以目标角色为视角拆解OA流程引擎
在数字化浪潮下，很多企业的审批流程已经从纸质审批、邮件审批转变成线上表单审批。对于企业而言，如果从0到1开发审批流程，那么不仅在初期开发还是后续的运维上，将会投入较高的成本。
流程引擎的价值在于此：无需代码开发，仅通过拖拉拽的方式，即可配置出适合企业业务需要的审批流程。一般在协同办公平台中都会内置流程引擎模块，比如钉钉、企业微信、飞书、泛微、蓝凌等，当然了，也有企业选择自行开发OA审批流程引擎系统。
本文从流程引擎的目标角色视角拆解流程引擎如何设计。
一、发起人
角色分析：发起人希望快速方便填写表单发起流程，且流程可顺畅完成审批。
流程引擎可以从以下几个维度来满足发起人的需求。发起人在审批阶段关注：
1）集中发起流程入口
常见的行政类、考勤类、财务类等，集中放在OA系统的发起页面中，方便员工快速找到流程入口。
2）提供web端和移动端
例如把审批流程的发起入口放在企业微信工作台中，方便用户随时随地发起申请。
（截图来自企业微信）
3）填写提醒
企业内部有些流程是需要员工定时发起的，该场景下，需要系统可消息提醒员工，并附上发起链接。比如：
- 在做年度绩效回顾时，需要员工在12月的第一周提交年度绩效表单
- 员工需要在月底及时提交补卡申请等
4）填写UI和交互友好
①填写内容尽量少
- 需要从业务角度出发精简需要填写的字段。
- 自动赋值内容，可从业务系统带出，可关联带出，可自动计算。
比如请假流程中可从HCM系统中带出员工的可调休小时，可根据员工选择的小时数，自动扣减。
（截图来自企业微信）
②如果填写内容无法再精简，则需要从展示方式进行考虑
比如分类、分页、分步骤填写。
在复杂字段填写需要有指引，在有规则的字段中内置校验。比如手机号填写可内置校验格式。
③支持保存草稿
有时候用户并不能一次性就可完成表单的填写或者是断网等环节因素，需要有草稿功能将已填写内容进行保存。
④批量发起
比如企业中有些申请流程只开放给HR运作岗位代理员工定期批量发起。
发起人在流程审批阶段希望：
5）允许催办
6）允许撤回
需要修改已填写的表单，可通过撤回功能进行撤回修改。
7）对审批过程感知
可查看流程的审批进度及后续的审批环节，关键节点和审批结束后可提醒发起人。
二、审批人
角色分析：审批人希望可集中高效处理待审批的流程。
可以从以下几个方面进行设计来满足审批人的需求：
1）统一待办入口
将所有的审批流程集中在一个待办列表中，方便审批人集中审批。具体来说有两种设计框架。
- 业务系统发起—OA审批—结果回传/订阅状态变化回调通知，获取审批状态和数据
- OA发起和审批—结果回传/订阅状态变化回调通知，获取审批状态和数据
2）web端和移动端审批
随时随地完成审批。
3）待办提醒
一般要求流程可实时提醒审批人进行审批。
4）汇总待办定时提醒
对于实时性要求不高的流程，审批人不希望经常被打扰，这种情况下汇总待办定时提醒就比较友好。
5）批量审批
对于关注度较低以及不需要审批人填写内容的审批，可提供批量审批的方式，方便审批人快速完成审批。
6）快速找到需要审批的流程
比如提供筛选和模糊搜索功能，帮助审批人快速找到目标流程。
7）可标记重点待办，支持筛选
帮助审批人区分待办。
当下流程在审批处理中暂时无法处理，审批人可对流程打标记，方便后续快速找到流程并继续审批处理。
8）表单内容需要审批人关注的内容重点突出
三、抄送人
角色分析：抄送人希望可了解到相关审批流程，支持日常查询即可。
可以从以下几个方面进行设计来满足抄送人的需求，与审批人类似，也相对比较简单。
- web端和移动端查看
- 快速找到目标流程
- 可标记重点流程知会，支持筛选
