企业如何做好数据资产的盘点

亿信华辰 2023-08-05 11:36:39

传统意义上的资产盘点是指对资产进行定期清点，以确定各种财产在一定时间的实存数。数据资产盘点则是对企业拥有的数据进行清点，以确定企业当前拥有的数据。

众所周知，数据资产是企业数字化转型的数据底座，企业要进行数字化转型就要做好数据资产的管理，比如为了实现数据供给的需求，一项重要的基础性工作便是数据资产盘点。

只有通过全面梳理企业中作为资产的数据，才能使数据从业者了解数据资产全貌、绘制数据资产地图、有机串联数据的技术面与业务面，以便让企业中的数据能看清、可理解、相关联，进而为制定更好的数据策略、搭建更强的数据信任、实现更智能的数据应用打下坚实基础。今天小编就从以下几个方面说说数据资产的盘点。

01 为什么要进行数据资产盘点？

目前，国内各大企业经过多年的信息化建设，已积累了种类繁多、体量庞大的数据，并且随着业务的持续发展，业务范围、资产规模、客户规模均不断扩大，产生的数据规模也在快速增长。

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而数据规模的快速增长为企业带来了数字化转变、智能化变革的机遇，同时也对数据资产的掌控能力提出更高要求。而数据资产盘点是解决企业数据资产管理的前提，通过对企业拥有的数据进行盘点，将帮助企业弄清楚以下问题：

企业有哪些数据？关注数据的分类
企业有多少数据？关注数据的存量、增量
企业的数据存储在什么地方？关注数据的存储和取用方式
企业的数据是由谁在管理？关注数据的归属部门和责任人
识别哪些是重要数据，哪些是敏感数据？关注数据的分级、共享条件和范围

因此，全面推进数据资产盘点工作，是摸清数据资产家底、明确数据资产存量、识别数据资产范围、搭建数据资产地图的重要手段，也是准确识别出有价值的数据资产，并对数据资产开展统一规范管理，进而实现数据资产价值最大化和良性循环的重要基础性工作。

02 两种基本方法

数据资产盘点有两个方法可以帮助我们梳理出企业的数据资产清单或数据资产目录，分别是“自上而下梳理”和“自下而上盘点”。

1. 自上而下梳理

自上而下梳理是一种以业务视角进行数据梳理的方法，通过对企业的相关制度文件、智能体系、业务流程、业务单据等进行全面分析，逐层分解，梳理数据资产的三级目录、业务属性和相关管理属性。

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三级目录：即数据资产的分类，是按照业务视角对企业数据资产的梳理和分解，例如：数据域-数据主题-数据子主题-数据对象（注：三级目录不限于三级，但一般建议控制在五级之内为宜）。
业务属性：即用来描述数据资产的业务元数据。常见业务属性包括：所属数据域、数据主题等分类属性，数据对象、业务定义、业务规则、敏感等级等。
管理属性：即用来描述数据资产的管理、维护、使用相关元数据。常见管理属性包括：管理部门、管理人员、联系方式、更新频率、最后更新时间、数据共享条件等（注：业务视角下，数据资产的管理属性可能无法全部梳理出来，这就需要在技术盘点环节对其进行补充完善）。

2. 自下而上盘点

数据资产盘点的另一个方面是以技术的视角，从IT系统—数据库表—数据结构出发，进行自下而上归纳，逐步明确数据资产相关的系统信息项（技术属性）。

技术属性：即用来描述数据资产的技术元数据。常见技术属性包括：来源系统、数据库表、字段类型、字段格式、取值范围、存储方式、血缘关系等。

最后，对业务视角的梳理出的目录中数据项与技术视角的盘点出的系统信息项进行关联，建立起两者的映射关系，这样一个完整的数据资源目录就成型了。通过数据资产目录可以从多个视角（业务或IT）进行数据的查找，并确保目录中的每一个数据项都可以在真实的IT系统中找到。

03 由谁负责，基本原则是什么？

众所周知，数据作为一种特殊的资产，确权难、虚拟性、可复制是其主要特征，这也为数据资产盘点造成了一定的困难。数据资产盘点的原则是“谁生产，谁负责”，“谁使用，谁负责”，“谁管理，谁负责”。

因此，企业数据资产的盘点需要找到一个具有全局思维的人来进行统筹，规划出数据盘点的相关原则、框架和蓝图，定义出数据盘点的内容，制定出数据盘点的模板，再由生产或使用数据的业务部门执行梳理，完成数据盘点工作。这个统筹的人可以是IT部门、数据管理部门，或是外部聘请的数据专家。

