如何做任务管理——三种常见的任务管理方法

前言

这篇文章源于NEXT上推荐的一本电子书，主要讲述了一些任务管理的方法，以及如何运用这些方法。其中针对看板、敏捷和GTD部分我专门摘录出来进行了翻译，一方面留作存档，一方面也希望对读者有所帮助。

看板

看板是二十世纪四十年代由丰田发明的，如果你用过Trello或Tower，应该对这个概念有所耳闻。

举个例子，你需要先在白板上纵向划分几列，每一列可命名为： 待办、进行中、准备发布、完成 。然后把你所有的任务写到便利贴上，并把它们贴到最左边的一列。当你的任务有所进展时，就把相应的便利贴从左向右挪到下一列。这个过程可以用Web工具完成，但个人建议直接用白板执行效果更好。

看板管理法的核心理念在于 限制当前进展任务的数量 。想象一下，一块白板的空间是有限的，如果你想把某个任务放入“进行中”，就要把当前“进行中”的任务移走以腾出空间。

尽管对进行中的任务数量没有上限要求，但为了合理发挥看板作用，你也应该基于你的输出能力来对任务数量进行限制。

敏捷

敏捷方法适合小团队、短期任务、快速迭代和测试的情况，尽快敏捷方法会有“风险”，但它能帮助团队在有限时间内完成更多事情，而无需各级领导反复确认。

如果去找敏捷的初始定义，你会发现它没有看板那样明确的任务管理体系，它提供的只是 一系列指导方针 。我们可以综合使用敏捷和看板，比如把所有任务贴到看板上，不是被动等待确认，而是主动按我们自己的步调推进和迭代，一小块一小块地交付任务，而不是对一个可能会前功尽弃的项目死磕几个星期。

GTD（Getting Things Done）

GTD的概念源于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》。书中他指明任务管理体系的关键在于“有想法就记下来，而不是留在心里”。你在工作中的最大记忆量是7，所以如果不定期把任务写下来的话，肯定会把大部分都忘了的。

这个理念要求我们把想法转化为物理行为。你可以把任务拆解成子任务，录入自定义列表中，给它们安排优先级，并针对每个任务设置截止日期。

一旦你把想法录入纸面，就可以开始审视这些任务了。你可能想要“学习烹饪”、“下周四下午2点带Kitty看兽医”、“收集Windows98用户手册”等等，把这些任务列出来，标记那些不紧急的，然后问问自己哪些任务还可以再细分。比如你想学烹饪，肯定不会瞬间就学会，所以你需要对这个任务再拆分。问问自己，第一步要做什么，可能需要在附近找烹饪学习班，或者买一本食谱。对其他任务，如果有可以立即着手做且能在2分钟之内做完的，就马上行动。对那些需要更长时间的，就将其按优先级排入日程表。

按这种方式工作，你甚至会逐渐解决掉那些最大、最复杂的任务，并开始实现你的目标。

如何使用这些方法？

有趣的是，这些方法并不相互独立，你可以在用GTD的同时也使用敏捷，实际上，我是3个一起使用：

用GTD组织我的任务，创建任务列表并设置优先级

用敏捷的思维方式，快速迭代执行

将看板作为一种跟踪和任务可视化的方式

这些方法可以想象成各个层级，GTD是基础（没有它我无法做出一个好的任务列表），敏捷是快速执行任务的一种思维方式，看板则处于顶层，帮助我对准备中的、进行中的和已完成的任务一览无余。

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作者申悦 6年产品 杂家~

关键字：产品经理, 任务

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