总结：以上三个角色均为流程引擎的前台角色。现有的审批流程模块提供的功能，基本上覆盖了以上的所列出的内容，比较成熟。有些产品仍在深挖可提升用户体验的环节，比如集成OCR能力实现自动获取发票内容，提高报销申请的填写效率等等。
四、流程管理员
角色分析：流程管理员负责流程的配置以及日常运维。诉求相对比较多：
1）希望可高效配置和调整流程
为此，流程引擎可以这样来设计：
①流程版本控制：流程版本更新不影响之前已经发起的流程审批，一个流程可开启任意一个版本。
②可复制流程：可复制已存在的流程进行修改。
③可以导出和导入流程配置。
④可以按照某种语言标签进行配置。
除了拖拉拽的方式配置流程之外，还可以提供按照代码格式编写的方式来配置流程。便于批量修改流程节点。比如一个流程中有10个分支，里面都有HR审批节点，需要批量修改节点的名称。按照目前可视化的配置方式，需要替换10次。如果有代码方式配置，只需要操作一次替换即可。
目前这种方式在流程引擎中还没有成型的产品。如果实现出来，就可以给流程管理员提供很多便利。
⑤可快速替换角色成员。
可以根据找到张三所在角色清单，并勾选其中的某些角色将张三替换成李四。
2）希望可以快速测试流程是否符合需求
为此，流程引擎可以这样来设计：
①可模拟测试。
②可支持UAT到正式服的配置导入。
3）同一个流程，可配置多个管理员，管理员操作具备操作日志
4）可对流程数据进行管理，比如批量作废/退回/归档流程
（截图来自泛微）
5）流程数据可导出，满足数据分析需要
五、企业内控
角色分析：企业内控对企业内部审批流程的合规性负责。当然该角色也关注流程使用的便捷性。
1）限制用户提交次数和频率
（截图来自道一）
2）统一审批入口
这一点和审批人的诉求相同。
站在企业的角度，两种设计框架中都需要采用低代码/0代码完成与业务系统对接，以降低开发成本。
3）多种审批方式以满足合规要求
①多种方式选择审批人
（截图来自企业微信）
②多种审批方式
会签、或签、加签、顺序签署、自动审批。
关于自动审批，企业微信的审批流程设置中，可设置：
（截图来自企业微信）
自动跳过：
①审批人为空。
②表单内容满足一定条件；招聘需求申请中，如果申请的HC是审批人，则需要自动跳过审批人之前的审批节点。
③相邻两个节点的审批人相同且两个节点有一个不需要编辑内容。
4）多种审批路径
支持串行/并行/分支/汇总审批路径设置。
5）流程继承
发起人/审批人/管理员可以把审批人的待办审批交接给继任者，确保流程审批完整，避免因为发起人/审批人离职导致的审批流程中断或者无人认领的情况。
最好能与人员的离职业务流程进行关联，作为离职交接必须校验的内容。
6）流程流转异常处理
当流程流转过程中出现审批人离职或者审批节点为空的情况，支持处理，以确保流程继续流转。
- 自动通过
- 提醒用户联系流程管理员和内控转交给指定人处理
（截图来企业微信）
7）流程引擎能引用业务系统作为数据源
比如项目报销流程，需要选择项目，项目名称需引用项目管理系统的作为数据源。
这样做有两点好处：
- 业务数据不会出现多处维护的窘境
- 业务数据唯一
流程引擎在表单组件中，需支持数据源配置，减少代码开发。
8）审批效率提升
- 定时提醒发起，实时提醒审批
- 流程问题快速沟通：可以与IM结合，对审批表单有疑问可快速发起沟通
- 审批效率数据监控：可以对审批时效进行分析，以便优化流程审批环节
9）流程数据可分数据权限设置
流程产生的表单数据可按照总部/分部进行数据范围切割，设置数据权限查看范围。比如绩效申请单，HRBP只能看到管理范围内的绩效数据。
本文作者 @rong 。
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