如何用3张表，顺畅地做完一场线下活动？

编辑导语：在线下活动中，由于环节繁多、涉及人员众多，此时若想准备过程中不出错，便可以借用好用的工具来实现活动管理和策划。本篇文章里，作者便阐述了三张表的作用——执行表、物料表、筹备表。如何发挥好这几张表，做好线下活动？不妨来看一下作者的总结。

一场线下活动组织的复杂程度比一个线上活动要复杂的多。有各种各样的物料准备，还有各个环节有不同的人来完成。

有时候在活动现场的执行人员人数又非常有限，又要身兼数职，完成多项任务，才能保障活动的顺利交付。这对个人的素质要求是很高的，实际上我们总会有疏漏的地方。

这时候就需要一套好的工具，帮助我们把脑子里的各种事情转移到纸面上，再由我们来管理活动。

就是三张表：执行表、物料表、筹备表。

一、执行表

如何要让活动当天每一个人都有条不紊地完成自己的工作呢？靠的就是执行表。

执行表是活动当天会发生的所有事情的一张流程表，作为活动的筹备者，要提前脑海中的每一个环节，都写在表格中，并安排好每一个环节的执行人。

这张表需要当天所有的工作人员，人手一份。

这张表看起来又一点复杂，不过对于完成一场活动，每一列的信息都至关重要。

1. 阶段

是活动当天最基本的大模块包括：

• 通知；

• 活动准备；

• 签到；

• 正式活动；

• 活动结束及散场；

• 如果还有额外的环节，可以再增加，比如拍照、交流、招募转化等环节。

2. 时间

做活动经常会遇到有一些环节的时间会调整，这样整场活动的时间就都要跟着来调整，非常麻烦。如何快速地调整整个流程的时间安排呢？这时候三列时间表的妙处就体现出来了。用3列来写时间，分别是开始时间，持续时间和结束时间。

「结束时间」用Excel中的公式来完成，在表格中输入「=开始时间单元格位置+结束时间单元格位置」。这个功能在在线文档（腾讯文档、石墨文档、飞书文档）中也可以使用。

如果是连续的活动流程，活动的开始时间，可以用公式来写「=上一个流程的结束时间」。这样在活动中修改了任何一个环节的持续时间后，所有的开始时间、结束时间都会自动调整，不用手动调整，非常方便。

3. 工作内容

在活动现场，有时候有些岗位一个人也没有，有时候大家又扎堆干一件事儿。这时候工作内容的分工，就非常重要了。这里把各个模块中的工作内容，拆成单条，然后列成清单。每一项工作都要有对应的一个岗位的人来负责，就会责任非常清晰。

4. 工作点位

一场活动的现场，往往有很多位置，如果涉及到招募志愿者，或者临时的人员，他们可能会对场地功能很不清楚。因此一定要标注清楚每一个项工作的工作点位。

这里的工作点位不仅包括线下的场地，还包括线上的虚拟点位。比如：要在微信群里发通知、要在活动管理后台推送短信等。

5. 岗位和负责人

为什么要把岗位和责任人要拆开来写呢？是因为有时候同一个人，他有多个岗位。或者同一个环节，有不同的责任人都要参与到这项工作中。

如何让大家快速地协同到一个活动中呢？在执行的表格中直接留好大家的电话，能帮助大家快速联系起来。

6. 工作细节

具体的操作流程，和动作要求，我们写在这里。

如何让别人可以清晰理解我们的要求呢？就是在写细节的时候，要写到具体的数量，以免没有规定到位。比如说，当我们要求摄影师给到场的嘉宾拍照，可以写得更具体一些「为每一位到场的嘉宾拍一张目视镜头的半身照，再拍一张全身照」。

7. 物料

每一个涉及到物料的环节，我们都可以把物料标清楚，这样随时都可以核对。

8. 备注

在这里可以标注一些备注的信息，比如：

• 是否要调整灯光；

• 是否要给嘉宾递物品；

• 是否要调整桌椅位置；

• ……

二、物料表

一场活动要用到的物料，少说有二三十个，多了的得上百条。如何在筹备的时候规则有条理呢？这张物料表一定要用好。

除了常规的物料名称、规格、数量外，我们在这张表上还增加了「物料类型」「使用场景」「责任人」。

1. 为什么要把物料类型分为实体物料和电子物料呢？

现在我们做活动，要用到的东西，除了实体的，有时候还有很多和线上传播相关的图片、ppt等电子物料。这些也需要提前规划好。

2. 为什么不要合并同类项？

我们经常会在做表的时候，把相同内容合并成一个表格。这样在展示的时候很方便看，但是就很难再改动和排序了。

如果每一列都分开，这样就可以根据不同的需求来筛选和排序了。

三、筹备表

前期筹备的工作，往往也有很多事情要做，要准备，如何保证大家的进度，就可以用筹备表了。

筹备表包括：任务、优先级、状态、责任人、截止时间。

在共享文档中，每一位都可以在自己完成了任务后，更改自己的状态。

有了这3张表，就可以很轻松地完成正常活动的流程准备和执行。

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作者 @一霆

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