设计总结：进销存业务流程设计

2018-03-22 18:15:00

进销存的业务流程，可设计为在满足支持当前或将来的业务模式下，以商品为主体对象，通过环环相扣的单据状态作为流转，串联起商品由采购入库直到销售出库等一系列作业流程，完成商品在交易上的全生命周期业务闭环。

两种业务分类

进销存以业务执行来分类，业务流程大致可以分成供应链流程和财务流程两种类型（不同行业的流程不尽相同），实际上是对「货」和「账」的业务流程。
以商品对象的业务流程称之为供应链流程，主要包括：采购流程、入库流程、销售流程、调拨流程、盘点流程等。
商品的交易流动会产生财务账目，以账目为对象的财务流程，主要包括：总账流程、应付流程、应收流程、出纳流程等。

业务流程

通过调研和访谈关键用户，梳理业务需求，设计各业务模块（如采购、入库等）的业务蓝图，确定业务边界，尤其是细节流程和业务模块间关系。
以常见的「采购流程」为例。
假定在某场景下，由采购部发起的采购计划，向供应商采购后，由供应商配送至仓库，由仓库完成采购入库的业务流程，期间还涉及到采购账目的结算流程，简要如图：
超级产品经理
图示流程图很简单，但已基本包含业务流程的三个关键要素：角色、操作环节和数据。
现就通过采购流程，深入浅出讨论这三要素，在骨架上充实内容。

角色

谁来参与？
确定业务边界后确定参与者／干系人，通常情况下也是系统的操作者。
他们是谁？
对参与者定义系统操作角色，通常情况下直接复用企业的行政架构的部门和岗位两种行政信息，比如采购部经理。
能做什么？
对操作角色赋予系统的操作权限，通常也是直接复用该角色的岗位职责，比如采购部经理负责定制周期性的采购计划，因此在系统中支持创建采购计划单的权限。

操作环节

何时开始做？
通过业务节点作为流转的开始关键点。业务的工作流是通过跨部门多职能协同完成，在上节点未完成之前，下节点的业务流就未启动往下走，是各流程模块间的层次关系。
比如在采购部同事未下达采购订单到供应商时，仓库就无法做采购入库动作。
当然，这并非绝对，比如线下门店经常有绕过采购订单直接入库的场景。比较常见的是各种奶类供应商的送奶场景，供应商与线下门店达成长期合作，店员在门店直接进货入库，之后再通过送货单与门店总部进行周期性结款。
私以为这种场景，应当在进销存系统上定义为另一种类型采购入库流程。
该做什么？
规定在各自的流程节点时，操作者在系统上支持做什么业务操作，即分解业务步骤。
比如，采购部同事在系统上做采购计划单，通过计划单下推的采购订单，向供应商下达订单等分解的业务动作。
怎么做？
这是涉及到业务在实际场景上的系统表现层的功能分解。以仓库同事的采购入库业务功能操作作为例子。
1）入库前
供应商送货到仓，配有送货单。
仓库同事需要知道本次采购订单需要入库的商品和对应数量。系统需要支持由采购订单下推为采购入库单（未入库），这是下推功能。
仓库同事将采购入库单（未入库）打印出来，方便入库清点，这是打印功能。
2）入库时
供应商送货到仓，根据采购入库单（未入库）的商品规格和商品数量两种维度，会出现以下4种场景：

与采购入库单（未入库）吻合
商品规格货不对版（比如品牌／包装／质量规格等问题）
商品规格吻合，但送货数量偏多
商品规格吻合，但送货数量不足

理论上采购入库动作，是基于入库单商品数量为上限，录入实际入库数量。
比如参考做法，针对场景①为正常入库，场景②-④为异常入库。

场景②拒收，入库数为0；
场景③只收入库单应入数量，多出部分不收（当然也有照单全收的做法）。
场景④收下本次送货数量，余下部分或者下次再送货，或者不再送货。

那么，此时系统应该支持哪些功能？
大致可列出：支持录入实际入库数量，支持采购入库单的提交功能（如保存、提交、审核、反审），采购入库单的入库状态标记，支持异常入库标记，支持采购入库单的多次入库操作，支持自动核算货款差额（以便财务核算付款）等。

数据

数据具体为数据表单和数据流转。
数据表单
数据表单，在进销存中也称之为工单，工单是进销存业务中作为业务执行的重要产物。
工单类型
在涉及本次讨论的采购流程，具体的工单分别有：采购计划单、采购订单、预付单、发货单、采购入库单、应付单、付款单等。
工单字段
工单是在业务流程中，各分解业务流程的重要交付产物，基于业务的特殊性，各表单字段各有差异。以采购入库单为例，简单梳理如下：
① 商品相关
商品ID、商品分类、商品名称、商品编码、商品规格、规格单位等；
② 供应商相关
供应商ID、供应商名称、商品采购价、商品起送标准等；
③ 仓库相关
仓库ID、仓库名称、仓库地址等；
④ 采购相关
采购数量（应收数量）、入库数量、入库差异数量等；
⑤ 财务相关
采购总账、入库总账、应付账款等；
工单关系
各工单间彼此存在「因和果」的上下关联链条关系，比如：

采购入库单的入库依据，来自于采购订单；
采购应付单的账目金额，来自于本次实际采购入库单的实际入库结果；
付款单的最终账目，来自于预付单与应付单（特殊情况还考虑上历史账目）两者冲红后的付款结果。
这种因果的链条关系，在之后复盘和查账等发挥极其重要的作用。
数据流转
随着业务流的下推，往往还包括信息流、资金流（甚至是物流）的数据流转。
信息流
信息流在业务流程中，主要用到的2种场景：
第一种是业务流程流转过程中，各节点之间干系人的站内消息通知，需要用到信息流。
另外一种则是在业务流程中的某些关键节点，在岗位划分上会涉及到审核权限。比如采购计划单的制定，是否需要上级管理层的首肯审核等。
资金流
这一点很好理解，进销存本就是管理「货」和「账」的工具，离不开钱。
基本上这一点在前文的财务流程有简单讨论过，比如预付款场景、采购订单的预付款账目、采购入库后的应付账目、往期的历史账目、各项账目冲红后的本期实际付款账目等，不再赘述。
以上是本次讨论进销存业务流程（骨架和内容）的一些思考和总结，不吝赐教。
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《进销存的业务管理搭建和实现》

作者 @阿诺Alaudi 。