除此以外，为了更好地开展企业数据资产盘点工作，保证盘点过程安全稳定、保证盘点结构准确可靠，还应遵循如下原则开展具体工作：

前瞻性：数据资产盘点还应该站在整个盘点旅程的角度进行规划和实践，充分考虑数据资产规范、搜索获取、分析应用、绩效评估、可视化展示等需求
全面性：数据资产盘点范围要全面覆盖企业的所有数据资产，但在落地实践过程中，企业也可以分阶段开展盘点工作
基础性：选择数据资产最稳定的本质属性或特征作为盘点内容，确保盘点内容不因环境因素而发生变化
系统性：将需要盘点的数据资产的属性或特征按一定排列顺序以系统化，并形成一个合理的分类体系
确定性：对于盘点范围内的任何一项数据资产，在分类体系中应该有唯一确定的基本单元与之相应
可拓展性：目录框架应满足数据资产不断发展和变化的需求，允许在目录框架中增加新的盘点内容而不影响原有内容。为使用者进行延拓细化创造条件
安全性：减少数据盘点工作对于业务活动和系统运行的影响，避免出现数据丢失或泄露等失误，给企业带来损失
保密性：数据是企业重要资产，数据资产盘点过程中，盘点人员要严格遵守保密要求，避免触及敏感信息

04 流程和步骤

数据资产盘点工作，整体包括准备阶段、盘点阶段、汇总阶段三部分流程，其中盘点阶段根据所盘点系统的不同类型和特征，包含4个子流程、分别针对套装软件、自开发系统、分析系统、数据仓库开展盘点工作。

1. 准确阶段

不同系统对于盘点文档的需求存在差异，盘点开始前，需对获取或生成的业务及技术文档准备情况进行核查，确认文档可供盘点使用。同时，向各盘点系统运维支持人员申请各系统查询权限并确认。准备阶段主要工作可分为：

1）确认操作权限

由各系统运维支持人员提供各系统前台显示和后台数据库查询权限，盘点人员对所需用户权限在目标系统进行验证，为后续进行数据资产盘点打下基础。

2）形成数据字典

系统数据字典是系统盘点过程中的重要依据，如技术支持人员能提供盘点系统的完整数据字典，由技术支持人员提供；如技术支持人员不能提供完整数据字典，需由技术盘点人员通过数据库工具导出该系统完整数据字典。

3）形成功能操作清单

针对系统功能文档不全的历史遗留系统，由盘点业务人员创建系统功能操作清单，支撑系统功能与业务分类的关系对照。

4）进行业务分类

根据盘点系统的业务定位，参考组织已有的业务分类体系，补充完善业务分类体系。

5）确认盘点文档完整

根据收集与自主生成的文档，确认盘点文档是否完整。

2. 盘点阶段

1）定位数据资产

圈定需要盘点的数据资产范围，明确盘点对象清单，为后续进行数据资产盘点打下基础。

定位数据资产：对照文档及系统，判断文档与系统一致性，定位业务流程涉及的数据资产和其它在套装软件中自开发数据资产的盘点范围。
自动生成盘点表格：以数据资产名称为基础，自动生成盘点表格，盘点表格仅包括《数据资产盘点表格》部分，生成的盘点表格会自动填写数据资产分类、系统名称、指标编码三部分内容，并根据系统情况自动填写其他属性的部分内容，供后续盘点使用。

2）填写盘点表格

由业务盘点组和技术盘点组根据系统前台信息及后台数据情况，分别进行数据资产盘点表格初步填写，并收集需要沟通的业务及技术问题。

明确业务分类：基于系统业务流程设计，根据已有的业务分类体系，对已经与业务流程关系的数据资产的业务分类进行识别。
查询数据量：打开数据浏览器，查询数据量，计算新增条数（每月）。
根据数据字典填写盘点表格：根据数据字典的信息，填写《数据资产盘点表格》的管理属性、技术属性和技术属性，以及《数据资产项盘点表格》的管理属性和技术属性。

3）沟通及补充完善

基于已收集的问题，与相关业务部门、技术支持组进行集中沟通或现场讨论，并对数据资产盘点表格进行补充完善。沟通业务部门，完善管理属性。针对相关的业务及管理问题，集中与相关业务部门开展讨论，可采用集中会议、邮件等形式。针对相关的技术及资产问题，集中与系统开发厂商，即技术支持组开展讨论可采用集中会议、现场讨论等形式。

4）汇总整理

汇总形成数据资产目录：在数据资产盘点初步完成后，业务人员对数据资产盘点表格进行汇总，并使用工具对部分内容进行生成或批量标准化转换。