯这种常规错误。

6）修改字段值：很多流程结束后但需要修改页面内容，需要考虑是否允许不通过节点，直接更改页面表单值，如果允许直接修改已有值，那必须得留痕；但应该尽量避免这种情况，如果直接修改已有值会让流程规范变得更难，使用者对于规范会越来越不重视。

3. 关联数据

1）页面字段数据：表单除了要手动输入的数据外，还有很多数据是由其他表单关联过来的；选择关键字段后会自动带出关联数据，有的表单可能一个字段都不填，打开流程所有数据都自动填充了；有的数据也只需要选择关键字段就自动填充；常规人事、行政审批对数据串联要求不高，但财务或者业务，逻辑关联性较强，涉及数据多，数据串联就变得非常重要。

2）流程相关数据：除了自动填充表单字段数据外，还要将影响审批判断但表单上没有的数据体现出来，便于审批；例如项目请款，同一个合同所有的请款历史、项目信息都应该展示出来，让审批人能快速做审批判断。